Положение о финансовой структуре

1. Основные понятия

Бюджетирование (бюджетное управление) — система управления компанией по центрам ответственности через бюджеты, позволяющая достигать поставленных целей путем наиболее эффективного использования ресурсов.

Бюджет предприятия — это план, составленный на определенный период времени в натуральном и денежном выражении и определяющий потребность предприятия в ресурсах, необходимых для получения запланированных доходов.

Бюджет — сгруппированные по принятым на предприятии признакам показатели экономической деятельности.

Бюджетная структура — иерархия операционных, функциональных и итоговых бюджетов предприятия.

Функциональный бюджет — бюджет, описывающий определенную функциональную область деятельности предприятия (сбыт, снабжение, производство и т. д.).

Операционный бюджет — бюджет, описывающий хозяйственные операции обособленного подразделения предприятия (ЦФО).

Итоговые бюджеты — результат консолидации функциональных бюджетов, отражающий состояние платежеспособности (Бюджет движения денежных средств), прибыльности (Бюджет доходов и расходов) и стоимости (Бюджет по балансу) предприятия.

Хозяйственная операция — простейшее событие в деятельности предприятия, вызвавшее возникновение доходов, затрат, расходов, поступлений/выплат денежных средств, формирование остатков или движение товарно-материальных ценностей.

Статья бюджета — его составная часть, по которой осуществляется планирование и учет хозяйственных операций одного типа.

Финансовая структура предприятия — иерархия центров финансовой ответственности, взаимодействующих между собой через бюджеты.

Центр финансовой ответственности (ЦФО) — структурное подразделение (или группа подразделений), осуществляющее определенный набор хозяйственных операций, способное оказывать непосредственное воздействие на расходы и/или доходы от данной деятельности, и, соответственно, отвечающее за эти статьи расходов и/или доходов.

Центр финансового учета (ЦФУ) — структурное подразделение, которое ведет учет установленных для него показателей доходов и/или расходов, но не отвечает за их величину.

Центр затрат — структурное подразделение, отвечающее только за понесенные затраты.

Центр дохода — структурное подразделение, отвечающее за доход, которое оно приносит предприятию своей деятельностью.

Центр маржинального дохода — структурное подразделение, отвечающее за маржинальный доход (разница между выручкой и прямыми затратами) в рамках своей деятельности.

Центр прибыли — структурное подразделение, отвечающее за величину заработанной прибыли в рамках своей деятельности (разница между выручкой и общими затратами).

Центр инвестиций — структурное подразделение, имеющее право распоряжаться внеоборотными активами предприятия (осуществлять инвестиции и дезинвестиции) и отвечающее за величину ROI (отдача от инвестиций).

2. Общие положения

2.1. Базовые принципы

2.1.1. Настоящее «Положение о финансовой структуре» (в дальнейшем Положение) описывает систему бюджетного управления в Группе компаний «Альфа» (далее — Предприятие) и определяет состав регламентирующих ее документов.

2.1.2. Положение о финансовой структуре составлено на основе принципов управления по центрам ответственности, определяющих построение и функционирование финансовой структуры как основного исполнительного механизма бюджетного управления предприятием.

2.1.3. Выполнение требований системы бюджетного управления, описанных в Положении о финансовой структуре и указанных в нем сопутствующих документах, обязательны для всех сотрудников предприятия.

2.1.4. Уполномоченным по бюджетному управлению назначен Заместитель директора по экономике и финансам. Полномочия и обязанности в части бюджетного управления определяются его Должностной инструкцией.

2.2. Сфера применения

2.2.1. Действие данного Положения распространяется на все подразделения Предприятия.

2.2.2. Положение применяется для:

• Внутреннего использования при решении задач управления предприятием;
• Обеспечения документированной базы системы бюджетного управления;
• Обеспечения непрерывности функционирования системы бюджетного управления;
• Реализации ее требований в ходе меняющихся условий.

