В статье рассмотрены задачи и функции единого центра управления ИТ-архитектурой организации, практические примеры, технологические особенности, информационная структура, экономические эффекты, методика разработки и внедрения. Большое внимание уделено архитектурному подходу, т. е. взаимосвязи ИТ-архитектуры и бизнес-архитектуры на единой базе данных (платформе).
В организациях возникают значительные проблемы в области ИТ, когда информация по ИТ-архитектуре:
- является скрытой и доступна только узкому кругу специалистов, которые знают, где её искать, и как её интерпретировать;
- является разрозненной и хранится на большом количестве разных не связанных друг с другом ресурсов;
- не является оцифрованной, а хранится «в головах» узкого круга специалистов, или фрагментами в документах;
- не связана или даже противоречит бизнес-архитектуре и бизнес-процессам;
- содержит внутренние противоречия и несогласованность;
- является не актуальной (устаревшей), обновляется только фрагментами и медленно (редко).
Для решения данных проблем необходима разработка единого центра управления ИТ-архитектурой организации (далее — ЕЦУИТ, см. Рис. 1).
Рис. 1. Главная страница единого центра управления ИТ-архитектурой (ЕЦУИТ) организации
ЕЦУИТ — это ИТ-система (включая базу данных), которая содержит и позволяет за несколько секунд получить полную актуальную и взаимосвязанную информацию в оцифрованном виде о любом объекте ИТ-архитектуры организации, а также реализует управленческие функции.
В качестве объектов выступают:
- технологические процессы / процедуры;
- ИТ-системы / программные продукты;
- подразделения / должности / роли, включая персонал ИТ-департамента и участников технологических процессов;
- ИТ-оборудование, материальные ресурсы;
- базы данных;
- ИТ-проекты.
Информация по каждому объекту включает следующее:
- все детальные параметры и атрибуты объекта;
- все необходимые отчёты, модели и документы по объекту;
- операционные риски (и другие риски);
- показатели, метрики;
- связанные с объектом задачи и требования;
- связи и интеграции с другими объектами корпоративной архитектуры.
Оцифрованный вид информации включает:
- иерархические справочники (классификаторы);
- графические модели в соответствии с общепринятыми нотациями (стандартами);
- электронные документы и отчёты;
- внутри документов и моделей проставлены «быстрые ссылки» (связи) на другие объекты корпоративной архитектуры, документы и модели;
- большинство документов и отчётов генерируются автоматически на основе базы данных.
Сразу обратим внимание, что в работе должен применяться архитектурный подход (см. Рис. 2), а ИТ-архитектура не должна быть изолированной. Поэтому на практике ЕЦУИТ обычно входит в состав единого центра управления организацией (ЕЦУО), который включает в себя всю оцифрованную информацию о деятельности организации. Другими словами, это комплексная цифровая модель или «цифровой двойник» организации.
Рис. 2. Корпоративная архитектура
Главные задачи и функции ЕЦУИТ
- Предоставление полной и актуальной информации по ИТ-архитектуре руководству организации для принятия решений и выполнения управленческих задач.
- Поддержка принятия решений с помощью готовых аналитических моделей, например: как обеспечить исполнение регламентов процессов и ИТ-инструкций, как ускорить выполнение технологических процессов, как минимизировать операционные риски.
- Предоставление необходимой и достаточной информации по ИТ-архитектуре сотрудникам организации для выполнения ими должностных задач, процессов и проектов.
- Отслеживание и анализ влияний между объектами ИТ-архитектуры и любыми объектами. корпоративной архитектуры. Например, при изменении объектов или новых разработках.
- Получение обратной связи (комментариев, предложений, замечаний) по любому объекту ИТ-архитектуры от сотрудников организации. Онлайн-обсуждение и согласование изменений.
- Уведомления пользователей по различным каналам связи (о новых сообщениях от участников процессов или команд, об операционных рисках, о выходе новых версий объектов и т. д.).
- Установка плановых (целевых) значений показателей, контроль показателей (dashboard, графики).
- Регистрация (ввод) фактов-событий ИТ-рисков, контроль рисков.
- Передача команд в другие ИТ-системы на запуск или остановку сервисов / функций / скриптов.
- Назначение ИТ-задач сотрудникам и контроль их исполнения.
- Запуск экземпляров процессов на исполнение в ИТ-системах (BPMS, RPA).
- Сбор статистических данных и фактических значений показателей из ИТ-систем организации.
- Ведение детальной статистики просмотра сотрудниками материалов ЕЦУИТ. Это позволяет: контролировать, кто ознакомился с регламентами и ИТ-инструкциями; выявлять сотрудников, кто ни разу их не открывал; выявлять самые востребованные или самые неактуальные материалы (с максимальными и минимальными просмотрами соответственно).
