Описание и регламентация процессов управления в среде Business Studio

Владимир Репин

Генеральный директор ООО «Владимир Репин Менеджмент»

Член ABPMP Russia

Доцент

Консультант по управлению

Бизнес-тренер

Кандидат технических наук

В статье рассмотрен один из возможных подходов к структурированию процессов управления, выполняемых руководителями организации. Представлен пример системы процессов управления Транспортным отделом торговой компании, схемы процессов управления в Business Studio. К статье прилагается xml-файл с шаблоном отчета, позволяющим выгружать из Business Studio регламент процесса управления на 3-х уровнях (контур управления — процесс управления — операции процесса управления).

Введение

Описание и регламентация бизнес-процессов выполняется практически во всех современных компаниях. В некоторых случаях процессы описываются стихийно, в некоторых — по определенному плану в соответствии с разработанной архитектурой бизнес-процессов. Общим является то, что на схемах процессов, в первую очередь, описывают работу сотрудников организации по созданию какого-либо результата: документа, материального продукта. Но процессы управления, выполняемые руководителями, описывают и регламентируют исключительно редко и бессистемно!

Если собственники и руководители компании намерены постоянно совершенствовать систему управления, добиваясь эффективной работы всех руководителей, то им рано или поздно придется организовать работу по описанию, анализу и регламентации бизнес-процессов управления.

В данной статье рассмотрен один из возможных методических подходов к структурированию и описанию процессов управления, а так же пример описания процессов управления в среде Business Studio.

Структурирование процессов управления

Опробованным на практике и удобным способом структурирования процессов управления, выполняемых конкретным руководителем подразделения, является определение этих процессов в привязке к контурам управления. Можно выделить следующие контуры управления:

1. Годовой;
2. Квартальный;
3. Месячный;
4. Недельный;
5. Ежедневный.

Для руководителей верхнего уровня, отвечающих за принятие решений стратегического характера, дополнительно можно определить 3-летний или 5-летний контур управления.

Внутри каждого контура управления выделяют деятельность руководителя, повторяющуюся с определенной периодичностью (год, квартал, месяц и т. д.) и приводящую к значимому результату (управленческому решению, зафиксированному в различной форме). Именно анализ результатов деятельности позволяет структурировать ее в виде процессов управления. Разовая, неповторяющаяся деятельность руководителя не указывается (например, «выполнение текущих поручений вышестоящего руководителя»). Так же нецелесообразно указывать такую работу руководителя, как проверка электронной почты, посещение столовой или получение зарплаты в кассе.

Структурирование процессов внутри контура управления выполняется следующим образом:

1. Проводится интервью с руководителем, в рамках которого обсуждается его деятельность (например, выполняемая ежегодно в рамках годового планирования или отчетности);
2. Бизнес-аналитик формирует перечень процессов в рамках контура управления; определяется примерный состав участников и результат каждого процесса управления;
3. Руководитель согласует полученный перечень процессов управления в рамках контура; бизнес-аналитик вносит необходимые корректировки.

Далее бизнес-аналитик проводит дополнительные интервью с руководителем по сбору информации для детального описания процессов управления внутри каждого контура. В результате получается следующая 3-уровневая структура:

1. Контур управления:
   1. Процесс управления:
      1. Операция;
      2. Операция;
      3. …
   2. Процесс управления:
      1. Операция;
      2. Операция;
      3. …
   3. Процесс управления
      1. …

Следует отметить некоторую особенность описания процессов управления. Для руководителей верхнего и среднего уровня большее количество процессов выделяют для годового, квартального и месячного контуров. Для руководителей нижнего уровня большая часть их деятельности попадает в еженедельный и ежедневный контур управления.

Кроме того, руководители нижнего (реже — среднего) звена могут быть вовлечены в ряд процессов как простые исполнители некоторых операций. Такой эффект возникает по нескольким причинам:

• Неукомплектованный штат организации (руководитель вынужден выполнять часть работы за отсутствующих сотрудников);
• Неумение руководителя делегировать полномочия и организовывать работу подчиненных;
• Желание руководителя путем личного «встраивания» в операционные процессы всё держать под контролем, быть «незаменимым» и т. п.

Пример. Руководитель некоторой компании проанализировал существующие подходы к структурированию управленческой деятельности и предложил использовать следующий перечень типовых действий по управлению:

1. Сбор и анализ информации для выработки решения:
   1. Определение состава собираемой информации;
   2. Определение форм отчетности.
2. Выработка решения:
   1. Анализ альтернатив;
   2. Подготовка вариантов решения;
   3. Принятие решения;
   4. Выработка критериев оценки достижения результата.
3. Реализация решения:
   1. Планирование;
   2. Организация исполнения плана;
   3. Мотивация персонала;
   4. Координация.
4. Учет результатов реализации решения:
   1. Учет результатов;
   2. Сравнение по принятым критериям.
5. Оценка и контроль результатов реализации решения;
6. Анализ и выявление существенных факторов, повлиявших на решение и результаты его реализации:
   1. Анализ дополнительной информации;
   2. Диагностика возможных причин отклонений.
7. Регулирование существенных факторов доступными инструментами:
   1. Регулирование на уровне реализации (возврат к п. 3);
   2. Регулирование на уровне выработки решения (возврат к п. 1, 2).

Данный перечень можно использовать для:

• Анализа полноты и качества выполнения конкретных процессов управления, осуществляемых руководителем;
• Разработке предложений по оптимизации процессов управления.