2.3. Разработка, утверждение и изменение

2.3.1. Актуализацию Положения, пересмотр и выпуск извещения об изменениях осуществляет Заместитель директора по экономике и финансам. Разработанное Положение и изменения к нему утверждает директор Компании.

2.3.2. Каждый работник предприятия может представлять свои предложения по изменению или дополнению разделов Положения заместителю директора по экономике и финансам, с обоснованием аргументов по предлагаемому вопросу.

2.3.3. Положение пересматривают в случае возникновения изменений, которые могут быть результатом корректировок в стратегии предприятия, производственных связях, предпринимаемых как для более полного и целенаправленного соответствия внутренним потребностям управления, так и требованиям окружающей среды.

2.4. Распределение Положения

2.4.1. Учтенные экземпляры Положения и извещения об изменении по указанию заместителя директора по экономике и финансам рассылаются следующим должностным лицам:

• Директору предприятия;
• Руководителям центров затрат верхнего уровня;
• Начальнику планово-экономического отдела;
• Начальнику финансового отдела;
• Главному бухгалтеру.

2.4.2. Допускается рассылать, при необходимости, отдельные разделы Положения.

2.4.3. Все экземпляры Положения и отдельно разосланные разделы регистрирует секретарь директора в ведомости рассылки.

2.4.4. Секретарь директора рассылает учтенные экземпляры Положения и извещения об изменениях лицам, перечисленным в п.2.4.1., с двумя экземплярами сопроводительного письма.

2.4.5. После получения Положения (извещения) получатель (держатель) Положения вносит изменения и возвращает одну копию сопроводительного письма, подписанную держателем Положения, секретарю директора вместе с устаревшими и изъятыми из обращения страницами раздела.

2.4.6. В случае передачи Положения по запросу другим адресатам с целью информирования на первом листе ставят штамп «об изменении не сообщается» и делается отметка в ведомости рассылки.

2.4.7. Указания по применению и рассылке распространяется на все Положения, которые составляются на основе данного Положения: Положение о бюджетной структуре, Положение об учетной политике.

3. Принципы бюджетного управления

3.1. Этапы управленческого цикла

Бюджетное управление — оперативная система управления компанией по центрам ответственности через бюджеты, позволяющая достигать поставленные цели путем наиболее эффективного использования ресурсов.

Процесс бюджетного управления выполняется в следующем порядке:

3.1.1. Планирование (разработка бюджетов)

3.1.1.1. Предприятие устанавливает цели своего развития, затем в соответствии с утвержденным регламентом на основе указанных целей все ЦФО формируют по статьям свои бюджеты, данные которых консолидируются на уровне предприятия, и на их основе создаются три основных прогнозных бюджета:

• Бюджет движения денежных средств (БДДС);
• Бюджет доходов/расходов (БДР);
• Управленческий баланс.

Если руководство путем анализа (см. «Положение о бюджетной структуре») убеждается, что такой результат его устраивает, то планы принимаются к исполнению, если нет, итерация составления планов повторяется, пока не будет найден оптимальный.

Подготовленный и согласованный путем итераций прогнозный план предприятия в форме бюджета после анализа на соответствия поставленным целям утверждается руководством и становится директивным документом, обязательным для исполнения всеми ЦФО предприятия.

3.1.2. Учет фактических данных и контроль отклонений

Все ЦФО и предприятие в целом ведут свою оперативную деятельность, учитывая фактические данные в тех же регистрах, что и планировали. Выполнение своих функциональных обязанностей каждое подразделение осуществляет в рамках бюджета своего ЦФО, отвечая, таким образом, за его соблюдение, что должно гарантировать предприятию получение запланированного финансового результата.

Для контроля соблюдения бюджетов в текущем режиме ведется постоянное отслеживание возникающих отклонений фактических данных от запланированных (формат планфактных отклонений — см. «Положение о бюджетной структуре»), что позволяет как каждому ЦФО, так и предприятию в целом оперативно выявлять негативные тенденции с целью их предотвращения на ранней стадии развития ситуации.

