Объекты ССП и их свойства

Объекты, относящиеся к сбалансированной системе показателей, хранятся в иерархических справочниках Навигатора в подразделе "Цели и показатели" раздела "Методы управления" (см. Методы управления).

Раздел "Цели и показатели" содержит четыре справочника:

• Стратегические карты
• Перспективы стратегической карты
• Цели
• Показатели

В справочниках можно создавать папки для группировки объектов по различным признакам, например, для использования в разных моделях.

Значения параметра "№ п/п" позволяют управлять порядком объектов, находящихся в справочнике на одном уровне иерархии. В Навигаторе объекты с незаполненным параметром "№ п/п" показываются в конце перечня объектов одного уровня иерархии и сортируются по алфавиту.

Стратегическая карта - это диаграмма, формализующая и наглядно представляющая стратегию компании.

Для того чтобы открыть диаграмму стратегической карты (см. Диаграмма стратегической карты), дважды нажмите на левую кнопку мыши на стратегической карте в Навигаторе или нажмите на кнопку  панели инструментов Навигатора.

Окно свойств стратегической карты может быть открыто из Навигатора при помощи пункта контекстного меню (Контекстное меню объекта → Свойства), комбинации клавиш "Ctrl+E" или при помощи кнопки  панели инструментов Навигатора.

Видимость стратегических карт в справочнике "Стратегические карты" и в Навигаторе зависит от наличия у пользователя прав на просмотр данной информации.

В справочнике "Перспективы стратегической карты" по умолчанию содержится четыре перспективы: финансы, клиенты, внутренние бизнес-процессы, обучение и развитие. В справочнике могут быть созданы новые перспективы или изменены существующие.

В справочнике "Цели" можно создавать иерархию целей. Такая иерархия служит для улучшения восприятия данных и никак не влияет на значения параметров целей и создание причинно-следственных связей целей.

На вкладке Значения оценок (Окно свойств цели → вкладка Значения) отображаются значения оценок достижения цели, рассчитываемые автоматически на основе значений параметров цели и показателей, измеряющих степень достижения цели. На этой вкладке для цели отображаются значения оценок за период, который задается в строке состояния Business Studio или в Настройках пользователя в параметре "Рабочий период" (Главное меню → Главная → Настройки пользователя → вкладка Дополнительно).

Видимость целей в справочнике "Цели" и в Навигаторе зависит от наличия у пользователя прав на просмотр данной информации. Подробнее об ограничении прав доступа к целям описано в статье Ограничение доступа к целям).

В справочнике "Показатели" можно создавать иерархию показателей. Такая иерархия служит для улучшения восприятия данных и никак не влияет на создание связей показателей.

В Окне свойств показателя список значений показателя по периодам отображается на вкладках Значения показателя, Плановые значения и Фактические значения, которые находятся на вкладке Значения. На этих вкладках для показателя отображаются значения показателя за период, который задается в строке состояния Business Studio или в Настройках пользователя (Главное меню → Главная → Настройки пользователя → вкладка Дополнительно). Видимость показателей в справочнике "Показатели" и в Навигаторе, а также наличие данных на вкладках Значения показателя, Плановые значения и Фактические значения зависит от наличия у пользователя прав на просмотр данной информации. Подробнее об ограничении прав на показатели описано в статье Ограничение доступа к показателям.

В Окне свойств показателя на вкладке Ответственные в группе параметров Настройки ограничений ввода значений представлены параметры, позволяющие задавать срок, используемый для расчета момента времени, начиная с которого на портале будет ограничен ввод планового и/или фактического значения показателя в отчетном периоде. Подробнее о настройке ограничений ввода значений показателей описано в статье Разработка сбалансированной системы показателей → Вкладка "Ответственные".

Существует несколько способов заполнения значений показателей:

• Ввод значений показателей ответственными за заполнение на вкладках Плановые значения и Фактические значения Окна свойств показателя в Business Studio Ultimate, Enterprise, Professional или Cockpit (см. Business Studio Cockpit).
• Ввод значений показателей ответственными за заполнение с помощью Business Studio Portal (см. Business Studio Portal).
• Сбор значений показателей с помощью рассылок по электронной почте ответственным за заполнение и последующего импорта полученной информации в базу данных Business Studio. Данный способ не требует наличия лицензий Business Studio для сотрудников, ответственных за заполнение значений показателя. Подробнее он описан ниже.

Средством сбора значений показателей, не содержащихся в информационной системе, служат файлы MS Excel, автоматически рассылаемые сотрудникам, ответственным за заполнение значений показателей, и импортируемые в систему после заполнения. Таким образом, механизмом сбора значений показателей являются рассылки по электронной почте, формируемые средствами Business Studio (подробнее см. Рассылки по электронной почте). Для осуществления импорта значений показателей в справочнике Пакеты импорта (Главное меню → Справочники → Все справочники → кнопка Показывать всё → Самостоятельные объекты → Объекты импорта → Пакеты импорта → кнопка Выбрать) созданы пакеты импорта (подробнее см. в статье Разработка сбалансированной системы показателей → Импорт значений показателей).

