Формирование базы знаний ролевых компетенций на основе процессного подхода (Часть 2)

Дмитрий Могилко

К. т. н.

Бизнес-архитектор

Эксперт-консультант ВЭШ СПГЭУ

Асессор по модели EFQM

Партнёр ГК «Современные технологии управления» (г. Санкт-Петербург)

В первой части статьи представлен обзор подходов к определению и оценке компетенций на этапах их формирования в образовательной деятельности и развития в процессе трудовой деятельности, а также влияние на уровень сформированности и проявления индивидуальных психологических характеристик личности, включая примеры ролевой классификации (деловых качеств и поведения).

Во второй части статьи представлена авторская методика применения возможностей системы «Business Studio» для формирования базы знаний ролевых компетенций.

C. Формирование ролевых компетенций в системе «BUSINESS STUDIO»

Для создания базы знаний по ролевым компетенциям могут быть использованы возможности системы бизнес-моделирования «Business Studio», методика применения системы на примере роли «Руководитель проекта» включает следующие этапы:

1. Определить организационный статус и назначение Роли, например, могут быть использованы следующие положения стандартов по управлению проектами:
   
   • ролевая (организационная) структура управления проектами может в значительной степени различаться в зависимости от их специфики, но в каждом проекте должны быть определены следующие роли: руководитель проекта — лицо, осуществляющее управление проектом и ответственное за результаты проекта [4];
   • в состав организационной структуры проекта могут входить: руководитель проекта, обеспечивающий общее руководство и управление работами проекта и отвечающий за получение результатов проекта [1].
2. В карточку Роли добавить Субъектов (должности организационной структуры), выполняющие функции Руководителя проекта (рис. 1).

   

   Рис. 1. Должности, выполняющие роль «Руководитель проекта»

3. В карточках соответствующих процессов указать участие Роли (рис.2).

   

   Рис. 2. Карточка процесса с участием Роли

4. Создать паспорт компетенций для Роли в виде объекта справочника «Информация» в разделе навигатора «Объекты деятельности», при этом на вкладку «Используется субъектами» выбрать роль «Руководитель проекта» (рис. 3).
   

   

   Рис. 3. Паспорт компетенций Роли

5. Сформировать (при необходимости) справочник (классификатор) общекорпоративных компетенций в виде нормативно-справочного документа (НСД) системы, при этом на вкладке «Атрибуты» документа (рис. 4):
   
   • в поле «Наименование» указать порядковый номер компетенции в справочнике;
   • в поле «Тип поля» (создать и) выбирать «Общекорпоративная»;

   

   Рис. 4. НСД Справочник общекорпоративных компетенций

   • в поле «Раздел» выбирать компетенцию, предварительно созданную в справочнике системы «Разделы атрибутов объектов», при этом в поле «Комментарий» записать действия, составляющие компетенцию (рис. 5).

   

   Рис. 5. Объект (компетенция) справочника «Разделы атрибутов объектов»

   Использование справочника «Разделы атрибутов объектов» является удобным, поскольку однократное заполнение сведений (с последующим пополнением или коррекцией) позволит многократно (автоматически) их выводить в отчеты для различных моделей компетенций.

6. Определить ролевые общекорпоративные (общекультурные, универсальные) компетенции, например из предложенных в [2]:
   
   • брать ответственность за результаты деятельности;
   • осуществлять поиск возможностей для постоянного саморазвития;
   • выступать инициатором совершенствования деятельности;
   • ориентироваться на потребителя.
7. Добавить в паспорт компетенций Роли общекорпоративные компетенции, для чего в паспорте компетенций (отобразить и) перейти на вкладку «Атрибуты» и далее (рис. 6):
   
   • в поле «Название» указать порядковый номер компетенции в паспорте;
   • в поле «Тип поля» выбрать «Общекорпоративная»;
   • в поле «Раздел» выбрать соответствующую компетенцию из справочника «Разделы атрибутов объектов»;
   • в поле «Комментарий» указать целевой балл уровня проявления компетенции.

   

   Рис. 6. Общекорпоративные компетенции Роли

8. Сформировать (при необходимости) справочник (классификатор) управленческих компетенций в виде НСД системы по аналогии с пунктом 5 методики (рис. 7).

   

   Рис. 7. НСД Справочник управленческих компетенций

9. Определить ролевые управленческие (общепрофессиональные, лидерские) компетенции, например:
   
   • руководить проектами [2];
   • выполнять (организаторские) функции [2];
   • организовывать командную работу [2];
   • развитие других [3];
   • командное лидерство [3].
10. Добавить в паспорт компетенций Роли управленческие компетенции по аналогии с пунктом 7 методики (рис. 8).
    

