В статье Владимира Репина рассматривается деловая игра «Процессный пазл», предназначенная для наглядной иллюстрации разницы между функциональным и процессным подходом к управлению, мотивирования руководителей компании на внедрение системы процессного управления.
Введение
Многие руководители и специалисты в области орг. развития сталкиваются с задачей, как быстро и наглядно объяснить собственникам и
Игровой способ подачи информации является одним из наиболее эффективных, особенно для людей, перегруженных работой. Они могут на время отвлечься от проблем и заняться принятием решений в легкой игровой манере, пробуя различные возможные варианты.
Автором статьи была разработана и опробована на практике игра для руководителей под названием «Процессный пазл». Цель игры — наглядная практическая иллюстрация преимуществ процессного управления и обсуждение ключевых управленческих решений, которые необходимо принять в случае его внедрения в компании.
Исходные условия
Для игры используются заранее заготовленные карточки с
Организационная структура компании представлена на рис. 1.
Рис. 1. Организационная структура компании.
В каждом структурном подразделении и для руководителей верхнего уровня определены «функциональные процессы». Это процессы, которые от начала до конца выполняются в рамках структурного подразделения под полным контролем его руководителя. И это не абстрактно сформулированные функции, например, «Маркетинг» или «Производить продукцию», а вполне четкие процессы с реальными входами и выходами. Но они локализованы внутри подразделений и не являются сквозными или, другим словами, — межфункциональными.
Рис. 2. Функциональные процессы.
Большинство процессов на схеме рис. 2 приблизительного одного масштаба. Но некоторые из них явно являются процессами следующего уровня декомпозиции (предупреждать игроков об этом не нужно).
Есть один процесс, который явно не вписывается в традиционный функционал подразделения. Этот процесс основан на реальном примере из практики и включен специально, чтобы проиллюстрировать тот факт, что «функциональные процессы» могут быть довольно странными и находиться в явно неподходящих для них структурных подразделениях. Уверен, что читатель сам легко найдет этот процесс среди прочих.
Еще есть некоторые процессы, которые начинаются со слова «Участие…». В ряде случаев, эти процессы просто некорректно выделены со слов сотрудников, для которых они по
На рис. 3 показан пример оформления карточек с функциональными процессами. Карточки нужно распечатать и вырезать — для этого служит пунктирная линия. Так же нужно распечатать несколько пустых карточек, которые понадобятся во время игры.
Рис. 3. Пример карточек с функциональными процессами.
Порядок игры
Количество участников игры — от 3 до 6–8 человек (если участников больше, то целесообразно подготовить два комплекта карточек). Целесообразно сдвинуть 4 стола, чтобы удобно было раскладывать карточки. Если в компании есть плоттер, то можно заранее распечатать схему, представленную рис. 2. Если нет, то достаточно просто распечатать схему орг. структуры (3–4 шт.).
Сценарий деловой игры «Процессный пазл»:
- Подготовить карточки, схемы и рабочие столы.
- Создать рабочие группы по 6–8 руководителей.
- Кратко рассказать кейс («компания производит чайники», функциональные процессы), раздать карточки (предварительно перемешав их, как карты). Если играют
топ-менеджеры крупной компании, то карточки можно предварительно разложить по функциональным подразделениям для экономии времени. Но это делать нежелательно. Первичное раскладывание карточек нужно для первого знакомства с компанией. Обязательно нужно сказать, что реструктуризация компании не предполагается,т. е. нельзя менять схему орг. структуры. - Задание № 1. Необходимо разложить карточки с процессами по функциональной принадлежности,
в т. ч. для руководителей верхнего уровня (10–12 минут). - Задание № 2. В группе создать две подгруппы по 3–4 человека:
- задание для подгруппы № 1 — собрать пазл — сквозной процесс «Подготовка
технико-коммерческого предложения для клиента». Можно слегка намекнуть на возможные границы этого процесса, но не делать всю работу за участников; - задание для подгруппы № 2 — собрать пазл — сквозной процесс «Разработка нового изделия (от идеи до постановки на производство»);
- объявить для всех, что если
кому-то потребуется карточка, но она уже занята другой группой, то можно взять пустую карточку и написать на ней необходимое название (такое же, как на существующей карточке!).
