Business Studio Portal и HTML-публикация
После того как создана модель системы управления, сформированы и утверждены регламентирующие документы, перед консультантами или специалистами компании встает задача распространения этой информации между заинтересованными лицами и сотрудниками предприятия, ведь даже самые оптимальные бизнес-процессы не смогут работать, если сотрудники не знают правил их выполнения. При решении этой задачи специалистам приходится сталкиваться со следующими трудностями:
- Большое количество документов и необходимость их регулярного обновления затрудняет распространение бумажных копий. Даже у небольшой компании число регламентирующих документов может достигать 200;
- При распространении документации в формате Microsoft Word и большом количестве документов сложно анализировать и быстро находить нужную информацию.
Business Studio предлагает удобные варианты решения этих проблем с помощью Business Studio Portal или HTML-публикации.
Сравнение возможностей Business Studio Portal и HTML-публикации
Business Studio Portal
Business Studio Portal — это веб-портал для средних и крупных организаций, позволяющий создать базу знаний компании, обеспечить сбор показателей и обратную связь от сотрудников. При этом сотрудники имеют возможность обращаться к базе знаний компании из любой точки мира и с любого устройства. Business Studio Portal поддерживает механизм разграничения прав: для работы с порталом сотрудники проходят авторизацию и имеют доступ только к разрешенным для них документам.
После авторизации сотрудник попадает на свою Персональную страницу. На ней собраны все необходимые ссылки для быстрого перехода к нужной информации и документам: Описание должности, Должностная инструкция, Описание подразделения сотрудника и другие. Набор ссылок на персональной странице можно настраивать под нужды компании, также и каждый сотрудник может формировать свой собственный раздел «Избранное».
В разделе «Бизнес-модель компании» сотрудники могут работать с документами и отчетами, размещенными на портале. Каждому элементу бизнес-модели может соответствовать один или несколько отчетов. Для удобного перемещения между документами поддерживаются гиперссылки, причем сотрудник видит только те из них, по которым имеет право перейти.
Любой документ или отчет, размещенный на портале, сотрудник может:
- Открыть и сохранить на диске в форматах Microsoft Word (DOCX) или Portable Document Format (PDF);
- Вложить ссылку на документ или отчет на портале в письмо и отправить другому сотруднику;
- Поместить в свой раздел «Избранное» на персональной странице;
- Распечатать.
Одновременно с предоставлением нужной информации портал собирает статистику посещения страниц, а также дает возможность сотрудникам поставить оценку полезности того или иного документа. Это позволяет бизнес-аналитикам анализировать посещаемость портала и качество размещенной на нем информации.
Портал поддерживает функцию полнотекстового поиска, что помогает удобно искать нужную информацию.
Портал позволяет задавать в условиях поиска:
- Место расположения поискового запроса (везде, в теле документа, в названии элемента);
- Тип совпадения поискового запроса;
- Справочники, в которых будет осуществляться поиск.
В результатах поиска портал выдает пользователю только доступную в соответствии с его правами в системе информацию.
Помимо оперативного и удобного распространения регламентирующей документации Business Studio Portal предоставляет дополнительные возможности:
- Сбор и обсуждение предложений сотрудников;
- Согласование изменений и ознакомление сотрудников с новыми версиями документов в зоне их внимания;
- Сбор значений показателей и контроль выполнения стратегии.
Сбор и обсуждение предложений сотрудников
Вовлечение сотрудников в улучшение компании — залог ее успешного развития: ведь именно персонал компании видит все нелогичные и неоптимальные факторы в своей работе. Предоставить людям возможность высказать свои замечания и предложения — это сделать их работу более осмысленной и дать чувство сопричастности к компании. Компания при этом получает ценнейшую информацию для анализа.
