Положение и регламент управления проектами компании

1. Общие положения

Настоящий документ описывает общие положения и технологию ведения проектов Компании.

Документ является обязательным для изучения и исполнения всеми сотрудниками компании.

Документ содержит три основных раздела:

1. Общие принципы, закладываемые в положение и технологию;
2. Роли — Зоны ответственности, выделяемые в управлении проектами;
3. Стандарт управления проектом.

2. Общие принципы

2.1. Цели настоящего положения

Целями разработки и внедрения настоящего положения являются:

1. Повышение прозрачности хода реализации проектов для руководителей и заинтересованных сотрудников компании;
2. Накопление и распространение опыта и знаний, получаемых в ходе реализации проекта от участников проекта другим сотрудникам компании;
3. Повышение качества выполняемых работ по проектам компании;
4. Адекватная оценка вклада каждого участника в результаты проектов;
5. Повышение производительности выполняемых работ, т. е. создание возможности для выполнения большего количества проектов;
6. Повышение экономической эффективности проектных работ;
7. Внедрение инструментов материального стимулирования, позволяющих повысить заинтересованность участников в успешной реализации проектов.

2.2. Границы применения настоящего положения

Область применения настоящего положения:

От начала выполнения проектов компании до завершения выполнения проектов компании.

В область применения не входят:

1. Принятие решений о необходимости и выполнении проектов;
2. Выбор руководителя и участников проекта;
3. Предпроектное исследование (разработка общего видения целей и задач проекта);
4. Разработка факторов риска и средств по борьбе с ними;
5. Оперативное управление решением задач проекта (в том числе координация работ с внешними группами).

Исходные сведения:

• Контрагент;
• Задача (предварительное понимание задачи);
• Назначенный руководитель проекта;
• Предварительный состав участников проекта.

Результирующие сведения:

• Завершенные работы;
• Подготовленная отчетная документация.

2.3. Модель управления проектами компании (критерии выбора решений)

В настоящем документе как базовая предлагается следующая модель управления проектами.

1. Выделение только трех фаз проекта:

• Инициирование;
• Выполнение;
• Завершение.

2. Выделение четырех важнейших подсистем управления:

• Управление результатами;
• Управление временем и работами;
• Управление знаниями;
• Управление затратами.

Выбор вышеуказанных элементов является экспертным мнением автора. Исходной посылкой является то, что необходимо отработать важнейшие элементы проектной технологии. В дальнейшем возможно расширение используемых инструментов и технологий.

Как дополнительная выделяется подсистема управления качеством.

В рамках всех выделенных выше подсистем должны быть разработаны регламентные действия в случае возникновения отклонений в реализации проекта.

В качестве экспертных идей настоящего положения предлагаются следующие:

1. Минимизация документов по ведению проектов;
2. Выделение главных инструментов в каждой из подсистем управления, а именно одна подсистема — один важнейший документ.

В основу реализации модели управления проектами заложены следующие ключевые тезисы:

1. Технологические особенности бизнеса компании;
2. Организационное разделение ответственности между задачами целеполагания и выполнения работ по достижению поставленных целей;
3. Одна подсистема управления — один главный инструмент (но не единственный);
4. Документирование значимых для реализации проекта событий и результатов;
5. Основные знания компании выражаются в следующем:
   • Порядок работ (внутренний план-график);
   • Шаблоны используемых документов по проекту;
   • Программно-технические наработки (конфигурации, настройки и т. п.).
6. Экспертный контроль реализации проектов.

3. Роли — зоны ответственности

Роли (зоны ответственности) описываются следующими понятиями:

Ответственность за результат — выполнение работ и принятие решений по использованию доступных ресурсов, направленных на достижение выделяемого результата.

Ответственность за ресурсы — принятие решений по использованию доступных (выделяемых) ресурсов, в рамках бюджета проекта.

Ответственность выражается в следующих формах:

1. Действия;
2. Принятие решений;
3. Утверждение — право высказывания мнения и влияние на принятие определенных решений;
4. Контроль — проверка соответствия результата определенным требованиям.

В настоящее время в компании выделяются следующие роли (представлены в виде краткого описания):

1. Руководитель компании
   Отвечает за утверждение ключевых событий по проекту (результатов проектов, сметы затрат). Управление отклонениями в реализации проектов (утверждение и принятие решений по нестандартным ситуациям);
2. Директор по качеству
   Отвечает за разработку и реализацию требований к системе управления проектами (в виде норм, положений, процедур, документов, методик, инструкций и стандартов, регламентирующих бизнес и поведение пользователя, норм корпоративной этики, правил поведения), соблюдение разработанных норм и аудит системы управления проектами;
3. Руководитель направления компании
   Отвечает за инициирование проектов, финансовые и стратегические результаты деятельности своего направления;
4. Менеджер проекта
   Отвечает за достижение выделяемых целей проекта, результативное и экономически эффективное использование ресурсов проекта (человеческих и материальных). Контролирует отклонения в реализации проектов;
5. Эксперт компании
   Отвечает за выбираемые методы и технологии, качество выполнения проектных работ специалистами соответствующей предметной области. Возможно, выделение одного и более экспертов проекта;
6. Специалист
   Отвечает за выполнение проектных работ и результатов (задач, поставленных менеджером проекта);
7. Менеджер по качеству
   Отвечает за контроль соблюдения требований нормативной документации компании.