3.1.3. Анализ исполнения и отчетность

Анализ осуществляется на всех стадиях бюджетного управления — сначала анализируются планы, потом анализируются возникающие отклонения в текущем режиме, и последним проводится анализ отчетности о фактическом выполнении бюджета ЦФО и всего предприятия как на промежуточных этапах (например, неделя, месяц, квартал), так и после завершения бюджетного периода (год).

3.1.4. Принятие управленческих решений

Данные анализа используются для принятия управленческих решений — в текущем режиме, и корректировки планов — по результатам завершения бюджетного периода и формирования нового бюджета на следующий плановый период, далее действия повторяются в описанном выше порядке (см. «Положение о бюджетной структуре»).

3.2. Финансовая структура

3.2.1. Центр финансовой ответственности (ЦФО) — структурное подразделение, осуществляющее определенный набор хозяйственных операций, способное оказывать непосредственное воздействие на расходы и/или доходы от этих операций и отвечающее за величину данных расходов и/или доходов.

3.2.2. В финансовой структуре выделяются следующие типы ЦФО:

• Центр прибыли (ЦП);
• Центр маржинального дохода (ЦМД);
• Центр дохода (ЦД);
• Центр затрат (ЦЗ).

3.2.3. Данная классификация основана на разделении ЦФО по видам доходов/затрат, которые определяются, исходя из функциональной деятельности центра.

3.2.4. Каждый ЦФО осуществляет свою деятельность в соответствии с бюджетом доходов и/или расходов, спланированных на текущий период.

3.2.5. Основной задачей ЦФО является выполнение своих производственных заданий в рамках установленных бюджетом показателей.

3.3. Бизнесы предприятия

3.3.1. Источником дохода предприятия является бизнес. Бизнес представляет собой законченное направление деятельности, начиная от взаимоотношения предприятия с внешней средой по поводу инициирования производства продукции.

Основной бизнес Предприятия — производство и реализация строительных материалов. С точки зрения продуктовых групп и групп потребителей продукции, выделяются следующие направления деятельности: см. Таб. 1.

Таблица 1. Основные бизнес — процессы предприятия

3.3.2. Бизнес-направления реализуются через организационную структуру предприятия. Ответственность за финансовые результаты деятельности осуществляется через финансовую структуру. Процесс разработки финансовой структуры включает в себя следующий этапы:

1. Сбор и анализ информации о производственно-хозяйственной и управленческой деятельности:
   1. Выделение и описание бизнесов (основных бизнеспроцессов);
   2. Анализ организационной структуры предприятия;
   3. Сопоставление бизнесов и элементов организационной структуры;
2. Проектирование финансовой структуры на основе организационной структуры;
3. Регламентация ответственности:
   1. Определение руководителей, ответственных за результаты деятельности каждого ЦФО;
   2. Закрепление прав, обязанностей и порядка взаимоотношений ЦФО в «Положении о финансовой структуре предприятия»;

3.3.3. Организационная структура предприятия представлена на рис. 1

Рисунок 3. Организационная структура предприятия

3.3.4. Анализ организационной структуры предприятия в целях построения финансовой структуры направлен на определение финансового функционала подразделений. Результаты анализа оформляются в табл.2:

Таблица 2. Анализ организационной структуры предприятия

3.3.3. Поскольку все подразделения организационной структуры участвуют в единственном бизнесе предприятия, в целях учета маржинального дохода каждого из бизнес-направлений, необходимо выделить эти направления в виде центров маржинального дохода (ЦМД). За конечный финансовый результат предприятия отвечает центр прибыли, являющийся вершиной финансовой структуры.

4. Структура центров финансовой ответственности (цфо)

4.1. Графическое представление

Рисунок 3. Финансовая структура предприятия на основе организационной структуры

4.2. Табличное представление

Февраль 2005 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Бизнес-аналитик и Процессный офис: как лучше организовать работу

Типы бюджетных моделей и их применимость в современных условиях

Опыт внедрения процессного управления в Департаменте Информационных Технологий города Москвы

4Д-модель деятельности организации, унифицированная по критерию «цена-качество»