    

    Рис. 8. Управленческие компетенции Роли

11. Для определения перечня процессов (функций), в которых участвует Роль, сформировать стандартный отчет «Описание роли» (рис. 9).
    

    

    Рис. 9. Отчет «Описание роли» для Руководителя проекта

    В результате будет сформирован Отчет, содержащий перечень процессов (функций), в которых Роль принимает участие (рис. 10).

    

    Рис. 10. Перечень функций Руководителя проекта

    При описании Должности для определения перечня процессов (функций) может быть использован стандартный отчет «Описание должности».

12. Определить ролевые профессиональные компетенции (для выполнения соответствующих функций управления проектом) [5]:
    
    • интеграция проекта;
    • управление заинтересованными сторонами;
    • управление ресурсами проекта;
    • управление содержанием проекта;
    • управление сроками проекта;
    • управление стоимостью проекта;
    • управление рисками;
    • управление качеством;
    • управление поставками;
    • управление коммуникациями.
13. Сформировать (при необходимости) справочник (классификатор) профессиональных компетенций в виде НСД системы по аналогии с пунктом 5 методики (рис. 11).

    

    Рис. 11. НСД Справочник профессиональных компетенций

14. Добавить в паспорт компетенций Роли профессиональные компетенции по аналогии с пунктом 7 методики (рис. 12).

    

    Рис. 12. Профессиональные компетенции Роли

15. Для унификации представления содержания (шаблона) документа «Паспорт компетенций» можно использовать стандартные возможности системы «Business Studio» по настройке и формированию пользовательских отчетов [6] (рис. 13).
    

    

    Рис. 13. Шаблон пользовательского отчета «Паспорт компетенции»

    В результате применения пользовательского отчета будет получен документ «Паспорт компетенции» в унифицированной форме (рис. 14).

    

    Рис. 14. Отчет «Паспорт компетенции»

В соответствии со стандартом [7] знания являются активом организации, позволяющим принимать эффективные решения и действовать в соответствии с контекстом (ситуацией). При этом, стандарт [8] определяет структурный капитал, в котором знания могут быть сохранены и представлены в виде документированных процедур. Поскольку документированные процедуры являются одним из видов документированной информации [9], то в общем случае, можно говорить о форме представления знаний в виде стандартов организации. Так в [10] приведена шкала оценки уровня компетенций, включающая требования по выполнению определенного стандарта.

Согласно определению [11] под стандартом понимается нормативный документ, который для общего и многократного использования устанавливает правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов, и который направлен на достижение оптимальной степени упорядоченности в определенной области. При этом, [12] определяет общее содержание стандарта, наиболее важными элементами которого являются:

• объект стандартизации (продукция, процессы или услуги);
• нормативные положения (представленные разделами документа, содержащими требования и рекомендации).

С учетом приведенных положений, целесообразно в состав базы знаний организации включить требования стандартов относительно процессов, в частности — в стандарте [1] для Руководителя проекта в состав компетенций явным образом рекомендовано включить знания процессов проектного менеджмента.

D. Формирование базы знаний ролевых компетенций в системе «BUSINESS STUDIO»

Далее нужно следовать алгоритму.

1. Сформировать НСД, включающий разделы стандарта, отражающие требования к процессам Роли, например: «ГОСТ Р ИСО 54869–2011» (рис. 15).
   

   

   Рис. 15. НСД ГОСТ Р ИСО 54869-2011: Требования к управлению проектом

   При этом, разделы атрибутов документа создаются в справочнике «Разделы атрибутов объектов» для мнократного использования в различных документах), в поле «Комментарий» указывается содержание раздела (требования) стандарта (рис. 16).

   

   Рис. 16. Объект (требования) справочника «Разделы атрибутов объектов»

2. Проанализировать операционную структуру процессов с участием Роли для «привязки» требований стандарта, например: структура процессов жизненного цикла проекта (рис. 17).