Для того чтобы создать шаблон письма, откройте справочник "Шаблоны письма" и создайте в нем новый объект.

В параметре "Название" введите произвольное название шаблона письма.

В параметре "Настройки соединения" выберите настройку из справочника "Настройки соединения". При необходимости в справочнике "Настройки соединения" создайте новую настройку и заполните ее параметры. Подробнее о настройке соединения описано в статье Настройки соединения.

В параметре "Шаблон тела письма" выберите из справочника "Шаблоны отчетов" тот шаблон отчета, который будет подставляться в текст письма.

Внимание! В качестве тела письма рассылки может быть указан шаблон отчета только в формате MS Word.

В демонстрационной базе Business Studio в качестве примера можно посмотреть шаблон отчета под именем "Отчет для рассылки ответственным (факт)". Данный шаблон отчета формируется для физического лица, которому отправляется письмо. Пример письма, формируемого на основе этого шаблона отчета, приведен на Рис. 1.

Рисунок 1. Пример письма ответственному за ввод значений показателей

В параметре "Тема письма" введите текст, который будет указан в теме письма.

В параметре "Тип шаблона письма" выберите тип рассылки из справочника "Типы шаблона письма".

На вкладке Вложения отображается список файлов, которые являются вложением письма. Файлы создаются в справочнике "Файлы вложения". В данном случае вложением является динамический формируемый файл "Показатели - фактическое значение". Файл формируется на основе выполняемого при рассылке отчета. В Окне свойств файла вложений значением параметра "Тип источника вложения" является значение "Шаблон отчета". В параметре "Шаблон отчета" указан отчет, в который выводятся все показатели, для которых ответственным за внесение фактических значений является данное физическое лицо или должность, которую это физическое лицо занимает. Отчет формируется в формате MS Excel и сохраняется в виде таблицы (Рис. 2).

Рисунок 2. Шаблон отчета в формате MS Excel для ввода значений показателей

Для того, чтобы создавался отчет с показателями именно для выбранного физического лица - объекта справочника "Физические лица", необходимо передать значение параметра GUID физического лица в условие фильтра отчета. Это делается в списке "Соответствия фильтра" (Окно свойств файла вложений → кнопка Действия → Показать списки объекта → Соответствия фильтра) (Рис. 3).

Рисунок 3. Окно списка "Соответствия фильтра" файла вложения

В данном случае значение параметра "guid" физического лица, для которого осуществляется рассылка, будет подставляться в отчет по показателям в качестве значения параметра "Ответственное лицо → Физлица → guid". Для установления соответствия используются только системные названия параметров.

Выполнить рассылку можно либо из справочника "Рассылки" (см. Выполнение рассылки), либо из справочника "Физические лица" (выберите физические лица, которым будет осуществляться рассылка, и нажмите на гиперссылку Рассылка по выбранным).

После этого на электронные адреса, указанные в контактах физических лиц, которым осуществляется рассылка, будут разосланы письма с прикрепленным файлом MS Excel с показателями, за внесение фактических значений по которым данные физические лица являются ответственными. Рассылка осуществляется по контакту с предопределенным названием "E-mail" или "Электронная почта". Чтобы указать несколько адресов для рассылки, напишите их в одном контакте с предопределенным типом в виде:

   <Электронная_почта_1>; <Электронная_почта_2>; <Электронная_почта_3>

Файлы могут выгружаться в папку на жестком диске сервера и передаваться ответственным администратором.

Ответственные должны заполнить рассылаемые им файлы MS Excel (Рис. 4) и прислать их администратору по почте или сами выложить эти файлы в папку на жестком диске сервера. При необходимости внесения нескольких значений показателей ответственный должен создать соответствующее количество строк в MS Excel. Если в текущий момент времени еще не пришла пора отчитываться за некоторые из показателей, то ячейки со значениями заполнять не следует. Показатель выбирается из выпадающего списка в колонке "Показатель". В колонке "Дата" указывается дата начала периода, за который вносится значение, в формате DD.MM.YYYY (например, если вносится значение за январь 2013 года, то следует ввести дату 01.01.2013). Фактическое значение показателя вносится в колонке "Фактическое значение".

Рисунок 4. Ввод значений показателей в файле MS Excel

После этого администратор запускает процедуру импорта значений показателей в Business Studio (см. следующий п. "Автоматический импорт значений показателей").

Для запуска автоматического импорта значений показателей откройте окно Автоматический импорт (Главное меню → ССП → Запустить Автоимпорт) (Рис. 5).

Рисунок 5. Окно Автоматический импорт

В поле Каталог с файлами для обработки введите путь к каталогу, в который выкладываются файлы MS Excel со значениями показателей. Каталог выбирается по кнопке рядом с полем ввода.

В поле Пакет импорта выберите пакет импорта, по которому будет производиться автоматический импорт значений показателей.

В поле Периодичность опроса, мс введите периодичность проверки наличия новых файлов в указанном каталоге.

