Наталья Заверуха
Заместитель директора по вопросам качества и организации бизнес-процессов компании ProNET
Интранет-портал — это виртуальный «центр коммуникаций» компании. Он помогает:
- Сотрудникам — сплотиться в единую команду (даже если они находятся в разных городах);
- Менеджерам — контролировать сроки выполнения рабочих заданий, повышать управляемость компанией.
Компания ProNET — производитель интеллектуальных продуктов. Наша стратегическая цель — создание эффективной организации, представленной во всех сегментах ИТ-рынка Украины. Для этого мы консолидируем профильные активы, совершенствуем систему управления проектами и бизнесом в целом; в частности, уделяем большое внимание использованию новейших технологий для автоматизации основных бизнес-процессов.
В связи с экспансией в регионы возникла острая потребность в расширении штата компании: на сегодняшний день у нас работают более 170 сотрудников в головном офисе и в 10-ти региональных представительствах. Бурный рост компании, в свою очередь, потребовал стандартизации работ, четкого планирования и контроля, постоянной связи с сотрудниками удаленных подразделений.
Мы понимали, что отдельные меры здесь не помогут: нужно объединять имеющиеся информационные ресурсы, создавать корпоративный интранет-портал — единое информационное пространство. И такое решение было принято.
Для реализации проекта создали рабочую группу из специалистов нашей компании. Руководство группой было поручено заместителю директора, который отвечает за обеспечение качества и организацию внутренних процессов.
Рабочей группе были поставлены задачи, которые можно сгруппировать в три направления:
- Взаимоотношения между сотрудниками, внутрикорпоративные коммуникации:
- Описать функциональные/служебные обязанности для всех сотрудников (для всех должностей);
- Разработать положение «О взаимодействии подразделений компании»;
- Работа с клиентами:
- Создать единые корпоративные правила/стандарты обслуживания, организации работ и коммуникации подразделений, участвующих в планировании и реализации комплексных ИТ-проектов;
- Оптимизировать и автоматизировать процесс «управление договорами»;
- Работа с сотрудниками: максимально сократить период адаптации новичков, а также временные затраты на решение их типичных проблем.
В итоге получился комплексный проект, который привел к изменению, доработке и формализации многих процессов. Самое интересное, что столь масштабный проект нам удалось реализовать фактически с «нулевым» бюджетом и собственными силами.
Для начала мы определили:
- Цели;
- Временные рамки проекта;
- Состав рабочей группы.
Особое внимание хочу обратить на необходимость четко устанавливать сроки. Если лимиты времени не зафиксированы, то, приступая к выполнению работ, исполнители нередко обрекают себя на «вечный проект». Это большая ошибка. Крайне важно четко расставить не только финальные «контрольные точки» (сдача), но и промежуточные — подведение итогов, анализ достигнутых результатов. Кроме того, важно правильно сформировать команду: здесь главное — не количество людей «на борту», а то, понимают ли они значимость проекта, хотят ли с его помощью сделать компанию лучше.
При реализации проектов, связанных с изменениями привычного алгоритма работы, инициаторы неизбежно сталкиваются со скрытым или явным сопротивлением. Мы были готовы к этому. Чтобы предупредить возможное недовольство, вели разъяснительную работу с сотрудниками:
- Рассказывали о том, что разрабатывается интранет-портал, что благодаря его работе каждый из них получит определенные выгоды.
На общем собрании сообщили людям об идее, а также целях портала. Затем провели собрания в каждом отделе — рассказали, какую выгоду принесет сотрудникам правильная организация работ. Провели опрос коллег о необходимых модулях и собрали пожелания.;
- Организовали постоянную обратную связь;
- Фиксировали конструктивные предложения коллег.
На первом этапе были разработаны ключевые блоки внутреннего портала:
- «Модель бизнес-процессов компании», «автоматизация бизнес-процесса согласования договоров», «база знаний»;
- Ряд специальных сервисов: внутрикорпоративный справочник сотрудников; личная карточка сотрудника; список дней рождения; новостная лента; календарь событий; техническая поддержка (Service Desk), список услуг компании (см. Рис. 1 и 2).
![](/upload/images/news/intranet-portal_pic1-large.jpg)
Рис. 1. Личная карточка сотрудника
![](/upload/images/news/intranet-portal_pic2-large.jpg)
Рис. 2. Система управления файлами
В качестве инструмента решения этих задач была выбрана система бизнес-моделирования Business Studio. Построение «бесшовной» системы управления (включающей моделирование, регламентацию и контроль исполнения бизнес-процессов) удалось решить путем интеграции систем Business Studio и DIRECTUM:
- Сначала в системе Business Studio была выстроена архитектура компании в целом и основных бизнес-процессов операционного уровня;
- Затем уже оптимизированные бизнес-процессы (например, «управление договорами») были автоматизированы с помощью системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.