Описание процессов управления в среде Business Studio

На Рис. 1. показана структура процессов управления, разработанная в рамках проекта, участником которого являлся автор статьи.

Рассмотрен процесс управления Транспортным отделом торговой компании «Оптима»*, г. Ижевск. Описание процессов выполнено в среде моделирования Business Studio 3.5. На рисунке слева видно дерево процессов, в котором процессы управления структурированы по соответствующим контурам.

Для описания объекта модели «Управление ТО» и контуров управления использована нотация «Процесс». Это наиболее простая нотация в Business Studio, но в рамках рассматриваемой задачи ее использование вполне адекватно.

Для описания процессов управления внутри контуров управления использована нотация «Процедура» (более подробно об этой нотации можно прочитать в статье «ARIS eEPC или „Процедура“ Business Studio?»). На Рис. 1. показана кросс-функциональная схема процесса «Корректировка потребности в а/транспорте на месяц/квартал». В рамках данной модели все процессы управления были описаны в виде подобных схем.

Для каждого процесса управления и для каждой операции процессы были заполнены текстовые атрибуты:

1. Содержание деятельности;
2. Начало процесса;
3. Результат процесса.

Этих атрибутов вполне хватает для достаточно полного описания деятельности. При необходимости, можно использовать и другие атрибуты (в т. ч. создавать новые, необходимые бизнес-аналитику).

Описание процессов управления в среде моделирования — это только часть задачи. Необходимо выгрузить информацию о процессах в виде документов для возможности последующего анализа и корректировки.

Рис. 1. Структура процессов управления Транспортным отделом

Формирование отчета для выгрузки информации из Business Studio

Для выгрузки описания процессов управления из Business Studio был разработан специальный отчет, который включает информацию о процессах на 3-х уровнях:

1. Описание контура управления;
2. Описание процесса в контуре управления;
3. Описание операций процесса (в табличной форме) и схему процесса.

На Рис. 2. показана работа мастера отчетов среды моделирования Business Studio. При помощи системы так называемых «привязок» была сформирована необходимая структура отчета. Далее был создан и отредактирован (под формат, принятый в компании) шаблон отчета — регламент процесса управления на 3-х уровнях. После этого готовый отчет был сохранен в папке пользовательских отчетов среды моделирования Business Studio и запущен на исполнение для объекта «Управление ТО» (см. Рис. 3).

Рис. 2. Мастер отчетов Business Studio. Разработка регламента управления на 3-х уровнях

Рис. 3. Запуск отчета для объекта «Управление ТО»

Регламент процесса управления для 3-х уровней

Отчет, запущенный для объекта модели «Управление ТО» сгенерировал документ в MS Word и вывел всю информацию о контурах и процессах управления в нужном формате. Автоматически было получено содержание документа (см. Рис. 4.).

Рис. 4. Содержание регламента процесса управления, полученное автоматически в результате запуска отчета в среде моделирования Business Studio

На Рис. 5. в качестве примера показан вывод информации о контуре управления в отчете. Показано текстовое описание контура и состав процессов управления, которые в него входят (в виде таблицы).

Заметим, что формат вывода описания контура управления можно сделать любым удобным для пользователя. В данном случае специально был выбран самый простой способ отображения информации, а детальное текстовое описание контура не делалось.

Рис. 5. Вывод информации о контуре управления в отчете

На Рис. 6. показан формат вывода информации для каждого процесса управления. Он включает в себя таблицу и графическую схему процесса, размещенную на листе А4.

Рис. 6. Вывод информации о процессе управления в табличной и графической форме

На Рис. 6 видно, что описание операций процесса выводится в виде таблицы, содержащей следующие столбцы:

1. Номер операции;
2. Наименование операции;
3. Исполнитель;
4. Инициирующие события;
5. Входящие документы;
6. Описание операции;
7. Завершающие события;
8. Исходящие документы.

Графическая схема процесса представлена в кросс-функциональном виде.

Объем регламента процесса управления в целом составил для процесса «Управления ТО» около 70 страниц в MS Word, что немного для такого значительного количества процессов.

Заключение

Структурирование процессов управления при помощи контуров управления быстро дает хорошие практические результаты. Можно за приемлемое время получить подробную информацию о том, какую деятельность выполняют руководители организации.

Вопрос целесообразности вывода всей информации о процессе управления в одном документе или формирования пакета инструкций по отдельным подпроцессам мы оставляем вне рамок данной статьи. Это технический аспект работы со средствами моделирования.

Отметим, что в статье представлен только методический подход к структурированию, описанию и регламентации бизнес-процессов системы управления. Вопросы анализа эффективности и подходы к разработке мероприятий по улучшению процессов управления требуют отдельного, более подробного рассмотрения.

* Компания «Оптима» — это сеть современных удобных и доступных каждому магазинов в формате «дрогери», т. е. «магазин самообслуживания у дома». На сегодня «Оптима» — крупнейшая сеть магазинов непродовольственной группы в Удмуртии. Также компания представлена в Перми и Пермском крае, Республиках Башкортостан и Татарстан. В данный момент компания «Оптима» насчитывает более 60 магазинов и продолжает уверенно и динамично развиваться.

Шаблон отчета в формате XML для загрузки в систему Business Studio

Сентябрь 2010 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Глоссарий. Положение о структурном подразделении

Оперативное управление бизнес-процессами банка с минимальными элементами процессного подхода

Комплексная бизнес-модель коммерческого банка

План проекта внедрения Системы управления бизнес-процессами