Контроль за показателями и целями

Регулярный контроль за показателями позволяет компании понять, какова эффективность ее бизнес-процессов и понять в правильном ли направлении она движется на пути реализации стратегии. Для этого необходимо обеспечить:

• Регулярный сбор значений показателей.
• Возможность удобного контроля значений показателей и оценок достижения целей.

Business Studio обеспечивает своевременный сбор значений показателей следующими способами:

• Через Business Studio Portal, или сокращенно Портал. Портал позволяет вносить плановые или фактические значения показателей в базу данных Business Studio через интернет-браузер. Введенные данные будут сразу доступны для контроля и анализа ответственными лицами.
• Через рассылку и загрузку файлов Microsoft Excel. Система автоматически рассылает сотрудникам формы отчетов в формате Microsoft Excel по электронной почте, а затем загружает значения показателей из заполненных отчетов в свою базу данных. Кроме того, есть возможность загружать значения показателей и из отчетов в формате Microsoft Excel, созданных внешней информационной системой.

Контроль показателей осуществляется с помощью Business Studio Portal. На Портале ответственные лица наглядно видят текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании с помощью цветового индикатора "Статус". Индикатор светится зеленым, когда показатель в пределах заданной нормы, желтым – при выходе в "тревожную" зону, и красным – при попадании в критическую зону значений. Также можно увидеть положение показателя относительно заданных границ. Руководителю демонстрируется тренд показателя – рост или снижение по сравнению с предыдущим периодом.

В Портале можно посмотреть динамику изменений значений показателей. Графики покажут состояние показателей по каждому периоду на фоне заданных для периодов границ нормальных и тревожных значений. Наглядное представление трендов показателей позволяет предсказать, будет ли показатель соответствовать норме в следующем периоде, или требуется принять предупредительные меры. Аналогичным образом контролируется и достижение целей компании. Оценка достижения цели рассчитывается автоматически на основе значений показателей, привязанных к ней. Можно контролировать степень достижения сразу нескольких целей с помощью стратегической карты.

Для каждого пользователя Business Studio есть возможность задать права доступа к данным ССП таким образом, чтобы обеспечить защиту от несанкционированного изменения значений показателей, а также конфиденциальность данных (Рис. 1).

Рисунок 1. Взаимосвязь показателей, ответственных и контролирующих

Подробно об администрировании системы и настройке прав описано в главе Руководство пользователя → Администрирование системы. Наиболее часто при настройке прав к данным ССП встречается задача: обеспечить сотруднику доступ к показателям, целям и стратегическим картам в качестве контролирующего лица или лица, ответственного за ввод значений, при этом доступ к другим объектам системы запретить. Для этого нужно решить три задачи:

• Необходимо обеспечить пользователю доступ к тем справочникам, к которым у него должен быть доступ и запретить ему доступ к тем справочникам, к которым доступа быть не должно (например, сотрудники, работающие с целями, показателями и стратегическими картами не должны иметь доступа к процессам).
• Помимо доступа к справочнику, необходимо ограничить пользователя от доступа к отдельным параметрам справочника, будь то колонки или списки. Например, ответственному за ввод плановых значений показателя должно быть доступно для редактирования плановое значение в выбранном пользователем периоде, но не должно быть доступно корректирование настроек индикаторной линейки.
• Пользователь должен получить доступ к конкретным показателям, целям и стратегическим картам, с которыми он будет работать и не иметь доступа к тем, с которыми ему работать не надо. Например, пользователь, ассоциированный с физическим лицом "Парфенова Любовь Александровна", которая занимает должность "Главный бухгалтер", должен иметь доступ к показателю "Прибыль". Однако он не должен иметь доступа к показателю "Количество клиентов".

Первая и вторая задачи решаются с помощью настройки вертикальных прав, третья - с помощью настройки ролевых прав.

Поставка Business Studio содержит пример настройки вертикальных прав: две специально разработанные категории прав "Ограничения для контролирующих лиц" и "Ограничения для ответственных лиц".

Внимание! Категории прав "Ограничения для контролирующих лиц" и "Ограничения для ответственных лиц" нужно использовать только совместно с основной категорией прав, например, с категорией "Права администратора".

Назначение категорий прав для пользователя Business Studio выполняется в Настройках пользователя (Главное меню → Главная → Настройки пользователя), на боковой вкладке Права на вкладка Категория вертикальных прав. Назначение производит администратор системы Business Studio.

Пользователю с данной категорией прав в Окне свойств доступных ему показателей будут доступны для редактирования:

• Допустимые отклонения и критические значения.
• Параметр "Факт" на вкладке Фактические значения.
• Параметр "План" на вкладке Плановые значения.

В Окне свойств цели пользователь с данной категорией прав сможет редактировать значения параметров:

• "Допустимое отклонение".
• "Критическое значение".

Остальные параметры показателей и целей будут доступны только для чтения. Будут доступны к просмотру и редактированию диаграммы стратегических карт.

Ограничения на доступ к тем или иным объектам справочников "Цели", "Показатели" и "Стратегические карты" для каждого пользователя задается дополнительно путем добавления горизонтальных прав и/или включением механизма ролевых прав.

Чтобы правильно воспользоваться этой группой прав, необходимо пользователю назначить две группы прав: первую - основную, например: "Права администратора" и вторую - вспомогательную: "Ограничения для контролирующих лиц". См. также: Ограничение доступа к объектам ССП.