4. Стандарт управления проектом

4.1. Структура проектов

В настоящем стандарте рассматриваются правила управления проектами следующих типов:

1. Внутренние проекты — цели лежат в области развития компании и направлений деятельности компании;
2. Внешние проекты — развитие (услуги для) клиентов компании.

Каждый проект может включать одного и более участников. Если число участников не совпадает с числом утвержденных ролей проекта, все функции распределяются между исполнителями ролей руководителем направления.

4.2. Подсистемы управления проектом

Как наиболее важные выделяем следующие подсистемы управления:

1. Управление результатами;
2. Управление работами и временем;
3. Управление знаниями;
4. Управление затратами;
5. Управление качеством — техническая подсистема, включаемая для упорядочивания (контроля качества) ведения документов по проекту.

4.3. Принципы регламента

Как отмечено выше, основной принцип — это использование главного инструмента в каждой из подсистем управления проектом. Также рассматривается подсистема управления качеством как область технического ведения документации по проекту.

Главными инструментами являются следующие документы (см. рис):

1. Резюме проекта;
2. Спецификация результатов;
3. План-график;
4. Смета затрат;
5. Экспертиза проекта.

Контроль отклонений от запланированных результатов в процессе реализации каждого этапа и фазы проекта (осуществляемый менеджером проекта) ведется по разработанной на предпроектной стадии схеме (правилам, предписанным действиям), которая должна быть отражена в регламенте по следующим аспектам:

• Форма извещения об отклонении;
• Ответственное лицо за принятие решения по отклонениям;
• Схема передачи извещения об отклонениях;
• Сроки передачи извещения об отклонениях;
• Инициатор рассмотрения извещения об отклонениях;
• Форма рассмотрения извещения об отклонениях;
• Список ролевых участников рассмотрения извещения об отклонениях;
• Сроки принятия решения по отклонениям.

Отчетный документ рабочего совещания по отклонениям — Протокол совещания — хранится в папке «События, связанные с проектом».

По каждому регламентному действию обязательно указываются:

• Ответственный;
• Требования к срокам выполнения;
• Наименование и статус исходящего документа.

Чтобы не перегружать таблицу-форму регламента столбцами, рекомендуется в описании действия по передаче документа указать респондента, в требованиях к срокам выполнения указать наименование документа, являющегося инициирующим для этого действия.

Далее представлены характеристики каждой подсистемы управления проектом.

Подсистема Управление результатами

Под управлением результатами понимается область измерения и достижения целей проектов, которые описываются измеряемыми результатами на каждом этапе и фазе проекта.

Основной инструмент подсистемы — спецификация результатов. Спецификация — это всестороннее описание результатов, которые соответствуют поставленным целям и обладают измеримостью.

1. Инициирование проекта
   При инициировании проекта формируется первоначальная спецификация.
   Основная задача — корректно сформулированный результат, актуальный до начала выполнения проекта.
   Также здесь формируется раздел, описывающий запланированные результаты этапов работы (формируется руководителем проекта);
2. Выполнение проекта
   Основная задача — актуализация спецификации, в т. ч. её расширение и изменение.
   Отражение факта достижения выделенных результатов, вклад каждого участника проекта;
3. Завершение проекта
   Основная задача — подведение итогов и выделение достижений команды и каждого участника проекта.

Подсистема Управление временем и работами

Под управлением временем и работами понимается комплекс работ по определению оптимального перечня задач и решений, связанных с загрузкой исполнителей в проекте.

Основной инструмент подсистемы — внутренний план-график проекта. Внутренний, потому что отражающий реальные задачи (в техническом задании для клиента может быть отражена обобщенная программа работ, не всегда включающая реальные работы). Далее просто план-график.

План-график содержит описание иерархии и последовательности выполнения действий, необходимых для реализации проекта работ, а также фактически выполненные работы.

Ключевые параметры плана-графика:

1. Этап/Задача/ Работа;
2. Участник (и) (исполнитель и ответственный);
3. Дата, время плановое;
4. Дата, время фактическое;
5. Дата завершения работ (ориентировочная);
6. Причины отклонений.

1. Инициирование проекта
   В момент инициирования проекта формируется нормативный план-график.
   Основная задача — получение максимально подробно прописанной иерархии работ;
2. Выполнение проекта
   Основная задача — отражение задач проекта в конкретизированные планы работ участников проекта, ведение учета фактически затраченного времени. Отражение причин отклонений;
3. Завершение проекта
   Основная задача — подведение итогов и систематизация причин возникших отклонений.

Подсистема Управление затратами

Под управлением затратами понимается комплекс работ по выбору и принятию решений, связанных с расходами, возникающих в ходе реализации проекта.
Основной инструмент подсистемы — смета затрат.

