Часть справочников, которые относятся к модулю СМК, могут быть открыты при помощи пунктов меню СМК в Главном меню Business Studio. Другие справочники объектов СМК расположены в Навигаторе на вкладке Методы управления в группе справочников СМК.

При нажатии на пункт в меню СМК будет открыт соответствующий этому пункту справочник.

Справочник "Распорядительные документы" (Главное меню → СМК → Распорядительные документы) предназначен для внесения перечня распорядительных документов: приказов, распоряжений и т.п. Необходимые типы распорядительных документов могут быть созданы в справочнике "Типы распорядительных документов". К каждому распорядительному документу может быть прикреплен файл.

Внимание! Утвержденный документ может редактировать только пользователь, имеющий право на "Редактирование проведенных документов". Право устанавливается в соответствующей группе вертикальных прав пользователя.

К результатам (выходам) процессов могут предъявляться различные требования (спецификации), среди которых могут быть:

• требования потребителя;
• требования, необходимые для конкретного или предполагаемого использования;
• законодательные и другие требования;
• дополнительные требования, определенные организацией.

Для ведения перечня этих требований предназначен специальный справочник Требования (Главное меню → СМК → Требования). Для каждого требования может быть указан его тип, который выбирается из справочника Типы требований. При необходимости в справочнике Типы требований могут быть внесены изменения.

Требования могут быть связаны с объектами стрелок любого типа (входы, выходы, управление, механизмы) на SADT-диаграммах. Для того чтобы задать список требований, предъявляемых к сегментам стрелки, в Окне диаграммы единицы деятельности откройте Окно свойств стрелки. В списке объектов стрелки выделите объект и добавьте требование в список требований объекта.

Каждое требование может быть описано в документе. Список документов, в которых описано требование, ведется в Окне свойств требования на вкладке Нормативно-справочные документы. Пример требований, указанных в Окне свойств стрелки представлен на Рис. 1.

Рисунок 1. Требования, предъявляемые к объектам стрелки

Справочник Типы несоответствия (Главное меню → СМК → Типы несоответствия) предназначен для внесения типов несоответствий, выделенных в организации для группировки несоответствий по данному признаку.

Факты обнаружения несоответствий фиксируются в справочнике Сообщения о несоответствии (Главное меню → СМК → Сообщения о несоответствии). При этом указывается, на каком объекте обнаружено несоответствие, и кто обнаружил данное несоответствие (источник). Источником несоответствия может выступать потребитель, оргединица или аудит, в рамках которого было обнаружено несоответствие. Каждое сообщение о несоответствии пользователь может отнести к определенному несоответствию из справочника Несоответствия, в котором задается классификация несоответствий по типам.

Источником несоответствия может быть Аудит, в результате проведения которого было обнаружено несоответствие. Оргединицы (например, потребители или внешние оргединицы), от которых поступило сообщение о несоответствии, также могут выступать в качестве источника несоответствия.

Сообщения о несоответствиях могут быть созданы в Окне свойств объектов справочников Деятельность, Оргединицы, Функциональные объекты, Цели, Показатели, Направления деятельности и Стандарты на вкладке Сообщения о несоответствиях (Окно свойств → вкладка Основные → вкладка Сообщения о несоответствиях). В Окне свойств объектов этих справочников вкладка Сообщения о несоответствиях по умолчанию не показана. Для вывода ее на показ в Окне свойств объекта нажмите пункт меню Настройка вкладок (Окно свойств → кнопка Действия → Настройка вкладок), установите флажок Выбран в строке с параметром "Сообщения о несоответствиях" и нажмите на кнопку Применить. Для создания сообщения о несоответствии, обнаруженного на объекте, на вкладке Сообщения о несоответствиях нажмите на гиперссылку Новое сообщение.

Аудиты проводятся для определения соответствия объектов аудита установленным требованиям. Аудиты бывают внутренними и внешними.

Внутренние аудиты ("аудиты первой стороной") проводятся самой организацией или от ее имени для внутренних целей.

Внешние аудиты проводятся сторонами, заинтересованными в деятельности организации, например, потребителями или другими лицами от их имени ("аудиты второй стороной"), а также внешними независимыми организациями ("аудиты третьей стороной").

Для работы с аудитами предназначен справочник Аудиты (Главное меню → СМК → Аудиты).

Результаты аудита могут быть разосланы сотрудникам, указанным в получателях(Окно свойств аудита → вкладка Получатели результатов). Для выполнения рассылки в Окне свойств аудита нажмите на гиперссылку Разослать результаты аудита. В качестве примера рассылки результатов аудита в базе данных создана рассылка "Рассылка результатов аудита" (Главное меню → Справочники → Все справочники → Самостоятельные объекты → Шаблоны письма). Подробнее о выполнении рассылки описано в главе Выполнение рассылки.

В справочник Несоответствия (Главное меню → СМК → Несоответствия) заносятся несоответствия объекта (продукции, процесса, документа) заданному требованию.

Несоответствия могут быть обнаружены:

• по результатам внутренней проверки (аудита);
• по результатам мониторинга процесса;
• из сообщения (претензии) от потребителя;
• из сообщения сотрудников разных подразделений.

Несоответствия могут быть созданы в Окне свойств объектов справочников Деятельность, Оргединицы, Функциональные объекты, Цели, Показатели, Направления деятельности и Стандарты на вкладке Несоответствия (Окно свойств → вкладка Основные → вкладка Несоответствия). В Окне свойств объектов этих справочников вкладка Несоответствия по умолчанию не показана. Для вывода ее на показ в Окне свойств объекта нажмите пункт меню Настройка вкладок (Окно свойств → кнопка Действия → Настройка вкладок), установите флажок Выбран в строке с параметром "Несоответствия" и нажмите на кнопку Применить. Для создания несоответствия, обнаруженного на объекте, на вкладке Несоответствия нажмите на гиперссылку Новое несоответствие.

Справочник Последствия (Главное меню → СМК → Последствия) предназначен для внесения возможных последствий - проявлений несоответствия.

При проведении анализа несоответствия последствия могут быть использованы при построении диаграммы Исикавы.

Устранение несоответствия связано с устранением причин возникновения данного несоответствия.

Справочник Причины (Главное меню → СМК → Причины) предназначен для внесения причин возникновения несоответствия.

При проведении анализа несоответствия Причины могут быть использованы при построении диаграммы Исикавы.

Параметры документов, относящиеся к Системе менеджмента качества, задаются на вкладке Параметры СМК в Окне свойств бумажного и электронного документов.