- задание для подгруппы № 1 — собрать пазл — сквозной процесс «Подготовка
- По факту готовности сквозных процессов:
- сфотографировать выложенные группами «пазлы»;
- вывести фото с пазлами на большой экран (через проектор); если группа одна, то можно обсуждать результаты работы прямо на рабочем столе;
- группы докладывают результаты сборки сквозных процессов из функциональных процессов;
- ведущий находит несоответствия в сквозных процессах, удаляя ненужные или добавляя нужные процессы, объясняет допущенные ошибки.
- Подведение итогов игры.
Ниже на фото показано, как это всё выглядит «вживую» во время игры.
Фото. Во время игры. Раскладывание карточек с функциональными процессами.
Фото. Во время игры. Анализ и сборка сквозных процессов.
Кроме указанных выше двух сквозных процессов с использованием карточек можно выложить еще несколько сквозных процессов, например, «Согласование договора».
На следующем фото представлен результат сборки сквозного процесса «Подготовка
Фото. Сквозной процесс «Подготовка
Для тех
В качестве опции, после выкладки сквозных процессов можно предложить участникам игры сделать еще следующее:
- Выложить еще несколько ключевых сквозных
бизнес-процессов компании. - Определить, какие процессы являются чисто функциональными, и не вошли ни в один сквозной процесс (можно пометить карточки с такими процессами красными стикерами).
- Определить, какие процессы не соответствуют по уровню остальным (слишком детальные).
- Определить, какие процессы (даже функциональные!) вовсе не являются процессами и выделены вследствие субъективного видения руководителей компании.
- Предложить разработать систему целей и показателей для управления сквозными процессами.
- Предложить продумать возможные направления изменения организационной структуры компании.
По итогам проведения игры важно, на мой взгляд, обсудить с участниками следующие ключевые моменты:
- Обсудить понятие границ процесса (по входам/выходам и условиям старта и завершения процесса (необходимо объяснить понятие событий разного типа).
- Обсудить понятие уровня декомпозиции, затронуть наличие в пазле неадекватных процессов (типа «Участие в…."
и т. п. ). - Отметить момент, что некоторые функциональные процессы могут быть многократно использованы в нескольких сквозных процессах в связи с чем возможен конфликт по ресурсам.
- Обсудить, кто из руководителей в этом учебном примере может стать владельцем сквозного процесса; отметить подробно проблемы в определении ответственности и полномочий владельцев процессов.
- Обсудить ключевые решения, которые должны принять
топ-менеджеры для практического внедрения процессного управления в организации:- определение ключевых сквозных
бизнес-процессов ; - определение владельцев процессов и наделение их реальными полномочиями и ответственностью.
- определение ключевых сквозных
Заключение
Вы можете использовать игру в том виде, как она разработана с существующим набором карточек (см. файл MS Visio, доступ для зарегистрированных пользователей портала finexpert.ru). Либо — провести анализ деятельности структурных подразделений вашей компании, выявить функциональные процессы, подготовить новые карточки и организовать игру с учетом вашей специфики. Но делать это нужно аккуратно, четко понимая, какие именно функциональные процессы вы определили (соответствие по уровням), какие «ошибочные» пазлы специально включили в состав карточек.
Сделать всё это вы можете сами силами внутреннего подразделения орг. развития (Процессный офис, отдел СМК) или пригласить автора статьи с его
Так же можно провести игру в рамках
Автор будет признателен за отзывы по результатам игр, которые вы проведете, а также за проверенные практикой предложения по дополнению (возможно, изменению) сценария игры.
Успехов при внедрении системы процессного управления!
Опубликовано по материалам:
http://finexpert.ru/view/delovaya_igra_protsessnyy_pazl/945
Ноябрь 2018 г.
Поделиться: