«Business Studio + DIRECTUM» — новая формула эффективного управления бизнес-процессами

Группа компаний «Современные технологии управления» представила обновленную версию широко известного программного продукта для поддержки процессного управления — системы бизнес-моделирования Business Studio 3.6. Продолжая инновационные разработки, ГК «СТУ» расширяет функциональные возможности системы, решив задачу построения комплексной системы управления, включающей, наряду с инструментами проектирования и аналитики, автоматизацию ключевых бизнес-процессов компании.

Повсеместное и всепроникающее присутствие информационных технологий уже стало привычной реальностью. Очевидно, что их активное применение — серьезный ресурс повышения эффективности, но без грамотно спроектированной системы управления компании — ресурс бесполезный.

Сегодня широкому кругу управленцев и собственников бизнеса хорошо знакомы понятия «бизнес-процесс» и «процессное управление». Понимание деятельности компании как совокупности некоторого количества бизнес-процессов (т. е. наборов действий, которые регулярно выполняются в организации для получения заданного результата), уже не носит революционного характера, постепенно становясь повседневной практикой разных по масштабу компаний. И рано или поздно настает такой момент, когда в результате воздействия внешних (неблагоприятная рыночная конъюнктура, появление сильного конкурента и др.) или внутренних (рост себестоимости продукции, повышение доли брака и т. п.) факторов руководство компании осознает, что для дальнейшего успешного развития необходимо повышение эффективности бизнес-процессов. Задача это комплексная, и в сегодняшнем мире ее решение невозможно представить без организации системы управления, основанной на разумном использовании современных информационных технологий.

Однако автоматизация, требующая серьезных ресурсов для подготовки и внедрения, сама по себе недостаточна. Всё больше компаний приходят к пониманию того, что на пути построения эффективной современной системы управления с высоким уровнем автоматизации процессов логически верным первым шагом является создание бизнес-модели организации. Именно проектирование бизнеса «сверху вниз», от стратегических целей к исполняемым бизнес-процессам операционного уровня, позволяет выстроить стройную, непротиворечивую и продуманную архитектуру бизнеса, сформировав систему необходимых и достаточных бизнес-процессов и их операций. Только при наличии такой целостной картины руководитель может быть уверен в том, что ресурсы, выделенные на автоматизацию, не станут статьей бесполезных расходов, а позволят сделать рывок вперед, изменив качество управления предприятием. Стремление предприятий к осмысленной автоматизации процессов обусловило вектор дальнейшего развития ИТ-индустрии в направлении интеграции программных средств поддержки проектирования и автоматизации систем управления.

И именно поэтому ГК «Современные технологии управления», обладая солидным опытом управленческого консалтинга и компетенциями в области разработки специализированного программного обеспечения, сегодня ориентируется на создание интегрированных решений. В качестве основного направления развития EA-системы Business Studio выбрано расширение возможностей взаимодействия с другими информационными системами предприятия — ERP, CRM и, в первую очередь, — BPM-системами.

Оба класса систем предназначены для работы с бизнес-процессами: в системе класса EA (Enterprise Architecture) бизнес-процессы моделируются и регламентируются, в поле зрения же BPM-системы (Business Performance Management) находится администрирование исполнения бизнес-процессов. Но важно еще раз отметить, что задачей BPM-системы не является обеcпечение оптимальности и эффективности компании в целом. BPM-система настраивается на определенные бизнес-процессы и, если эти процессы неоптимальны, велика вероятность того, что автоматизация не оправдает тех надежд, которые на нее возлагались. Поэтому с практической точки зрения крайне важно понимать важность предварительного проектирования системы бизнес-процессов предприятия.

Взаимодополняемость EA и BPM систем дает возможность построить «бесшовную» ИТ-систему, позволяющую автоматизировать полный цикл создания и развития системы управления компании на основе процессного подхода.

Рис. 1. Полный цикл управления

В ответ на многочисленные обращения клиентов для реализации этой концепции было принято решение о технологическом партнерстве с ведущим разработчиком программного обеспечения в области электронного документооборота и управления контентом предприятия — компанией DIRECTUM. Результатом совместной работы ГК «Современные технологии управления» и компании DIRECTUM стало уникальное интегрированное решение «Business Studio + DIRECTUM» на базе продуктов двух классов — EA (Enterprise Architecture) и ECM (Enterprise Content Management).

Рассмотрим подробнее реализацию цикла создания и развития системы управления компании с помощью данного интегрированного решения.