Интеграция этих двух систем позволила быстро выстроить оптимальные, работающие без сбоев бизнес-процессы. Теперь портал помогает нам:
- Формализовать и оптимизировать бизнес-процессы;
- Проектировать и корректировать организационную структуру, штатное расписание, построение организационной диаграммы (см. Рис. 3);
- Формировать регламентирующую документацию в соответствии со стандартами ISO и др.
Описав бизнес-процессы «как есть», мы создали диаграммы, с помощью которых определили основных участников процесса, требования к срокам выполнения, необходимые документы и ряд других параметров (например, согласование договоров — см. Рис. 4). После завершения формализации бизнес-процессов, для каждого из них были назначены «владельцы» и «исполнители».
Затем были разработаны:
- Положения о подразделениях (место в организационной структуре, права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями, показатели оценки эффективности и пр.);
- Должностные инструкции специалистов компании (см. Рис. 5).
![](/upload/images/news/intranet-portal_pic3-large.jpg)
Рис. 3. На портале можно увидеть (и скорректировать) оргструктуру компании
![](/upload/images/news/intranet-portal_pic4-large.jpg)
Рис. 4. Пример рабочей схемы
![](/upload/images/news/intranet-portal_pic5-large.jpg)
Рис. 5. Должностные инструкции специалистов на портале
Мы творчески подошли к решению поставленных перед нами задач, поэтому в итоге получился далеко не типичный корпоративный портал:
Во-первых, здесь сотрудники могут найти организационную структуру и должностные инструкции, которые построены на реальных бизнес-процессах компании (с детализацией до конкретного исполнителя, указанием рамок его ответственности, а также степени влияния на конечный результат).
Во-вторых, благодаря интранет-порталу новый стимул к развитию получил уже действующий внутренний проект «Знак качества». Цель проекта — собирать идеи и предложения сотрудников, касающиеся улучшений и модернизации существующих бизнес-процессов. В Service Desk была создана специальная очередь, где принимаются предложения сотрудников, а также контролируется ход их обсуждения/доработки/внедрения.
В-третьих, автоматизировав процесс согласования договоров, нам удалось минимизировать возникающие при их составлении риски. Например, теперь:
- Почти вся информация автоматически вносится в шаблон договора;
- Появилась возможность защищать определенные поля от редактирования (а значит, и внесения ошибок);
- Для согласований документа используется электронная подпись.
Компания получила отличный инструмент — специально разработанный и настроенный под наши потребности. Для средних и крупных компаний с большим количеством сотрудников, развитой филиальной структурой и клиентов внедрение корпоративного портала уже давно не роскошь, а настоятельная необходимость.
Новый интранет-портал значительно повысил эффективность нашей работы! Вот лишь первые результаты:
- Существенно вырос уровень исполнительской дисциплины;
- Оптимизирована работа с договорами:
- Сократилось время подготовки и согласования договоров (в среднем на 50%);
- Повысилось количество согласованных в срок договоров (с 55 до 90%);
- Снизилась трудоемкость выполнения работ по договору на этапе регистрации (с трех до одного человеко-часа);
- Уменьшилось количество итераций при согласовании договора в одном подразделении (в среднем с пяти до двух).
- Сократилось время адаптации новых сотрудников (с четырех до двух недель);
- Компания получила сертификат «Система управления качеством» ISO 9001:2009;
- Наша команда стала победителем конкурса Intranet Awards UA-2012 в номинации «Бизнес-решение».
![](/upload/images/news/intranet-portal_pic6.jpg)
Награждение компании ProNET, победившей в конкурсе Intranet Awards UA-2012
Но самое главное — изменение людей: команда стала дружной, все работают более согласованно, добиваются лучших результатов.
Что еще важно? Мы убедились в том, что поддержка и модернизация внутреннего портала требует постоянной работы, — это не тот проект, который можно сделать и забыть. Поэтому наша команда не останавливается на достигнутых результатах — мы уже готовимся к редизайну портала! В частности, планируем:
- Автоматизировать процесс «Подготовка коммерческого предложения»;
- Внедрить модуль «Кадровые процессы» (здесь будут автоматизированы следующие процессы: подбор кандидатов, контроль завершения испытательного срока, оформление в штат, увольнение, перевод и назначение, согласование кадровых документов, учет командировок и т. д.);
- Провести двустороннюю интеграцию функций (данных) интранет-портала с программой «1С».
Будем рады поделиться накопленным опытом и рассказать о достигнутых успехах.
Компания ProNET основана в 1997 году. Один из ведущих системных интеграторов Украины. Главные направления деятельности: инфраструктурные комплексы для зданий и кампусов; электрооборудование зданий; сети и телекоммуникационные системы; комплекс технических средств охраны; противопожарная защита зданий; центры обработки и хранения данных; управление ИТ-инфраструктурой; сервис-ориентированная прикладная среда предприятия; системы электронного документооборота; сервисная поддержка; ИТ-консалтинг и аутсорсинг; обучение сторонних специалистов. Численность персонала — 170 человек.
Опубликовано по материалам:
Журнал Менеджер по персоналу
Июнь 2013 г.
Рекомендуемые материалы по тематике