Статья будет полезна для тех, кто хочет заглянуть «за кулисы» проекта внедрения Business Studio. Алексей и Игорь Лозовицкие делятся опытом своей работы: от подготовки проекта до обучения команды и создания первых регламентов.
Внедряя Business Studio в разных компаниях, мы выработали уникальный подход. Хотим поделиться, как обычно строится наш проект внедрения и обучения. Расскажем о том, что и как мы делаем на каждом шаге.
Этап 1: собираем данные и настраиваем среду моделирования (5-10 дней)
Прежде чем открывать программу, мы тратим время на подготовку. Вот что мы обычно делаем:
- Взаимодействуем с ЛПР (собираем команду проекта).
- Изучаем компанию «как есть».
- Готовим базу в Business Studio.
- Устанавливаем и настраиваем Business Studio на рабочих местах участников (очень важно проверить подключения к серверной лицензии!).
- Создаем самые первые, базовые справочники: вносим название компании, начинаем формировать список подразделений и должностей, разрабатываем классификатор бизнес-процессов верхнего уровня.
- На основе предварительного анализа данных готовим проект модели процессов верхнего уровня и матрицы ответственности за них – это будет отправной точкой для обсуждения с командой заказчика.
- Готовим материалы.
Работаем с руководством, чтобы заказчик определил ключевых людей: кто будет принимать решения (руководитель проекта), кто координировать (директор проекта), и кто войдет в рабочую группу. Без заинтересованных людей внутри компании проект «не взлетит».
Запрашиваем и анализируем все, что может помочь понять бизнес: оргструктуру, стратегические документы (если есть), описание продуктов, существующие регламенты, должностные инструкции. Наша цель – понять логику работы. Часто на этом этапе уже видны первые точки для будущей оптимизации.
Пока идет сбор данных, мы:
Формируем карточки для владельцев процессов (чтобы они позже могли описать свои зоны ответственности) и готовим раздаточные материалы для обучения.
Этап 2: обучаем руководителей основам процессного управления (2 дня)
Перед тем как лезть в «технические дебри» программного обеспечения, мы обязательно проводим обучение для топов и ключевых специалистов. Для чего? Чтобы все говорили «на одном языке» и понимали, зачем компании нужен процессный подход.
Вот о чем мы говорим:
- Зачем внедрять процессный подход?
- Что такое бизнес-процесс?
- Как связаны процессы и цели?
- Основы моделирования.
- Прорабатываем модель верхнего уровня.
Говорим о прозрачности, управляемости, снижении издержек, повышении качества. Ищем ответ на вопрос «Что это даст нам?»
Разбираемся, чем процесс отличается от функции и как его выделить.
Знакомим с основами Сбалансированной системы показателей (BSC). Как измерить эффективность процесса (KPI)?
Что такое нотация? Зачем нужны модели процессов? Как читать диаграммы?
Вместе с командой уточняем и утверждаем модель процессов верхнего уровня и матрицу ответственности компании. Корректируем план дальнейших работ.
Этот этап – не сухая теория, а живая дискуссия. Мы используем примеры из практики и отвечаем на все вопросы.
Этап 3: обучаем работе в системе Business Studio (2 дня)
Теперь фокус смещается на тех, кто будет непосредственно работать в системе – аналитиков, руководителей, специалистов из рабочей группы. Группы стараемся делать небольшими (10-12 человек), чтобы каждый успел освоить инструмент и получил ответы на все вопросы.
На практике изучаем:
- Интерфейс и базу.
- Моделирование процессов.
- Создание оргструктуры.
- Работу со справочниками.
- Основы регламентации.
Как устроена программа? Где и что искать? Как работать с общей базой процессов?
Учим создавать диаграммы процессов в разных нотациях (VAD, BPMN, EPC). Как связать бизнес-процессы между собой?
Как добавлять и редактировать подразделения, должности, физические лица? Как строить оргдиаграммы автоматически прямо в Business Studio?
Как заполнять справочники документов, информационных систем, материальных объектов, баз данных, терминов и т.д.?
Как заполнить данные по процессу? Как из системы выгрузить регламент?
К концу обучения участники уже могут самостоятельно создавать диаграммы бизнес-процессов и наполнять систему базовой информацией.
Этап 4: практическая работа с консультационной поддержкой
Это самый объемный и важный этап, где теория превращается в практику. Команда заказчика под нашим руководством начинает наполнять Business Studio своими реальными процессами. Наша роль здесь – консультанты, наставники и «гаранты методики».
Что обычно происходит на этом этапе:
-
Разрабатываем «Правила игры».
Вместе с командой определяем:
- Какие нотации использовать для разных уровней?
- Как детализировать процессы (до какого уровня идти)?
- Как именовать процессы, события, документы?
- Какие атрибуты (свойства) процессов будут обязательными для заполнения?
Это создает единый стандарт для всех участников.
-
Наполняем справочники.
Помогаем окончательно сформировать и заполнить все необходимые справочники: организационную структуру (с людьми), бизнес-роли, внешних контрагентов, документы, системы, цели и показатели. Часто здесь же создаем первую версию стратегической карты целей компании.
-
Моделируем и детализируем.
Участники проекта начинают описывать свои процессы, а мы:
- Помогаем правильно декомпозировать процессы верхнего уровня на более детальные.
- Объясняем, как корректно использовать элементы нотаций (операторы, события, ссылки).
- Разбираем типичные ошибки моделирования («здесь не хватает события», «этот оператор используется не по назначению», «вход/выход не определен»).
- Проводим разборы полетов по уже созданным диаграммам.
-
Заполняем свойства и создаем регламенты.
Учим команду не просто рисовать «квадратики-стрелочки», а наполнять процессы полезной информацией в карточках: владелец, исполнители, входы/выходы, показатели, риски, используемые документы. Показываем, как на основе этой информации Business Studio генерирует проекты регламентов (паспорта процессов).
-
Настраиваем отчетность.
Помогаем адаптировать или создать шаблоны отчетов под нужды компании: какие паспорта процессов нужны (VAD, BPMN, EPC), как сформировать список всех процессов или глоссарий терминов.
-
Готовим к самостоятельности.
Наша ключевая цель на этом этапе – чтобы к его завершению ключевые специалисты заказчика чувствовали себя уверенно в работе с Business Studio. Они должны понимать методику и уметь технически развивать систему дальше своими силами. Мы отвечаем на вопросы, помогаем решать возникающие проблемы, делимся лучшими практиками.
Что мы считаем важным в нашей работе
- Не программа, а люди.
- Единый стандарт.
- Постепенность.
- Практика и поддержка.
- Прозрачность.
Главное – не установить Business Studio, а научить команду мыслить процессно и работать в системе. Без этого любая BPM‑система превращается в «мертвый» архив.
«Правила моделирования» – святое. Они предотвращают хаос в базе процессов.
Не пытаемся описать все и сразу. Начинаем с верхнего уровня и ключевых (пилотных) процессов. Остальное команда доделает позже.
Обучение без последующей практики с консультациями малоэффективно. Именно на этапе 4 закрепляются навыки.
Регулярно показываем промежуточные результаты, обсуждаем прогресс и сложности с командой и руководством.
Заключение
Внедрение Business Studio – это всегда совместная работа. Со стороны консультантов – это опыт, методика, обучение и поддержка. Со стороны заказчика – вовлеченность руководства, выделение ресурсов (время сотрудников) и готовность команды учиться и менять подходы к описанию своей работы. Когда эти компоненты складываются, получается мощный инструмент для управления и развития бизнеса. Именно так мы и работаем на своих проектах.
Август 2025 г.
Поделиться: