Business Studio 4.0: новое пространство бизнес-моделирования

Все последние годы система Business Studio развивалась главным образом в направлении расширения функционала. Она стала лидирующим продуктом в своем классе на рынке России и стран СНГ, позволяя осуществить полный цикл создания эффективной системы управления — от постановки целей, проектирования и оптимизации бизнес-процессов до контроля и анализа показателей.

В версии Business Studio 4.0 существенно усовершенствовано юзабилити системы: заметно сократилось количество шагов (кликов) при проектировании бизнес-моделей, отчетов и в других повседневных операциях, наиболее часто используемые функции системы теперь можно сделать легкодоступными из меню, подсказки по возникающим вопросам удается получить мгновенно благодаря появлению онлайн-справки. Не обошлось и без расширения функционала — в системе реализована поддержка еще одной нотации моделирования и появился дополнительный модуль для создания базы знаний Business Studio Portal.

Таким образом, можно выделить следующие крупные нововведения Business Studio 4.0:

Обновление интерфейса программы;
Создание Business Studio Portal;
Поддержка популярной нотации моделирования бизнес-процессов BPMN 2.0;
Онлайн-система справки;
Расширение модуля «Цели и Показатели» (ССП);
Улучшенный «Мастер отчетов».

Рассмотрим указанные новшества подробнее.

Одним их наиболее важных преимуществ продукта мы считали удобство работы и высокую скорость освоения специалистами. Именно поэтому к выходу новой версии Business Studio 4.0, наряду с новыми функциональными возможностями, было решено глобально переработать интерфейс системы в соответствии с современными требованиями дизайна и удобства.

Обновленный интерфейс Business Studio 4.0

При разработке нового интерфейса основной задачей стало улучшение условий работы пользователей в системе. Для этого особенно важно было повысить понятность интерфейса, упростить вызов нужных функций, а также привести внешний вид программы к современным стандартам. Изменения в интерфейсе Business Studio 4.0 призваны обеспечить, в первую очередь, экономию времени для пользователя, а также сделать работу в программе комфортнее.

Окно выбора баз данных

Информация, которая ранее располагалась в дополнительных окнах, теперь выведена сразу в таблицу выбора баз. Информацию о версии базы данных и используемом сервере лицензий сообщает всплывающая подсказка. При необходимости можно, минуя окно выбора, напрямую попасть в любую базу — достаточно создать ярлык на рабочем столе от любого соединения. Также поддерживаются стандартные возможности Windows: можно закрепить ссылку запуска баз в меню «Пуск» или панели задач.

Дизайн

В новой версии Business Studio впервые появилась возможность выбора темы оформления. Теперь пользователь сам решает, в какой цветовой гамме он предпочитает видеть интерфейс программы — возможны порядка 40 вариантов: от стандартной цветовой схемы, приближенной к стандартам web 2.0 для дизайна, до забавных «Весенней» темы или темы «Валентинка».

Для более удобного обзора имеющихся возможностей в главном меню теперь применяются ленты. Они помогают обеспечить настройку системы в соответствии с индивидуальными потребностями: есть возможность создавать новые пункты меню, а также формировать новые меню и давать права пользователям и их группам на различные меню. Таким образом, каждый пользователь может настроить меню под собственные нужды. Такая персонализация упрощает поиск функций и ускоряет изучение системы, в итоге пользователи смогут чувствовать себя увереннее при освоении Business Studio: доступ к часто используемым командам стал быстрее и удобнее.

Навигатор

В Навигаторе теперь используются вкладки, что ускоряет доступ к используемым справочникам и устраняет необходимость использования прокрутки. Пользователь может добавлять вкладки на любые справочники, которые по умолчанию отсутствуют в Навигаторе.

Также в Навигаторе появилась возможность групповых операций, которая облегчает работу с большими объемами информации.

Окно свойств

Параметры объектов теперь представлены в структурированном виде: они сгруппированы с помощью вкладок, а в рамках одной вкладки допускается использование групп параметров. Все эти возможности доступны при использовании редактора классов и параметров MetaEdit: достаточно в табличном виде указать параметр, тип и расположение, и система сама оптимально выстроит элементы.

Управление окнами

Значительно улучшен докинг — способ управления окнами. Теперь система подсказывает возможные области размещения окон, их можно расположить слоями. Появилась возможность одним кликом использовать для текущего окна всю эффективную область экрана.

Окно сообщений

Вместо привычного, но довольно назойливого окна сообщений, в новой версии появилась всплывающая в нижней части экрана подсказка, которая информирует о том, что сообщения есть, и с ними можно ознакомиться на специальной панели снизу. Удобно, что теперь в сообщении присутствует ссылка на объект, который нужно изменить, поэтому больше нет необходимости искать его отдельно.

Сообщения также могут содержать ссылки на статьи справочной системы. Система онлайн-справки впервые появилась в Business Studio 4.0.

Диаграммы

Новая, очень востребованная пользователями возможность при работе с диаграммами, — вывод параметров объектов на диаграмме, причем вывести на диаграмму можно не только простые параметры, но и списки. Информация на диаграмме автоматически обновляется при изменении параметров.

Режим автоматического связывания элементов теперь доступен на всех диаграммах. Также на диаграммах процессов всех нотаций для подпроцессов теперь отображается, декомпозированы ли они.

Business Studio Portal

Business Studio Portal обеспечивает принципиально новые возможности формирования базы знаний о бизнес-процессах в компании и удобного распространения регламентирующей документации среди сотрудников.

Возможности работы с информацией в Business Studio Portal

Business Studio Portal — веб-портал, позволяющий сотрудникам из любой точки мира обращаться к базе знаний компании, содержащей всю необходимую для работы регламентирующую документацию. Портал можно просматривать с помощью любых браузеров и устройств, существует мобильная версия. Portal поддерживает разграничение прав доступа, полнотекстовый поиск и систему гиперссылок между документами, это делает работу с ним быстрой и комфортной для сотрудников. Наличие данного модуля существенно выделяет Business Studio в ряду программ для моделирования бизнес-процессов.

После авторизации на портале сотрудник попадает на свою Персональную страницу. На ней собраны все необходимые ссылки для быстрого перехода к нужной информации и документам: «Описание должности», «Должностная инструкция», «Описание подразделения сотрудника» и другие отчеты. Набор ссылок на персональной странице можно настраивать под нужды компании, также и каждый сотрудник может формировать свой собственный раздел «Избранное».

В разделе «Бизнес-модель компании» сотрудники могут работать с документами и отчетами, размещенными на портале. Для удобного перемещения между документами поддерживаются гиперссылки, причем сотрудник видит только те из них, по которым имеет право перейти.

Любой документ или отчет, размещенный на портале, сотрудник может:

Открыть и сохранить на диске в форматах Microsoft Office (DOCX или XLSX) или Adobe Portable Document Format (PDF);
Прислать в виде ссылки письмом другому сотруднику;
Поместить в свой раздел «Избранное» на персональной странице;
Распечатать.

Одновременно с предоставлением нужной информации портал собирает статистику посещения страниц, а также дает возможность сотрудникам поставить оценку полезности того или иного документа. Это позволяет бизнес-аналитикам анализировать посещаемость портала и качество размещенной на нем информации. Существует система оповещений сотрудника об обновлениях портала, которая настраивается индивидуально.

Портал поддерживает функцию полнотекстового поиска, что делает поиск нужной информации более удобным.

Портал позволяет задавать в условиях поиска:

Место расположения поискового запроса (везде, в теле документа, в названии элемента);
Тип совпадения поискового запроса;
Справочники, в которых будет осуществляться поиск.

В результатах поиска портал выдает пользователю только доступную в соответствии с его правами в системе информацию.

Помимо оперативного и удобного распространения регламентирующей документации, Business Studio Portal предоставляет дополнительные возможности:

Сбор и контроль значений показателей бизнес-процессов;
Сбор и анализ предложений сотрудников по улучшению бизнес-процессов.

Работа с показателями в Business Studio Portal

Портал позволяет вносить плановые или фактические значения показателей в базу данных Business Studio через интернет-браузер. Введенные данные будут сразу доступны на портале для контроля и анализа ответственными лицами.

Текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании ответственные лица наглядно видят с помощью цветового сигнализатора «Статус». Сигнализатор светится зеленым, когда показатель в пределах заданной нормы, желтым — при выходе в «тревожную» зону, и красным — при попадании в критическую зону значений. Также можно увидеть положение показателя относительно заданных границ. Руководителю демонстрируется тренд показателя — рост или снижение по сравнению с предыдущим периодом.

Можно произвести декомпозицию рассчитываемого показателя вплоть до самого нижнего уровня и найти тот показатель, который вызвал отклонение. Также в Портале можно посмотреть динамику изменений показателей.

Аналогичным образом контролируется и достижение целей компании. Оценка достижения целей рассчитывается автоматически на основе значений показателей, привязанных к ней. Также можно осуществлять контроль достижения сразу всех целей с помощью стратегической карты.

Анализ предложений сотрудников

Вовлечение сотрудников в улучшение компании — залог ее успешного развития: ведь именно персонал компании видит все нелогичные и неоптимальные факторы в своей работе. Предоставить людям возможность высказать свои замечания и предложения — это сделать их работу более осмысленной и дать чувство сопричастности к компании. Компания при этом получает ценнейшую информацию для анализа.

Business Studio Portal позволяет всем сотрудникам принять участие в обсуждении бизнес-процессов компании. Они могут высказывать свои замечания и предложения на странице конкретного бизнес-процесса. Уведомление о появлении сообщений сразу же направляется владельцу бизнес-процесса и ответственному за процесс бизнес-аналитику. Результаты анализа предложений сотрудников могут быть использованы для внесения изменений в бизнес-архитектуру компании.

Business Studio Portal может быть развернут как внутри компании, так и на любой внешней площадке. Все необходимое для этого программное обеспечение содержится в базовой поставке Business Studio. Стиль оформления портала можно менять, также можно разместить в системе логотип своей компании.

Способы публикации информации на портале

Система позволяет настроить несколько режимов обновления отчетов на портале:

По расписанию. Например, на начальном этапе работ, когда происходят ежедневные изменения в бизнес-модели, для предоставления сотрудникам свежей информации эти изменения публикуются каждую ночь;
По требованию. В случае, если есть важные изменения и необходимо их оперативно опубликовать, по запросу пользователя портал переформируется заново в соответствии с имеющейся информацией о бизнес-процессах.

Во время обновления портала, если изменения некритичны, можно разрешить использовать прежние регламенты до момента их замены новыми. Если же работать по старым регламентам уже нельзя, то их необходимо удалить — в таком случае пользователь, обратившийся к отчету, получит сообщение о том, что регламент формируется и может либо дождаться окончания его формирования, либо получить уведомление о готовности отчета на свой e-mail.

Для каждого отчета есть возможность задать «время жизни» конкретного отчета. Если время жизни не задано, то переформирование отчета происходит только при полном обновлении портала. Если же время жизни задано, то актуальность отчета через указанный промежуток времени истекает, и при обращении к нему пользователя он будет автоматически переформирован. Это особенно удобно для отчетов по показателям и целям.

Путем комбинации опций можно получить удобные режимы формирования для разных типов регламентов. Например, для базовых отчетов использовать формирование при обновлении портала, для использующихся эпизодически — режим «по требованию», для регулярно обновляющихся — задать время жизни отчета и режим обновления по требованию. Это позволяет решить задачу минимизации нагрузки на сервера и сокращения времени формирования отчетов. При публикации на портале новых версий бизнес-процессов все участники бизнес-процессов получают об этом уведомления.

Для компаний больших размеров очень важно предусмотреть возможность достаточно оперативного обновления больших массивов данных: при обновлении бизнес-процессов количество формируемых отчетов может достигать 20 000. Благодаря возможности подключения к формированию отчетов дополнительных серверов или компьютеров бизнес-аналитиков (во внерабочее время) затраты времени на формирование портала можно снизить многократно.

Разграничение прав пользователя

Если в организации работает достаточно большое число сотрудников, например, 1000 человек, настраивать права доступа к порталу каждому индивидуально нецелесообразно с точки зрения затрат времени. Поэтому система поддерживает механизм назначения ролевых прав для всех руководителей и для всех сотрудников. Примеры ролевых прав: любой руководитель подразделения может видеть все процессы своих подчиненных; любой сотрудник может ознакомиться со своими смежными процессами. Всего реализовано около 20 видов подобных ролевых прав.

Нотация BPMN 2.0

Особенностью нотации BPMN 2.0, появившейся в качестве стандарта моделирования в 2011 году, является то, что она предназначена как для моделирования бизнес-процессов, так и для их исполнения. Она доступна для понимания и удобна как бизнес-аналитикам, так и разработчикам, которые занимаются автоматизацией исполнения процессов. Рост популярности этой нотации в течение последних лет и многочисленные обращения пользователей не остались без внимания, и, начиная с версии 4.0, в системе Business Studio можно использовать эту нотацию класса workflow для моделирования бизнес-процессов.

В программе для моделирования бизнес-процессов Business Studio представлено 2 типа диаграмм BPMN 2.0 — диаграммы процессов и диаграммы взаимодействия процессов. Используются следующие графические элементы: процессы, события, шлюзы; 3 типа стрелок: поток управления, поток сообщений, ассоциации; объекты: документы, информация, сообщения, базы данных. Важно, что в Business Studio все элементы диаграмм BPMN являются объектами базы данных. Поэтому для процесса BPMN можно автоматически сформировать регламент и другие отчеты.

В Business Studio в нотации BPMN можно строить иерархическое дерево процессов, т. е. поддерживается декомпозиция.

Поскольку BPMN используется для представления алгоритма выполнения процесса, эта нотация применяется преимущественно для описания процессов нижнего уровня, особенно со сложной логикой исполнения. При необходимости экспорта схемы процесса из Business Studio в BPMS-систему можно воспользоваться стандартом XPDL.