Business Studio Portal позволяет всем сотрудникам принять участие в обсуждении бизнес-процессов компании. Они могут высказывать свои замечания и предложения на странице конкретного бизнес-процесса. Уведомление о появлении сообщений сразу же направляется владельцу бизнес-процесса и ответственному за процесс бизнес-аналитику. Результаты анализа предложений сотрудников могут быть использованы для внесения изменений в бизнес-архитектуру компании.
Согласование изменений и ознакомление сотрудников с новыми версиями документов в зоне их внимания
Business Studio Portal позволяет провести опрос сотрудников, если они должны согласовать планируемые изменения.
После того как изменения в бизнес-архитектуре компании будут согласованы и перенесены в модель, компания начинает работать по-новому. Business Studio Portal персонально оповещает сотрудников компании о появлении новых версий объектов в их зоне внимания. Сотрудник должен ознакомиться с новыми версиями в специальном разделе портала «Опросы» и поставить отметку об ознакомлении.
Портал фиксирует время ознакомления и предоставляет возможность руководителям проконтролировать: все ли сотрудники ознакомились с изменениями.
Сбор значений показателей и контроль выполнения стратегии
Портал позволяет вносить плановые или фактические значения показателей в базу данных Business Studio через интернет-браузер. Введенные данные будут сразу доступны на портале для контроля и анализа ответственными лицами.
Текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании ответственные лица наглядно видят с помощью цветового сигнализатора «Статус». Сигнализатор светится зеленым, когда показатель в пределах заданной нормы, желтым — при выходе в «тревожную» зону, и красным — при попадании в критическую зону значений. Также можно увидеть положение показателя относительно заданных границ. Руководителю демонстрируется тренд показателя — рост или снижение по сравнению с предыдущим периодом.
Можно произвести декомпозицию рассчитываемого показателя вплоть до самого нижнего уровня и найти тот показатель, который вызвал отклонение. Также в Портале можно посмотреть динамику изменений показателей.
Аналогичным образом контролируется и достижение целей компании. Оценка достижения целей рассчитывается автоматически на основе значений показателей, привязанных к ней. Также можно осуществлять контроль достижения сразу всех целей с помощью стратегической карты.
Важно!
Business Studio Portal может быть развернут как внутри компании, так и на любой внешней площадке. Все необходимое для этого программное обеспечение содержится в базовой поставке Business Studio.
Подробнее
Демонстрационная версия Business Studio Portal
HTML-публикация
HTML-публикация — это веб-сайт для проектных групп и небольших организаций, который позволяет сделать модели и регламенты доступными всем заинтересованным лицам и сотрудникам компании. HTML-публикацию можно просматривать на любом рабочем месте, где установлен стандартный веб-браузер.
HTML-публикация — это статичный веб-сайт, который автоматически создает Business Studio. При открытии HTML-публикации с помощью стандартного браузера отображается дерево с соответствующим разделами Business Studio (Процессы, Субъекты, Объекты и т.д). Каждому элементу дерева соответствует один или несколько отчетов, отмеченные для HTML-публикации. Например, при выборе процесса по умолчанию откроется отчет «Описание процесса», однако выбором пункта из выпадающего списка можно вывести на просмотр и другие отчеты для этого процесса, например, документ «Регламент процесса».
HTML-публикация предоставляет возможность перехода между документами и полнотекстового поиска. Каждый объект системы в HTML-навигаторе представлен гиперссылкой, в том числе и приложенные к объектам Business Studio внешние файлы (например, формы документов в формате Microsoft Word). Благодаря этому обеспечивается удобная быстрая работа с информацией.
Business Studio позволят сформировать HTML-публикацию с заданным объемом информации: документация по конкретному процессу, регламентирующая документация подразделения, управленческие отчеты.
HTML-публикацию можно использовать для:
- Публикации на внутреннем или внешнем веб-портале для оперативного доступа всех сотрудников;
- Передачи внешним специалистам (в виде файлов);
- Проведения презентаций.
Важно!
Функция по созданию HTML-публикации присутствует в базовой версии Business Studio.