   

   

   Рис. 17. Операционная структура процессов жизненного цикла проекта

3. Создать паспорт требований в виде объекта раздела «Информация» навигатора системы, причем — целесообразно паспорта создавать для каждого отдельного раздела стандарта, содержащего требования, поскольку это позволит также использовать соответствующие разделы в качестве критериев аудита, при этом на вкладке «Атрибуты» (рис. 18):
   
   • в поле «Название» указать порядковый номер требования в паспорте;
   • в поле «Тип поля» (создать и) выбрать «Раздел ГОСТ»;
   • в поле «Раздел» выбрать соответствующий раздел стандарта из справочника «Разделы атрибутов объектов»;
     

     

     Рис. 18. Паспорт требований: раздел стандарта

   • на вкладке «Поступает в процессы» выбрать соответствующий процесс(ы), в котором должны выполняться требования раздела стандарта (рис. 19);
     

     

     Рис. 19. Паспорт требований: процесс, к которому относятся требования

   • на вкладке «Используется субъектом» выбрать Роль(и), которая должна выполнять требования раздела стандарта (рис. 20).

     

     Рис. 20. Паспорт требований: Роль, которая должна выполнять требования

4. Аналогичным образом создать паспорта для всех требований соответствующих стандартов.
   Для автоматического структурированного вывода требований целесообразно воспользоваться средствами OLE-автоматизации [13], при этом автоматически построенный Excel-отчет включает следующие разделы:
   
   • Лист «Требования» содержит сведения о процессах и субъектах, к которым они относятся (рис. 21).
     

     

     Рис. 21. Лист «Требования» отчета

     При этом, по ссылке можно автоматически перейти на лист «Разделы» к подробному описанию требования (рис. 22).

     

     Рис. 22. Лист «Разделы» отчета (требования стандартов)

   • Лист «Процессы» содержит сведения о требованиях, предъявляемых к процессам (рис. 23).
     

     

     Рис. 23. Лист «Процессы» отчета

   • Лист «Субъекты» содержит сведения о требованиях, предъявляемых к субъектам (рис. 24).
     

     

     Рис. 24. Лист «Субъекты» отчета

   • Лист «Компетенции» содержит сведения о компетенциях (паспорт компетенций), входящих в состав компетентности Роли (рис. 25).
     

     

     Рис. 25. Лист «Компетенции» отчета

     При этом, по ссылке можно автоматически перейти на лист «Разделы» к описанию действий, составляющих компетенцию (рис. 26).

     

     Рис. 26. Лист «Разделы» отчета (действия, составляющие компетенцию)

   • Лист «СДР» (структурная декомпозиция работ) включает иерархию процессов организации с указанием количества требований, относящихся к соответствующим процессам (рис. 27).
     

     

     Рис. 27. Лист «СДР» отчета (количество требований процесса)

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Предложенная автором методика применения системы «Business Studio» позволяет сформировать базу знаний ролевых компетенций для определения требований к развитию персонала, а также оценить степень соответствия знаний (участиников процессов организации) критериям аудита качества.

Чтобы получить подробную Инструкцию для самостоятельной разработки пользовательского отчета «Паспорт компетенции» в системе бизнес-моделирования «Business Studio» необходимо заполнить форму обратной связи на сайте автора [14].

Источники информации:

1. ГОСТ Р ИСО 21500–2014: Руководство по проектному менеджменту.
2. Азарова Р.Н., Золотарева Н. М. Разработка паспорта компетенций. — М.: Исследовательский центр проблем качества подготовки специалистов., 2010 — 52 с.
3. Лайл М. Спенсер и Сайн М. Спенсер. «Компетенции: модели максимальной эффективности работы» — М.: HIPPO. — 2005. — 384 с.
4. ГОСТ Р 54869–2011: Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом.
5. Профстандарт «Руководитель проектов» — Ассоциация управления проектами «СОВНЕТ».
6. Система бизнес-моделирования «Business Studio». «Создание пользовательских отчетов».
7. ГОСТ Р ИСО 30401–2020: Системы менеджмента знаний. Основные требования.
8. ГОСТ Р 54877–2016: Менеджмент знаний. Руководство для персонала при работе со знаниями. Измерение знаний.
9. ГОСТ Р 57189–2016: Системы менеджмента качества. Руководство по применению ИСО 9001:2015.
10. ГОСТ Р 57133–2016: Менеджмент организационной культуры и знания. Руководство по наилучшей практике.
11. ГОСТ 1.1–2002: Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения.
12. ГОСТ 1.5–2001: Стандарты межгосударственные. Общие требования к построению, содержанию и оформлению.
13. Система бизнес-моделирования «Business Studio». «OLE-автоматизация».
14. Сайт автора

Опубликовано по материалам:
«Управление развитием персонала», 03/2021.

Сентябрь 2021 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Тотальное описание бизнес-процессов: за и против

Построение системы процессов в среде Business Studio

Оптимизация бизнес-процессов на основе экономики качества

Методика разработки стратегии и системы BSC-KPI банка. Версия 2.0