Категория прав предназначена для ограничений прав пользователя при работе с показателями и целями. Пользователю с данной категорией прав в Окне свойств показателя на вкладке Значения на вкладке Значения показателя будут доступны для редактирования:

• Параметр "Факт" на вкладке Фактические значения.
• Параметр "План" на вкладке Плановые значения.

Остальные параметры объектов справочника "Показатели" будут доступны только для чтения. Объекты справочников "Цели" и "Стратегические карты" будут доступны только для чтения.

Ограничения на доступ к тем или иным объектам справочников "Цели", "Показатели" и "Стратегические карты" для каждого пользователя задается дополнительно путем добавления горизонтальных прав и/или включением механизма ролевых прав.

Чтобы правильно воспользоваться этой группой прав, необходимо пользователю назначить две группы прав: первую, основную, например: "Права администратора" и вторую вспомогательную: "Ограничения для ответственных лиц". См. также: Ограничение доступа к объектам ССП.

Внимание! Пользователь, одновременно являющийся ответственным за ввод планового значения у одного показателя и контролирующим лицом другого показателя, должен получить категорию прав "Ограничения для контролирующих лиц". При этом по отношению к показателю, в котором он ответственен только за ввод планового или фактического значения, пользователь также получает права категории "Ограничения контролирующего лица".

В демонстрационной базе данных приведены примеры дополнительных категорий прав. Их можно загрузить в базу данных из файла "Примеры категорий пользователей ССП.xml" (скачать архив: Примеры категорий пользователей ССП). Импорт категорий прав осуществляется с помощью системного пакета импорта "СтартовыеСправочникиБаза". При импорте должны быть включены только последние 3 этапа импорта (№18-20). Подробнее об импорте с помощью пакетов импорта описано в главе Руководство пользователя → Импорт и экспорт данных с помощью пакетов импорта.

Для включения механизма ролевых прав для пользователя Business Studio необходимо:

1. Указать пользователя Business Studio как исполняющего роль контролирующего или ответственного лица. Для этого в справочнике "Настройки пользователя Business Studio" (Рис. 3) (Главное меню → Справочники → Все справочники → кнопка Показывать всё → Классы → Группа констант пользователей → Настройки пользователя Business Studio - кнопка Выбрать) указать связь пользователя Business Studio с физическим лицом из справочника "Физические лица". Эта настройка позволит пользователю унаследовать связи физические лица с целями, показателями и стратегическими картами.
2. В Окне свойств объекта справочника Настройки пользователя Business Studio на вкладке Права установить флажки для следующих параметров:
   • "Ограничить доступ пользователя к стратегическим картам";
   • "Ограничить доступ пользователя к показателям";
   • "Ограничить доступ пользователя к целям".

Рисунок 3. Окно справочника "Настройки пользователя Business Studio"

Внимание! Есть две возможности для пользователя Business Studio получить несанкционированный доступ к информации:

1. Пользователь может в Окне справочника "Настройки пользователя Business Studio" поменять привязку пользователя Business Studio к объекту справочника "Физические лица".
2. Может открыть доступ через изменение параметров в Окне свойств объекта справочника Настройки пользователя Business Studio на вкладке Права путем снятия флажков:
   • Ограничить доступ пользователя к стратегическим картам.
   • Ограничить доступ пользователя к показателям.
   • Ограничить доступ пользователя к целям.

Чтобы запретить эту возможность, рекомендуется давать доступ на изменение данных параметров только администратору системы Business Studio с помощью соответствующей категории прав. Подробно о настройке прав описано в главе Руководство пользователя → Навигатор.

Примеры:

• Пользователь Business Studio связан с физическим лицом "Парфенова Любовь Александровна", который связан с субъектом "Главный бухгалтер" как занимающий должность "Главный бухгалтер". Физическое лицо "Парфенова Любовь Александровна" назначено ответственным за ввод фактических значений показателя "Прибыль". Пользователю назначена дополнительная категория вертикальных прав "Ограничения для ответственных лиц" и включен механизм ролевых прав. Тогда пользователь Business Studio может войти в Business Studio Cockpit, выбрать пункт меню Мои показатели, найти показатель "Прибыль", открыть его свойства, зайти на вкладку Фактические значения (Окно свойств → вкладка Значения → вкладка Фактические значения) и внести фактические значения показателя "Прибыль". При этом ему будут недоступны для просмотра данные на вкладках Плановые значения и Значения показателя.
• Пользователь Business Studio связан с физическим лицом "Парфенова Любовь Александровна", который связан с субъектом "Главный бухгалтер" как занимающий должность "Главный бухгалтер". Субъект "Главный бухгалтер" назначен контролирующим лицом показателя "Затраты на привлечение одного клиента". Пользователю назначена дополнительная категория вертикальных прав "Ограничения для контролирующих лиц" и включен механизм ролевых прав. Тогда пользователь Business Studio может войти в Business Studio Cockpit, выбрать пункт меню Все показатели, найти показатель "Затраты на привлечение одного клиента" и открыть его свойства. Ему будут доступны данные на всех вкладках Плановые значения, Фактические значения и Значения показателя.

• Сбор значений показателей
  • Сбор значений показателей в Business Studio
  • Сбор значений показателей через Кокпит
  • Сбор значений показателей через Портал
• Анализ и оценка информации
  • Анализ данных в Business Studio
  • Анализ данных в Кокпите
  • Анализ данных в Портале
  • Отчеты