Корпоративная база знаний по бизнес-архитектуре предприятия

Дмитрий Могилко

К. т. н.

Бизнес-архитектор

Эксперт-консультант ВЭШ СПГЭУ

Асессор по модели EFQM

Партнёр ГК «Современные технологии управления» (г. Санкт-Петербург)

Введение

Стратегические конкурентные преимущества организации существенным образом зависят от понимания и развития ключевых компетенций, основу которых составляет совокупность уникальных бизнес-технологий и экспертных знаний. При этом, устойчивое развитие ключевых компетенций достигается регулярной самооценкой и улучшением соответствующих бизнес-процессов, что находит отражение в стандартах организации в виде лучших практик осуществления деятельности и составляет основу корпоративных знаний. Таким образом, задача формирования и развития базы знаний организации является актуальной и лежит в области информационной аналитики.

В предлагаемой статье описан авторский подход отражения ключевых компетенций (знаний) организации в виде требований и рекомендаций стандартов, представленных нормативно-справочными документами соответствующих бизнес-процессов. При этом, средствами автоматизации формируется комплексный отчет, основу которого составляет лист «Знания», содержащий все определенные требования и рекомендации выполнения должностных и ролевых функций субъекта в соответствующих процессах.

Отчет построен на основе электронных таблиц, благодаря чему автором отмечены следующие удобства его использования:

• «все в одном» — все объекты бизнес-архитектуры имеют ссылочную связь и находятся в одном файле, что снижает трудоемкость одновременного использования нескольких документов (и имеет определенную аналогию с HTML-публикацией);
• с помощью простой «прокрутки» доступен листинг (длинный иерархический перечень) всех объектов соответствующего справочника системы;
• для удобства просмотра доступно «скрытие и отображение» взаимосвязанных ссылочных объектов (например, для Процессов приведены ссылки на Участников, Показатели и Документы);
• легко обнаружить «сущности» и объекты системы, нарушающие «целостность» бизнес-модели;
• по соответствующим ссылкам можно проследить логическую связь объектов бизнес-архитектуры: Цель → Показатель → Процесс → Документ (НСД) → Требования.

Теория

В общем случае под знаниями понимается описание объектов, процессов и явлений, содержащее обобщенную информацию (понятия) о составе, структуре, свойствах и закономерностях элементов предметной области, которое позволяет решать функциональные задачи.

Знания возникают в процессе последовательного преобразования внешних по отношению к субъекту данных (объективных единичных фактов о предметной области) в информацию (группировку фактов в контексте решаемой задачи) и затем во внутренние знания субъекта (систему закономерных связей и зависимостей между фактами).

На основании признаков классификации различают следующие виды знаний:

1. По универсальности:
   
   • теоретические (научные) — глобальные знания, представленные в форме понятий, суждений, умозаключений, принципов, закономерностей, методов и технологий;
   • практические — локальные контекстно зависимые знания (прикладные для уровня предприятия).
2. По содержанию:
   
   • декларативные — знания о фактах, которые можно описать системой понятий и отношений между ними;
   • процедурные — знания о правилах применения фактов для решения задач, описывают способ преобразования декларативных знаний.
3. По форме представления:
   
   • неформализованные — интуитивные знания отдельных людей, основанные на личном опыте;
   • формализованные — знания, закодированные на естественном (русском, английском и др.) или искусственном языке.

В качестве моделей используются следующие представления знаний [1]:

• продукционная модель, основанная на правилах «если, то»;
• семантическая сеть, представляющая собой ориентированный граф, в качестве вершин которого используются понятия предметной области, а в качестве дуг — отношения между ними;
• фрейм, представляющий собой абстрактный обобщенный образ (шаблон) совокупности объектов предметной области;
• онтология, представляющая собой формальное определение (спецификацию) в виде системы отношений на множестве понятий предметной области.

Знания как элемент компетенций и ресурс организации (наряду с человеческими ресурсами, инфраструктурой, средой функционирования процессов, ресурсами для мониторинга и измерений) приобретает все больше влияние на эффективность и производительность процессов, что в конечном итоге оказывает влияние на качество и рентабельность продукции и услуг и добавляет им ценность.

Под менеджментом знаний подразумевают плановое или текущее проведение отдельных мероприятий или непрерывное управление процессами для улучшения использования существующих или создания новых индивидуальных или коллективных ресурсов знаний в целях повышения конкурентоспособности предприятия [2].

Система менеджмента знаний включает пять основных видов деятельности в отношении знаний:

• идентификация;
• создание;
• хранение;
• обмен;
• применение.

Знания организации являются нематериальным активом и составляют основу интеллектуального капитала, включающего:

• человеческий капитал — профессиональные навыки, способности, знания и опыт (базис сотрудника);
• структурный капитал — знания, приобретенные и установленные в рамках структуры, процессов и культуры организации, включая патенты, авторские права, программное обеспечение на правах собственности, торговые марки и ноу-хау общего организационного характера;
• потребительский капитал — доверие потребителей к поставляемой продукции и услугам.

Экономической целью применения менеджмента знаний является повышение добавленной ценности для потребителей, что достигается на основе интеграции знаний в технологии и средства труда (производственных) процессов. В этом случае, подходящей моделью для группировки знаний может быть модель стандартной архитектуры предприятия [3], включающая следующие представления:

1. Функциональное — вид модели, который делает возможными отображение и модификацию процессов предприятия, их функциональных возможностей, поведения, входов и выходов.
2. Информационное — вид модели, позволяющий представить и изменять информацию о предприятии, идентифицированную в функциональном представлении.
3. Организационное — вид модели, обеспечивающий представление и изменение организационной структуры и структуры принятия решений на предприятии, а также обязанностей и прав сотрудников и подразделений.
4. Ресурсное — вид модели предприятия, дающий представление об изменении ресурсов предприятия.
5. Экономическое [4], включающее:
   
   • экономические цели деятельности;
   • операционные факторы стоимости;
   • элементы (источники) возникновения затрат.

Практика

Для построения базы знаний по бизнес-архитектуре предприятия можно использовать систему бизнес-моделирования Business Studio, при этом экономическое представление деятельности может быть представлено объектами раздела «Управление», функциональное — объектами раздела «Процессы», информационное и ресурсное — объектами раздела «Объекты деятельности», организационное — объектами раздела «Субъекты».

Авторскую модель представления знаний на основе объектов системы Business Studio можно отобразить в виде семантической сети (рис. 1).

Рис. 1. Модель представления знаний в системе Business Studio

В качестве примера построения базы знаний по бизнес-архитектуре предприятия использована демонстрационная база «ИнТехПроект» в составе поставки системы Business Studio. Excel-отчет по бизнес-архитектуре предприятия строится с помощью средств OLE-автоматизации и включает следующие разделы.

1. Лист «Цели» (рис. 2):
   
   • стратегическая карта цели и соответствующего показателя;
   • плановое и фактическое достижение цели в отчетном периоде;
   • плановые и фактические показатели достижения цели в отчетном периоде;
   • наименование показателей для измерения достижения цели;
   • наименование цели;
   • имя сотрудника, ответственного за достижение цели;
   • проекты, реализация которых способствует достижению цели, и процессы, улучшение которых способствует достижению цели.



Рис. 2. Лист «Цели» отчета о базе знаний

2. Лист «Показатели» (рис. 3):
   
   • временной горизонт измерения показателя (стратегия, тактика, операции);
   • интервал (период) измерения значений показателя;
   • плановые значения показателя;
   • фактические значения показателя;
   • наименование показателя;
   • регламентирующие документы;
   • наименование цели, достижение которой измеряется с помощью соответствующего показателя;
   • процесс, в рамках которого измеряется показатель;
   • сотрудники, ответственные за показатель и контролирующие его значения;
   • целевая тенденция в изменении значений показателя;
   • единицы измерения показателя;
   • целевое, минимальное и максимальное значения показателя.



Рис. 3. Лист «Показатели» отчета о базе знаний

3. Лист «Проекты» содержит следующие сведения (рис. 4):
   
   • имя сотрудника в роли руководителя проекта;
   • наименование проекта;
   • регламентирующие документы;
   • плановая и фактическая даты начала и завершения проекта;
   • бюджет проекта;
   • единицы измерения бюджета проекта.



Рис. 4. Лист «Проекты» отчета о базе знаний

4. Лист «Процессы» (рис. 5):
   
   • тип процесса (нотация);
   • уровень декомпозиции в модели деятельности;
   • показатели, с помощью которых измеряется процесс;
   • название процесса;
   • сотрудники в роли владельца и исполнителя процесса;
   • регламентирующие документы;
   • результат (выход) процесса;
   • комментарий к выполнению процесса.



Рис. 5. Лист «Процессы» отчета о базе знаний

5. Лист «Процессы» (рис. 6):
   
   • тип документа;
   • уровень иерархии документа в структуре электронного каталога;
   • наименование документа;
   • процесс-предшественник (для связи на основе документа);
   • процесс-последователь (для связи на основе документа);
   • тип связи процессов;
   • наименование файла документа.



Рис. 6. Лист «Документы» отчета о базе знаний

6. Лист «Субъекты» (рис. 7):
   
   • тип субъекта;
   • показатели сотрудника в роли владельца и исполнителя процесса;
   • процессы сотрудника в роли владельца и исполнителя процесса;
   • роли сотрудника и соответствующие процессы.



Рис. 7. Лист «Субъекты» отчета о базе знаний

7. Лист «ЦФО» (рис. 8):
   
   • тип центра финансовой ответственности (ЦФО);
   • подразделение, являющееся ЦФО;
   • бюджетные статьи ЦФО;
   • наименование ЦФО;
   • регламентирующие документы;
   • должность сотрудника, ответственного за ЦФО.



Рис. 8. Лист «ЦФО» отчета о базе знаний

8. Лист «События» (рис. 9):
   
   • период возникновения события (день, неделя, месяц, год);
   • наименование события;
   • периодичность построения;
   • временной интервал возникновения события;
   • закон распределения количества событий;
   • количество событий на временном интервале возникновения.