1. Инициирование проекта
   Формируется плановая смета затрат.
   Основная задача — адекватная прогнозная оценка затрат, связанных с реализацией проекта;
2. Выполнение проекта
   Отражение факта понесенных затрат, расширение плановой части сметы;
3. Завершение проекта
   Подведение финансовых итогов проекта. Формирование результирующего отчета.

Подсистема Управление знаниями

Под управлением знаниями понимается область используемых методов и технологий.

Основной инструмент подсистемы:

1. Инструменты предыдущих подсистем;
2. Используемые документы (рабочие и отчетные);
3. Используемые программно-аппаратные средства (ПАС);
4. Документ — Экспертиза проекта.

1. Инициирование проекта
   Формируется перечень используемых документов и ПАС, ссылки на проекты, инструменты которых можно взять за основу разработки нормативных.
   Также формируется документ экспертиза проекта с выделением событий, которые надо «экспертировать».
   Форма для документов и ПАС: Наименование, Назначение, Есть ли в наличии — где.
   Форма для инструментов: Перечень проектов, контактных лиц;
2. Выполнение проекта
   Для утверждения каждого этапа проекта привлекается эксперт (эксперты).
   Основная задача — анализ решений и результатов этапа до его завершения и отражение результатов экспертного анализа в документе Экспертиза проекта. Рекомендации экспертизы — являются обязательными для исполнения в проекте.
   События, которые необходимо экспертировать, определяются на этапе инициирования проекта;
3. Завершение проекта
   Сбор и обобщение материалов, размещение их на хранение.
   Подготовка Резюмирующего раздела документа экспертиза проекта.

Подсистема Управления качеством

Рассматриваемая подсистема направлена на контроль соблюдения требований документации проектов и прочих регламентных действий.

В рамках настоящей системы выделяются требования по ведению:

1. Проектной документации, описанной выше;
2. Формальной документации, связанной с реализацией проекта (подробно рассматривается в регламенте ведения документации).

Основные инструменты:

1. Документ — Резюме проекта;
2. Регламент ведения документации.

5. Регламент ведения документации

5.1. Управление результатами

Цель управления рассматриваемой областью — обеспечение достижения целей и задач поддержанием спецификаций результатов проекта в актуальном состоянии (контроль над взаимным соответствием целей, задач и спецификации проекта, контроль над выполнением установленных значений параметров общих и поэтапных результатов проекта).

Регламентные действия

Отклонения

Все отклонения в проекте связанные с содержанием и целями проекта рассматриваются коллегиально в форме рабочего совещания:

1. Руководитель направления;
2. Менеджер проекта;
3. Эксперт проекта № 1;
4. Эксперт проекта № 2.

Инициатором совещания может выступать любой из вышеуказанных участников отклонений.

5.2. Управление работами и временем

Регламентные действия

Отклонения

Все отклонения в проекте связанные с содержанием и целями проекта рассматриваются коллегиально в форме рабочего совещания:

1. Руководитель направления;
2. Менеджер проекта;
3. Эксперт проекта № 1;
4. Эксперт проекта № 2.

Инициатором совещания может выступать любой из вышеуказанных участников отклонений.

5.3. Управление затратами

Цель управления рассматриваемой областью — прогнозирование и минимизация расходов по проекту.

Регламентные действия

Отклонения

Все отклонения в проекте связанные с содержанием и целями проекта рассматриваются коллегиально в форме рабочего совещания:

1. Руководитель направления;
2. Руководитель компании;
3. Менеджер проекта.

Инициатором совещания может выступать любой из вышеуказанных участников отклонений.

5.4. Управление знаниями

Цель управления рассматриваемой областью — обеспечение проекта необходимыми методами и технологиями.

Регламентные действия

Отклонения

Все отклонения в проекте связанные с содержанием и целями проекта рассматриваются коллегиально в форме рабочего совещания:

1. Руководитель направления;
2. Менеджер проекта;
3. Эксперт проекта № 1;
4. Эксперт проекта № 2.

Инициатором совещания может выступать любой из вышеуказанных участников отклонений.

5.5. Управление качеством

Цель управления рассматриваемой областью — контроль и повышение качества ведения проектной документации, формирование корпоративного стиля работы (высокая дисциплина, ответственность каждого за свою работу, стремление к высокому коллективному результату и т. п.).

Регламентные действия

Отклонения

Все отклонения в проекте связанные с содержанием и целями проекта рассматриваются коллегиально в форме рабочего совещания:

1. Директор по качеству;
2. Менеджер по качеству.

Инициатором совещания может выступать любой из вышеуказанных участников отклонений.

Февраль 2005 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Функционально-стоимостной анализ бизнес-процессов

Как сделать незаменимой систему управления бизнес-процессами в банке

Нотация BPMN как внутренний стандарт компании для проектирования бизнес-процессов: «за» и «против»

Методика оптимизации бизнес-процессов банка (финансовой организации)