Экономические эффекты от работы ЕЦУИТ
- Экономия времени руководителей. Не нужно постоянно консультировать сотрудников, т. к. вся детальная рабочая информация (инструкции, описания действий в разных ситуациях, ответы на вопросы и т. п.) содержится в ЕЦУИТ. Ускорение работы с управленческой информацией и принятия решений (например, расследование ИТ-рисков, сравнительный анализ ИТ-систем, открытие проектов, аудиты и т. п.).
- Экономия времени сотрудников за счёт более эффективной работы с информацией при выполнении задач. Уменьшение трудоёмкости процессов и проектов, а значит расходов на персонал.
- Минимизация операционных рисков в работе сотрудников (ошибки, дефекты, нарушения) и рисков ИТ-систем (ошибки, сбои, безопасность). Как следствие — минимизация операционных убытков (потерь).
- Уменьшение зависимости от персонала на случай увольнения ключевых сотрудников или их временной нетрудоспособности. Достигается благодаря тому, что все знания и даже секреты выполнения технологических процессов и работы ИТ-систем оцифрованы и хранятся в едином центре.
- Уменьшение расходов на разработку и обновление (актуализацию) нормативных документов, ИТ-систем (программных продуктов).
Технологические функции и возможности ЕЦУИТ
Современный ЕЦУИТ должен поддерживать следующие технологические функции и возможности.
- Персональная страница у каждого сотрудника (пользователя) с информацией, которая предназначена только для него.
- Разграничение прав доступа для всех пользователей, авторизация по логину и паролю.
- Расширенный поиск информации.
- Автоматическое обновление информации (карточки объектов, отчёты, документы) по расписанию на основе базы данных, в которой ведётся разработка и актуализация ИТ-архитектуры.
- Сохранение любой информации на локальный компьютер в виде файлов форматов Word, Excel, PDF.
- Доступ к ЕЦУИТ через любой современный веб-браузер, без установки какого-либо программного обеспечения на локальный компьютер пользователя.
- Мобильный доступ, возможность работы с помощью смартфона или планшета, например в командировке.
- Поддержка нескольких языков (для интерфейса и для данных).
- Интеграция с ИТ-системами организации.
Практический пример работы ЕЦУИТ
Директор ИТ-департамента или ИТ-архитектор уехал в командировку, но продолжает контролировать функционирование ИТ-архитектуры на своём смартфоне с помощью обычного веб-браузера и получает следующую информацию.
- Сроки выполнения ИТ-проектов и делегированных задач. Где есть нарушения по срокам, а что уже успешно выполнено.
- Панели и статусы задач в рамках Agile (Scrum, Kanban).
- Степень реализации стратегии и стратегических целей в области ИТ, план-фактный анализ. Какие цели уже достигнуты, а по каким требуется дополнительное внимание.
- Текущие значения показателей технологических процессов и метрики здоровья ИТ-систем.
- Показатели и результаты работы конкретных сотрудников ИТ-департамента, системы мотивации.
- Результаты тестирования и обучения сотрудников за период.
- Операционные риски в части ИТ, которые реализовались за период.
- Изменения в бизнес-процессах и организационной структуре, которые оказывают влияние на ИТ-архитектуру.
- Последние реализованные изменения и разработки в ИТ-архитектуре организации.
- Обратная связь от сотрудников: новые поступившие предложения и идеи по развитию ИТ-архитектуры и внедрению инноваций, а также сообщения о недостатках (слабых сторонах).
- Претензии клиентов, связанные с работой ИТ-систем организации и технологических процессов. На основе данной информации руководитель принимает оперативные решения: назначает необходимые задачи, выделяет ресурсы, создаёт рабочие группы (команды), меняет исполнителей работ или поставщиков, поощряет за трудовые успехи или делает замечания за выявленные проблемы.
Методика разработки и внедрения ЕЦУИТ
- Установка и настройка программного продукта бизнес-моделирования (ППБМ), например Business Studio и модуль «IT Architect» [1]. Обучение пользователей (бизнес-аналитиков и системных аналитиков).
- Установка и изучение отраслевых баз данных или библиотек [2] и [3]. Они применяются как образец (эталон) для разработки ИТ-архитектуры. Также многие сотрудники используют их в качестве «электронной энциклопедии», в которой собраны готовые модели технологических процессов, документы, стратегии, показатели KPI, успешные практики ведущих организаций и многое другое.
- В ППБМ выполняется разработка, согласование и утверждение всех моделей и материалов, входящих в состав ИТ-архитектуры согласно Рисунку 2. Параллельно разрабатываются все компоненты бизнес-архитектуры. Данные задачи подробно рассмотрены в источниках [4], [5], [6].