Система онлайн-справки

Впервые за всю историю Business Studio вся необходимая информация по использованию системы предоставлена пользователям в максимально удобном виде онлайн-справки. Для размещения справки в Интернете был использован Wiki-подобный движок. Теперь не нужно обращаться ни к каким бумажным инструкциям — всё стало доступно сразу из программы: в нужном месте представлена необходимая контекстная помощь. Справка может размещаться и локально: при вызове Business Studio осуществляется настройка направления запроса — на компьютер пользователя или на сайт http://businessstudio.ru/wiki

Преимущество получения справки с сайта Business Studio заключается в том, что статьи там оперативно обновляются, включают ответы на вопросы пользователей, и, таким образом, там постоянно актуализируется база знаний. Локальная справка удобна, если нет постоянного доступа в интернет. Пакет справки на пользовательском компьютере можно обновлять через интернет с необходимой периодичностью.

В одной системе справки собраны все документы: руководства пользователя и технического специалиста, а также методическая документация. Вызов справки осуществляется традиционно — с помощью клавиши «F1». Пользователь может выбрать просмотр справки по интерфейсу системы или по текущему справочнику. Поддерживаются все возможности Википедии: поиск, тэги, путь к документу и т. д.

Система поддерживает экспорт материалов в PDF-файл, при необходимости их можно использовать и в печатном виде.

Модуль «Цели и Показатели» (ССП)

В новой версии существенно переработан один из важнейших модулей для проектирования системы управления — модуль системы целей и показателей. Целью доработок модуля работы с целями и показателями стало предоставление руководителю понятного и удобного инструмента для оперативной оценки состояния компании и степени достижения ее стратегических целей. В новой версии Business Studio достижение цели можно оценить на основе ее показателей, причем с учетом веса показателей. Также появилась возможность наглядно отображать оценки целей на стратегических картах. Это удобно при интегральной оценке состояния компании, так как позволяет наглядно вывести на одной диаграмме краткие отчеты по всем целям и показателям. Одновременно можно увидеть:

Период;
Значение оценки выполнения показателя;
Значение оценки достижения цели.

Система позволяет использовать разные типы показателей достижения целей в зависимости от желаемого тренда: «чем больше — тем лучше», «чем меньше — тем лучше», «удержание в границах», с оценкой выполнения показателей в процентах. Модуль целей и показателей тесно интегрирован с Business Studio Portal, поэтому у сотрудников появились удобные возможности по вводу фактических значений показателей, за которые они отвечают, а у руководителей — по оперативному контролю и анализу показателей в реальном времени благодаря реализации вывода отчетов по целям и показателям в один клик.

Новый Мастер отчетов

Мастер отчетов Business Studio, позволяющий создать практически любой документ на основе хранящихся в системе данных, является важным конкурентным преимуществом системы Business Studio, так как позволяет пользователям без специальной ИТ-подготовки разрабатывать собственные документы. Поскольку Мастер отчетов — один из наиболее часто используемых модулей, в версии Business Studio 4.0 он был существенно доработан с целью сделать работу по настройке отчетов проще и быстрее. В рамках стратегии, ориентированной на максимально удобный для пользователей интерфейс, настройка внешнего вида и содержания создаваемых документов стала практически полностью проводиться в редакторе MS Word. В отчетах поддерживаются все настройки MS Word, таким образом, пользователь может получить документ, полностью отвечающий его потребностям как содержательно, так и с точки зрения оформления. Дополнительно были упрощены формы документов, формируемых системой Business Studio по умолчанию, чтобы сделать работу сотрудников с ними более простой и удобной.

Для ускорения работы в новом Мастере отчетов появилась возможность копировать привязки между отчетами, копируя и вставляя блоки шаблона непосредственно в MS Word.

Если шаблон отчета имеет сложную структуру и большой объем, можно вызвать на просмотр дерево привязок, где доступны возможности поиска привязки в тексте шаблона, а также быстрого доступа к свойствам привязки с помощью контекстного меню.

По оценке экспертов, благодаря глубокой переработке модуля, проектирование отчетов в новой версии Business Studio занимает на 40% меньше времени. Также в новой версии проведена оптимизация времени формирования отчетов, вследствие этого формирование ускорилось примерно в 2 раза.

Коротко о других изменениях в Business Studio

В общей сложности версия Business Studio 4.0 получила более 1500 изменений и улучшений, совершенствующих работу с системой. Из крупных изменений также можно отметить:

Регламентирующие документы — переработаны и упрощены формы отчетов, поставляемые вместе с Business Studio.

Модуль ФСА — введен новый тип ресурса «Постоянный расход» позволяющий учесть в стоимости процесса, например, такие постоянные расходы, как аренда здания или зарплата руководящих сотрудников. Также доработаны существующие возможности модуля.

Редактор RTF — редактор форматирования текста стал значительно более мощным.

Март 2013 г.