1. Проектирование системы управления

Business Studio позволяет осуществить сквозное проектирование системы управления от стратегических целей до должностных инструкций конкретных исполнителей.

Для формализации стратегии традиционно используются Стратегические карты и Сбалансированная система показателей (BSC). Дерево целей компании фиксируется в стратегической карте, а достижение этих целей в запланированные сроки может быть измерено благодаря разработанным показателям.

Регулярная деятельность по реализации стратегии и достижению поставленных целей — это система бизнес-процессов компании. Для проектирования бизнес-процессов и построения бизнес-модели Business Studio предоставляет наиболее востребованные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), EPC (Event Driven Process Chain). Совершенствование этих инструментов продолжается — в версии 3.6 диаграмма Процедура пополнилась графическим элементом «Этап», расширившим наглядность представления процесса.

Также в новой версии Business Studio стало еще удобнее работать с организационными диаграммами — появилась возможность выбирать типы отображаемых на диаграмме элементов (только должности, только подразделения, должности и подразделения), а также быстро изменять типы связей подчинения.

2. Внедрение

Чтобы спроектированная система управления начала приносить реальные плоды, необходимо:

1. Донести новые правила работы до сотрудников и обеспечить возможность постоянного доступа к регламентирующим документам;
2. Настроить BPM систему на исполнение спроектированных бизнес-процессов.

Правила работы компании фиксируются в таких документах, как регламенты процессов, положения о подразделениях и должностные инструкции. Business Studio эффективно справляется с формированием данных регламентирующих документов, кардинально сокращая затраты времени и сил на их разработку. Чтобы познакомить сотрудников с регламентами, ранее в Business Studio использовался HTML-навигатор. Теперь же интеграция с EСM-системой DIRECTUM предоставляет новые возможности: вся регламентирующая документация, сформированная в Business Studio, легко выгружается в DIRECTUM и сразу же включается в документооборот. DIRECTUM, являясь специализированной системой автоматизации, обеспечивает согласование, хранение и удобный доступ к документам. При этом, находясь в Business Studio, с помощью специальных пунктов меню можно отслеживать и открывать любые документы, размещенные в системе DIRECTUM.

В новой версии Business Studio 3.6 впервые реализована поддержка формата XPDL, являющегося отраслевым стандартом передачи схем процессов. Это позволяет выполнить значительную часть настройки DIRECTUM на исполнение необходимых процессов, тем самым существенно сокращая время на их внедрение в работу компании.

Рис. 2а. Диаграмма процесса, сформированная в Business Studio

Рис. 2б. Диаграмма процесса после передачи в DIRECTUM

Благодаря возможности быстрого и удобного перехода от модели непосредственно к автоматизации процессов формируется действительно комплексная система управления предприятием.

3. Исполнение

Исполнение бизнес-процессов полностью обеспечивается системой DIRECTUM. Типовые маршруты DIRECTUM, полученные после передачи бизнес-процессов из Business Studio, запускаются по мере необходимости выполнить тот или иной процесс. DIRECTUM автоматически производит назначение и контроль выполнения заданий исполнителями, осуществляет движение электронных документов и другой информации от одного пользователя к другому.

Важным моментом является возможность пользователей в любой момент обратиться к регламентирующей документации, переданной из Business Studio, для правильного выполнения процесса.

4. Контроль

В новой версии Business Studio 3.6 появился модуль «Контроллинг бизнес-процессов», позволяющий подключаться к информационным системам предприятия, поддерживающим исполнение бизнес-процессов (BPM, ERP, CRM и другим). Модуль позволяет автоматически получать из них статистическую информацию о частоте запуска и фактической длительности бизнес-процессов. Своевременная информация о реальных, а не планируемых, параметрах протекающих процессов позволяет руководителям вовремя вмешаться в ситуацию.

В рамках интегрированного решения «Business Studio + DIRECTUM» выполнена настройка обеих систем для передачи статистической информации из DIRECTUM в Business Studio, что позволяет без дополнительных усилий использовать возможности получения и анализа статистики.

Эти статистические данные также актуальны для настройки модуля функционально-стоимостного анализа и имитационного моделирования. Их использование освобождает бизнес-аналитика от необходимости производить наблюдения за протеканием процесса, чтобы получить представление о количестве запусков процесса в день, а также о времени выполнения его операций.