- Настройка ролевых прав доступа сотрудников к информации. Если в ЕЦУИТ заходит специалист подразделения, то он должен видеть только информацию, связанную с его подразделением и с выполняемыми процессами. Если заходит Председатель правления (генеральный директор), то он должен видеть всю информацию о работе организации.
- Интеграция ППБМ с другими ИТ-системами организации (настройка экспорта-импорта информации).
- Разработка регламента формирования, использования и актуализации (обновления) ЕЦУИТ.
- Автоматизированное формирование ЕЦУИТ. Вся информация из ППБМ выгружается в формат HTML в виде веб-портала (см. Рис. 1, 3, 4). По времени это может занимать от 2 до 5 и более часов в зависимости от объёма базы.
При этом отчёты по ИТ-системам, регламенты процессов, должностные инструкции, технические задания и другие документы формируются автоматически на основе разработанных графических моделей, справочников, параметров и взаимосвязей объектов. - Размещение ЕЦУИТ для коллективного доступа на внутреннем сервере организации, например с адресом «https://portal-server/». При необходимости входа из внешней сети (например, с мобильных устройств), назначается IP-адрес или домен в Интернет.
- Информирование и обучение сотрудников и руководителей организации по работе с ЕЦУИТ.
Рис. 3. Просмотр информации в ЕЦУИТ, карточка ИТ-системы (фрагмент) и отчёты
Рис. 4. Просмотр информации в ЕЦУИТ, базы данных, архитектура оборудования, показатели
Первый важный принцип построения ЕЦУИТ состоит в том, что в него должна автоматически собираться информация из различных аналитических, учётных и управленческих систем организации:
- система бизнес-моделирования (например, Business Studio),
- система управления операционными рисками,
- системы ИТ-мониторинга,
- система управления проектами,
- система управления процессами (BPMS),
- система роботизации процессов (RPA),
- система управления задачами (например, по Agile),
- системы информационной безопасности,
- система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).
А затем эта информация должна выдаваться всем руководителям и сотрудниками в наиболее полном, структурированном и удобном виде в соответствии с установленными правами доступа.
Второй принцип ЕЦУИТ состоит в том, что все его материалы тесно взаимосвязаны между собой и должны автоматически синхронизироваться. Если изменяется название или параметры ИТ-системы, то автоматически изменяются модели и регламенты всех бизнес-процессов, которые эта ИТ-система автоматизирует. И наоборот, если изменяются бизнес-процессы, то автоматически изменяются карточки и регламенты (инструкции) ИТ-систем, которые автоматизируют эти бизнес-процессы.
Благодаря данным принципам мы и называем ЕЦУИТ единым центром управления. Например, библиотека всех электронных документов организации по ИТ не подходит под данное определение, хотя она и содержит очень большой объём информации по ИТ-архитектуре.
Интерфейс ЕЦУИТ может включать 6 окон (разделов): главное окно (ИТ-архитектура), персональная страница пользователя, ввод данных (показатели, риски), опросы, обсуждения, администрирование.
На персональной странице пользователя размещены документы и информация, которые относятся только к его сфере деятельности в соответствии с правами доступа.
Главное окно ЕЦУИТ состоит из двух блоков (областей), см. Рис. 1, 3, 4.
- Навигатор (слева). Через него осуществляется доступ ко всем моделям и документам. С помощью кнопок «плюс / минус» можно разворачивать и сворачивать дерево процессов, организационную структуру, библиотеку документов, ИТ-архитектуру и т. д. При нажатии на конкретный объект для него отрывается набор отчётов, документов и моделей.
- Область просмотра моделей и документов (справа). Все документы включают большое количество активных гиперссылок, что значительно облегчает навигацию. Например, в карточке ИТ-системы указаны все бизнес-процессы, процедуры и функции организации, которые она автоматизирует. При нажатии на конкретный бизнес-процесс мы переходим в его регламент. Во время просмотра регламента нам встречается раздел «Показатели KPI». При нажатии на конкретный показатель мы переходим из регламента в карточку показателя, которая включает подробную статистику его значений (план-факт) и графики. Из карточки показателя можем затем перейти в должностную инструкцию сотрудника, который за него отвечает, и так далее.
Таким образом, работа с ЕЦУИТ аналогична обычному веб-порталу в сети Интернет, который состоит из большого количества HTML-страниц. Для большинства сотрудников это привычно и интуитивно понятно.
Рекомендуемая литература и источники информации:
- IT Architect: система управления ИТ-архитектурой.
- Большая библиотека системного аналитика и ИТ-архитектора.
- Большая библиотека бизнес-аналитика и специалиста по бизнес-процессам.
- Исаев Р. А. 60 примеров успешных и проблемных проектов организационного развития.
- Исаев Р. А. ИТ-архитектура организации и система регламентации ИТ-департамента.
- Исаев Р. А. Построение и развитие ИТ-архитектуры организации.
Октябрь 2022 г.
Поделиться: