Структура данных СМК
Все основные данные, относящиеся к СМК, собраны в меню Главное меню → СМК.
Также для разработки СМК используется группа справочников "СМК" (Навигатор → вкладка Управление) (Рис. 2).
Действующая СМК должна соответствовать требованиям определенного стандарта. Для хранения этих требований или пунктов стандартов в группе справочников "СМК" предназначен иерархический справочник "Стандарты" (Рис. 3).
В этом справочнике по умолчанию приведены требования с текстами неофициальных изданий таких стандартов как: ISO 9001:2015, ГОСТ ISO 9001-2011, ISO 9001:2008, ISO/TS 16949:2009 и ISO 14001:2015. При возникновении необходимости построить систему управления, соответствующую требованиям другого стандарта, папку этого стандарта и его требования всегда можно добавить в этот справочник.
Окно свойств стандарта или его требования (Рис. 4) открывается при помощи кнопки 
панели инструментов Навигатора.
Для описания того, как выполняются требования стандарта, нужно каждый пункт стандарта связать:
- с процессами, при выполнении которых осуществляется реализация требований пункта стандарта;
- с субъектами, являющимися ответственными за выполнение требований пункта стандарта. Владельцы процессов, при выполнении которых реализуется требование, автоматически считаются ответственными за выполнение данного требования. Таких субъектов не нужно добавлять на вкладку Состав, если процессы на вкладку уже добавлены;
- с документами, в соответствии с которыми осуществляется выполнение требований пункта стандарта.
Ознакомитесь, пожалуйста, с параметрами, которые заполняются в Окне свойств требования или пункта стандарта.
- Код
- Название
- Текст пункта стандарта
- Описание
- Комментарий
- Состав
Заполнение вкладки Состав в свойствах требования (пункта) стандарта может осуществляться путем переноса нужного элемента на вкладку из соответствующего справочника Навигатора.
На практике может возникнуть такая ситуация, когда в одной базе данных будет храниться информация по нескольким компаниям. Т.е. будет существовать несколько моделей или папок (например, по числу компаний) в основных справочниках Навигатора: Процессы, Субъекты, Документы, Цели и показатели. В каждой папке также может существовать несколько моделей процессов, несколько организационных структур по различным подразделениям, несколько папок документов, относящихся к одной компании. В справочнике "Стандарты" один пункт одного стандарта хранится в единственном экземпляре, чтобы не копировать этот пункт для каждой компании. Следовательно, с одним пунктом стандарта может быть установлена связь с процессами, субъектами и документами различных компаний. Причем эти процессы могут называться одинаково (разница может быть только в префиксе модели).
Для того чтобы не допустить путаницы, существует специальный справочник "Пакеты документации", который позволяет отфильтровать среди всех процессов, субъектов и документов, связанных с пунктом стандарта, только те, которые относятся к заданной компании. Для этого в свойствах элемента справочника "Пакеты документации" в параметре "Стандарт" нужно указать стандарт, с требованиями которого будет связана СМК, ассоциированная с данным пакетом. На вкладке Состав указываются те процессы, субъекты и папки документов верхнего уровня, которые сами связаны с требованиями указанного стандарта, а также их потомки тоже могут быть связаны с требованиями этого стандарта.
Ознакомитесь, пожалуйста, с параметрами, которые заполняются в Окне свойств пакета документации.
- Название
- Название организации
- Адрес организации
- Описание организации
- Стандарт
- Миссия
- Видение
- Политика в области качества
- Представитель руководства
- Состав
Справочник "Пакеты документации" используется для настройки данных компании для формирования документации СМК. Для формирования наиболее полной документации в состав пакета необходимо включить:
- процесс (процессы) верхнего уровня компании;
- субъект (субъекты) верхнего уровня компании;
- стратегическая карта (стратегические карты), отображающая(ие) цели компании;
- цели в области качества;
- папки, содержащие документы компании.
Выбрав в Навигаторе в иерархическом справочнике "Пакеты документации" пакет, связанный с интересующим стандартом, по нему можно открыть отчет "Требования стандарта". Описание отчета приведено в справочнике Отчёты объектов (Главное меню → Отчеты → Отчеты объектов) в папке Шаблоны отчётов → Отчёты СМК.
Подобный отчет может быть сформирован в формате MS Excel. Для этого от выбранного пакета документации необходимо сформировать отчет "Матрица ответственности". В этом отчете на пересечении требования стандарта и субъекта, ответственного за реализацию требования, ставятся символы:
- "В", если субъект связан с требованием стандарта посредством процесса (т.е. требование стандарта связано с процессом при помощи вкладки Состав в Окне свойств требования стандарта) и при этом является его владельцем. Символ "В" - это сокращенное наименование типа связи субъекта с процессом "является владельцем";
- "О", если субъект связан непосредственно с требованием стандарта (т.е. требование стандарта связано с субъектом при помощи вкладки Состав в Окне свойств требования стандарта). Изменить этот символ можно в Настройках для всех пользователей (Главное меню → Главная → Настройки для всех пользователей) на вкладке Основные в параметре Тип связи субъекта со стандартом СМК. По умолчанию данный параметр не выводится на показ. Его можно вывести при помощи пункта меню Настройка колонок в меню кнопки Действия. Подробнее работа по настройке колонок описана в статье Руководство пользователя → Меню окна свойств объекта.