Структура данных СМК
Все основные данные, относящиеся к СМК, собраны в меню Главное меню → СМК.
Также для разработки СМК используется группа справочников «СМК» (Навигатор → вкладка Методы управления) (Рис. 1).
Действующая СМК должна соответствовать требованиям определенного стандарта. Для хранения этих требований или пунктов стандартов в группе справочников «СМК» предназначен иерархический справочник «Стандарты» (Рис. 2).
В этом справочнике по умолчанию приведены требования с текстами неофициальных изданий таких стандартов как: ISO 9001:2015, ГОСТ ISO 9001-2011, ISO 9001:2008, ISO/TS 16949:2009 и ISO 14001:2015. При возникновении необходимости построить систему управления, соответствующую требованиям другого стандарта, папку этого стандарта и его требования всегда можно добавить в этот справочник.
Окно свойств стандарта или его требования (Рис. 3) открывается при помощи кнопки 
панели инструментов Навигатора.
Для описания того, как выполняются требования стандарта, нужно каждый пункт стандарта связать:
- с единицами деятельности, при выполнении которых осуществляется реализация требований пункта стандарта;
- с оргединицами, являющимися ответственными за выполнение требований пункта стандарта. Владельцы единиц деятельности, при выполнении которых реализуется требование, автоматически считаются ответственными за выполнение данного требования. Такие оргединицы не нужно добавлять на вкладку Связи с объектами, если единицы деятельности на вкладку уже добавлены;
- с документами, в соответствии с которыми осуществляется выполнение требований пункта стандарта.
Ознакомьтесь, пожалуйста, с параметрами, которые заполняются в Окне свойств требования или пункта стандарта.
- Код пункта стандарта
- Название
- Текст пункта стандарта
- Описание
- Комментарий
- Связи с объектами
Заполнение вкладки Связи с объектами в свойствах требования (пункта) стандарта может осуществляться путем переноса нужного элемента на вкладку из соответствующего справочника Навигатора.
На практике может возникнуть такая ситуация, когда в одной базе данных будет храниться информация по нескольким компаниям. Т.е. будет существовать несколько моделей или папок (например, по числу компаний) в основных справочниках Навигатора: Деятельность, Оргединицы, Документы, Цели и показатели. В каждой папке также может существовать несколько моделей процессов, несколько организационных структур по различным подразделениям, несколько папок документов, относящихся к одной компании. В справочнике «Стандарты» один пункт одного стандарта хранится в единственном экземпляре, чтобы не копировать этот пункт для каждой компании. Следовательно, с одним пунктом стандарта может быть установлена связь с единицами деятельности, оргединицами и документами различных компаний. Причем эти единицы деятельности могут называться одинаково (разница может быть только в префиксе модели).
Для того чтобы не допустить путаницы, существует специальный справочник «Пакеты документации СМК», который позволяет отфильтровать среди всех единиц деятельности, оргединиц и документов, связанных с пунктом стандарта, только те, которые относятся к заданной компании. Для этого в свойствах объекта справочника «Пакеты документации СМК» в параметре «Стандарт» нужно указать стандарт, с требованиями которого будет связана СМК, ассоциированная с данным пакетом. На вкладке Связи с объектами указываются те единицы деятельности, оргединицы и папки документов верхнего уровня, которые сами связаны с требованиями указанного стандарта, а также их потомки тоже могут быть связаны с требованиями этого стандарта.
Ознакомитесь, пожалуйста, с параметрами, которые заполняются в Окне свойств пакета документации.
- Название
- Название организации
- Адрес организации
- Описание организации
- Стандарт
- Миссия
- Видение
- Политика в области качества
- Представитель руководства
- Связи с объектами
Справочник «Пакеты документации СМК» используется для настройки данных компании для формирования документации СМК. Для формирования наиболее полной документации в состав пакета необходимо включить:
- единицу деятельности (единицы деятельности) верхнего уровня компании;
- оргединицу (оргединицы) верхнего уровня компании;
- стратегическая карта (стратегические карты), отображающая(ие) цели компании;
- цели в области качества;
- папки, содержащие документы компании.
Выбрав в Навигаторе в иерархическом справочнике «Пакеты документации СМК» пакет, связанный с интересующим стандартом, по нему можно открыть отчет «Требования стандарта». Описание отчета приведено в справочнике Шаблоны отчетов объекта (Главное меню → Отчеты → Шаблоны отчетов объекта) в папке Шаблоны отчетов по умолчанию → Отчеты СМК.
Подобный отчет может быть сформирован в формате MS Excel. Для этого от выбранного пакета документации необходимо сформировать отчет «Матрица ответственности». В этом отчете на пересечении требования стандарта и оргединицы, ответственной за реализацию требования, ставятся символы:
- «В», если оргединица связана с требованием стандарта посредством единицы деятельности (т.е. требование стандарта связано с единицей деятельности при помощи вкладки Связи с объектами в Окне свойств требования стандарта) и при этом является его владельцем. Символ «В» - это сокращенное наименование типа связи оргединицы с единицей деятельности «является владельцем»;
- «О», если оргединица связана непосредственно с требованием стандарта (т.е. требование стандарта связано с оргединицей при помощи вкладки Связи с объектами в Окне свойств требования стандарта). Изменить этот символ можно в Настройках для всех пользователей (Главное меню → Главная → Настройки для всех пользователей) на вкладке Основные в параметре Тип связи оргединицы с требованием. По умолчанию данный параметр не выводится на показ. Его можно вывести при помощи пункта меню Настройка параметров в меню кнопки Действия.