Рис. 9. Лист «События» отчета о базе знаний

Для оперативного перехода между страницами в отчете автоматически создаются соответствующие перекрестные гиперссылки.

Важность формирования знаний организации отмечена в стандарте по менеджменту качества [5] в виде следующих требований:

• организация должна определить знания, необходимые для функционирования ее процессов и для достижения соответствия продукции и услуг стандарту;
• знания должны поддерживаться и быть доступными в необходимом объекте.

Там же отмечены связанные со знаниями требования к компетентности: организация должна определить необходимую компетентность лиц, выполняющих работу под ее управлением, которая оказывает влияние на результаты деятельности и результативность системы менеджмента качества [5].

Дальнейшее развитие подхода к компетентности определено в следующих требованиях (при этом под вовлеченностью понимается взаимодействие и вклад в общие цели, а под компетентностью — выраженные личные качества и способность применять свои знания и навыки):

• руководители должны демонстрировать свои обязательства в области вовлечения работников и их компетентности путем определения требований к персоналу, таких как знания, навыки и поведение;
• планирование вовлечения работников и приобретения ими требуемой компетентности должно осуществляться на основе плана стратегического развития, определяющего будущие потребности организации;
• для каждого работника организации должны быть разработаны персональные планы по развитию его вовлечения и компетентности;
• обеспечивая определение и доведение до сведения работников ответственности и полномочий, высшее руководство должно определить роли и ответственность в области вовлечения работников и их компетентности для руководителей и для лиц, контролирующих работу на рабочих участках;
• высшее руководство при обеспечении ресурсами, необходимыми для постоянного улучшения системы менеджмента качества, должно управлять на всех уровнях организации ресурсом, связанным с наличием знаний;
• при определении требований, относящихся к продукции, организации необходимо обеспечить работникам надлежащий уровень знаний законодательных и других обязательных требований;
• при поддержании связи с потребителями, касающейся информации о продукции, заказов или отзывов, организации необходимо обеспечить лицу, работающему с претензиями / жалобами, надлежащий уровень знаний соответствующей политики и процессов;
• при планировании проектирования и разработки продукции организация должна обеспечить, чтобы персонал, участвующий в процессе проектирования и разработки, обладал необходимой компетентностью;
• организация должна осуществлять мониторинг и измерять характеристики продукции в целях верификации соблюдения требований к продукции, кроме того, следует обеспечивать работникам компетентность, необходимую для проведения мероприятий по мониторингу и измерениям, и соответствующую рабочую среду;
• организации должны проводить оценку данных для постоянного улучшения, а также развивать компетентность работников в области сбора, анализа, интерпретации и оценивания данных;
• организация должна предпринимать корректирующие действия в целях устранения причин несоответствий для предупреждения повторного их возникновения, кроме того, необходимо использовать межфункциональные группы для реализации проектов, направленных на улучшение деятельности, с тем чтобы извлечь максимальную пользу от коллективного знания [6].

Уровень зрелости компетентности работников может быть оценен на основе самооценки, например, с использованием следующей шкалы (см. таблицу).

Формирование требований к компетенциям (при выполнении работниками должностных и ролевых функций в процессах) в системе Business Studio может осуществляться с помощью внесения сведений — атрибутов нормативно-справочных документов [7].

В результате автоматического формирования лист «Знания» отчета будет содержать следующее (рис. 10):

• тип субъекта знаний;
• тип регламентирующего документа и соответствующие требования к компетенциям участника процесса;
• наименование должности;
• процессы, в которых участвует должность;
• роли для должности;
• показатели, которые измеряют процессы с участием должности и роли.

Рис. 10. Лист «Знания» отчета о базе знаний

Таким образом, представленная автором модель базы знаний по бизнес-архитектуре предприятия позволяет сформировать требования к компетенциям участников бизнес-процессов для обеспечения качества и непрерывного совершенствования деятельности, а применение Business Studio — организовать системную работу по основным видам деятельности в отношении знаний (идентификация, создание, хранение, обмен знаниями и их применение).

Источники информации

1. Тузовский А.Ф., Чириков С, В., Ямпольский В. З. Системы управления знаниями (методы и технологии). — Томск: издательство, 2005. — 260 с.
2. ГОСТ Р 54877–2011 «Менеджмент знаний. Руководство персонала при работе со знаниями. Измерение знаний».
3. ГОСТ Р ИСО 19439–2008: «Интеграция предприятия. Основа моделирования предприятия».
4. ГОСТ Р ИСО 15704–2008 «Требования к стандартным архитектурам и методологиям предприятия».
5. ГОСТ Р ИСО 9001–2015 «Системы менеджмента качества. Требования».
6. ГОСТ Р ИСО 10018–2014 «Менеджмент качества. Руководящие указания по вовлечению работников и их компетентности».
7. Могилко Д. Ю. Диагностика критического параметра бизнес-процесса //Менеджмент качества. — 2018. — № 4. — С. 278–291.

Март 2019 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Разработка финансовой структуры предприятия

Трансформация мышления лидеров как основа системной практики организационного развития

4Д-модель деятельности организации, унифицированная по критерию «цена-качество»

Бизнес: «жесткость» vs. «гибкость»?