5. Анализ

Модуль «Контроллинг бизнес-процессов» позволяет показать ненормальные отклонения времени выполнения бизнес-процесса.

Рис. 3. График средней длительности процесса

С помощью технологии drill-down (детализация данных путем декомпозиции процесса) возможно добраться до первопричин таких отклонений и понять, в каких именно операциях процесса существуют проблемы. Эти проблемы далее устраняются на этапе Проектирование и, таким образом, цикл замыкается.

Схема взаимодействия Business Studio и DIRECTUM

Business Studio и DIRECTUM автоматически детектируют наличие друг друга на компьютере и включают режим интеграции. В этом режиме доступны дополнительные пункты меню и возможности, системы вызывают функции и диалоговые окна друг друга по технологии OLE Automation, создавая пользователю комфортные условия работы.

Передача данных между системами является двусторонней: они могут обмениваться схемами процессов операционного уровня и общими справочниками (оргструктура, физические лица); из Business Studio в DIRECTUM передается на согласование и хранение регламентирующая документация; из DIRECTUM в Business Studio — статистические данные о выполнении процессов. Если в ходе работы в одной из систем вносятся изменения — данные в другой системе можно легко обновить, причем система автоматически генерирует отчет о расхождениях, что позволяет пользователю без дополнительных усилий контролировать актуальность имеющейся информации.

Рис. 4. Схема взаимодействия систем в рамках интегрированного решения «Business Studio + DIRECTUM»

Видео: Демонстрация интегрированного решения для управления бизнес-процессами «Business Studio + DIRECTUM»

Качественный скачок

Решая задачу повышения эффективности управления, компании сталкиваются с необходимостью принятия стратегических решений, наиболее важным из которых является применение процессного подхода. Его успешное внедрение сегодня практически невозможно без использования специальных программных средств, позволяющих провести все работы в разумные сроки и с высоким качеством.

Интеграция лидирующих в своих классах систем — Business Studio и DIRECTUM — обеспечивает комплексное применение наиболее передовых и эффективных методик и решений, что позволяет быстро выстроить оптимальную систему управления, работающую без сбоев. Интегрированное решение в полной мере реализует стратегически правильный алгоритм внедрения информационных технологий «сверху-вниз». Закладывая основы формирования единого информационного пространства предприятия, оно позволяет в короткие сроки получить эффект от автоматизации процессов в соответствии с разработанной моделью бизнеса, открывая неограниченные возможности качественной трансформации системы управления.

Выигрыш от использования интегрированного решения «Business Studio + DIRECTUM»

Таким образом, применение обеих систем вместе как интегрированного решения дает качественный скачок эффективности управления компанией и не имеет аналогов в России.

Коротко о других изменениях в Business Studio

В общей сложности в версию Business Studio 3.6 внесено более 200 изменений и улучшений, направленных на повышение продуктивности работы пользователей. Учитывая пожелания пользователей, в новой версии системы, помимо стандартных регламентов, предусмотрен набор упрощенных отчетов. Для большего удобства работы существенно расширены функции OLE Automation, появилась возможность встраивать элементы интерфейса Business Studio в другие приложения. Усовершенствован модуль «ФСА и имитационное моделирование» — теперь он позволяет моделировать потребление неограниченных ресурсов, например, электроэнергии.

Справка о компании DIRECTUM:

Компания DIRECTUM — ведущий разработчик программного обеспечения в области электронного документооборота. Компания DIRECTUM была создана в 2003 году на базе НПО «Компьютер» с целью активизации работы по продвижению, разработке и внедрению системы DIRECTUM.

DIRECTUM — это система электронного документооборота и управления взаимодействием. Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот.

DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow:

• Согласование документов;
• Обработка сложных заказов;
• Подготовка и проведение совещаний;
• Поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Качество и надежность DIRECTUM подтверждается сертификатами и лицензиями от ведущих мировых компаний и органов сертификации. Система менеджмента качества сертифицирована на соответствие требованиям международного стандарта ISO 9001.

Партнерская сеть DIRECTUM постоянно развивается и охватывает все основные регионы России и страны СНГ.

Март 2011 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Деловая игра «Процессный пазл»

Необходимость и преимущества графического описания бизнес-процессов

Опыт внедрения системы управления бизнес-процессами на платформе Business Studio в «Иркутской нефтяной компании»

Процессное управление с бирюзовым оттенком: оптимизация процесса управления бизнес-архитектурой банка в целях реализации гибких методологий