С указанной периодичностью система подает запрос о наличии новых файлов в указанном каталоге. Если файлы найдены, то производится импорт по выбранному пакету импорта. При успешном импорте файлы копируются в папку "Обработанные", при импорте с ошибками - в папку "Ошибки с логом" вместе с лог-файлами ошибок.

Кнопка Остановить предназначена для остановки процесса автоматического импорта и закрытия окна. Импорт также будет остановлен, если нажать на кнопку "X" в заголовке окна.

Автоматический импорт показателей может быть запущен с помощью командной строки. Пример команды описан в главе Командная строка.

За ограничение доступа к объектам ССП отвечают параметры "Ограничивать доступ пользователя к стратегическим картам", "Ограничивать доступ пользователя к целям" и "Ограничивать доступ пользователя к показателям" на вкладке Права в Настройках пользователя (Главное меню → Главная → Настройки пользователя).

Если для указанных параметров флажки сняты, права на объекты ССП определяются общим механизмом ограничения прав доступа (см. Права пользователя и Горизонтальные права). Если флажки установлены, для соответствующих справочников ССП также действуют дополнительные ограничения прав, описание которых приведено ниже.

За ограничение доступа к стратегическим картам отвечает параметр "Ограничивать доступ пользователя к стратегическим картам" (Главное меню → Главная → Настройки пользователя → вкладка Права).

Если для указанного параметра флажок установлен, для стратегических карт, помимо ограничений, заданных с помощью общего механизма ограничения прав, действует следующее ограничение: в справочнике Стратегические карты и в Навигаторе пользователь может видеть только те стратегические карты, для которых поставленное ему в соответствие физическое лицо (или его должность) назначено контролирующим лицом, т.е. присутствует на вкладке Контролирующие лица в Окне свойств стратегической карты.

За ограничение доступа к целям отвечает параметр Ограничивать доступ пользователя к целям (Главное меню → Главная → Настройки пользователя) на вкладке Права.

Если для указанного параметра флажок установлен, пользователю доступны только цели, которые открываются при помощи пунктов меню Мои цели, Все цели (Главное меню → ССП):

• пункт меню Мои цели открывает Окно справочника с целями, для которых физическое лицо (или должность) пользователя указано в качестве ответственного за достижение (Окно свойств цели → вкладка Ответственные → параметр Ответственный за достижение);
• пункт меню Все цели открывает Окно справочника с целями, для которых физическое лицо (или должность) пользователя указано в качестве контролирующего лица (Окно свойств цели → вкладка Ответственные → вкладка Контролирующие лица).

За ограничение доступа к показателям отвечает параметр Ограничивать доступ пользователя к показателям (Главное меню → Главная → Настройки пользователя) на вкладке Права.

Если для указанного параметра флажок установлен, для показателей, помимо ограничений, заданных с помощью общего механизма ограничения прав, действуют следующие ограничения:

1. Пользователю доступны только показатели, которые открываются при помощи пунктов меню Мои показатели, Все показатели и Ввод значений показателей (Главное меню → ССП):
   • пункт меню Мои показатели открывает Окно справочника с показателями, для которых физическое лицо (или должность) пользователя указано в качестве ответственного за выполнение (Окно свойств показателя → вкладка Ответственные → параметр Ответственный за выполнение),
   • пункт меню Все показатели открывает Окно справочника с показателями, для которых физическое лицо (или должность) пользователя указано в качестве ответственного за выполнение или контролирующего лица (Окно свойств показателя → вкладка Ответственные → вкладка Контролирующие лица).
   • пункт меню Ввод значений показателей открывает Окно справочника с показателями, для которых физическое лицо (или должность) пользователя указано в качестве ответственного за ввод плановых (Окно свойств показателя → вкладка Ответственные → параметр Ответственный за ввод плановых значений) или фактических (Окно свойств показателя → вкладка Ответственные → параметр Ответственный за ввод фактических значений) значений показателя или в качестве контролирующего лица (Окно свойств показателя → вкладка Ответственные → вкладка Контролирующие лица).
2. В Окне свойств показателя на вкладке Значения данные отображаются в соответствии со следующими правилами:
   • значения на вкладке Значения показателя видны и доступны для редактирования в случае, если поставленное в соответствие пользователю физическое лицо (или его должность) указано в качестве ответственного за выполнение (Окно свойств показателя → вкладка Ответственные → параметр "Ответственный за выполнение") или в качестве контролирующего лица (Окно свойств показателя → вкладка Ответственные → вкладка Контролирующие лица);
   • значения на вкладке Плановые значения видны и доступны для редактирования в случае, если поставленное в соответствие пользователю физическое лицо (или его должность) указано в качестве ответственного за ввод плановых значений (Окно свойств показателя → вкладка Ответственные → параметр "Ответственный за ввод плановых значений");
   • значения на вкладке Фактические значения видны и доступны для редактирования в случае, если поставленное в соответствие пользователю физическое лицо (или его должность) указано в качестве ответственного за ввод фактических значений (Окно свойств показателя → вкладка Ответственные → параметр "Ответственный за ввод фактических значений").