Сбор значений показателей в Business Studio

Business Studio позволяет постоянно обеспечивать сбалансированную систему показателей свежими данными и поддерживать ее в рабочем состоянии.

Одним из простых средств сбора значений показателей служат файлы MS Excel. Они рассылаются ответственным за ввод значений, которые вводят значения показателей в данных файлах. Затем значения показателей импортируются из файлов в базу данных Business Studio. Таким образом, механизмом сбора значений показателей являются так называемые рассылки, формируемые средствами Business Studio (Рис. 1).

Рисунок 1. Схема механизма сбора значений показателей при помощи рассылок

Подробно работа с рассылками описана в главе Руководство пользователя → Рассылки по электронной почте.

В соответствии с этим механизмом для выбранного физического лица из справочника "Физические лица" система выполняет поиск показателей из справочника "Показатели", для которых это физическое лицо указано ответственным за ввод плановых и/или фактических значений. Если такие показатели найдены, для физического лица формируется письмо с вложенным файлом MS Excel, а в теле письма приводится инструкция по заполнению этого файла. Файл MS Excel содержит таблицу с показателями, для которых требуется заполнить значения за рабочий период, который задается перед выполнением рассылки в Настройках пользователя (Главное меню → Главная → Настройки пользователя) на вкладке Дополнительно. Данное письмо с файлом отсылается по электронному адресу (E-mail), указанному в Окне свойств физического лица на вкладке Контакты. Подобные письма могут быть отправлены сразу нескольким физическим лицам.

Получатели писем знакомятся в письме с инструкцией по заполнению файлов MS Excel, заполняют в файлах плановые и фактические значения показателей и помещают их в определенную папку на сервере или присылают администратору системы Business Studio. Business Studio автоматически считывает файлы из папки и загружает значения показателей в свою базу данных. На этом этап сбора значений показателей заканчивается.

Рассмотрим более подробно механизм формирования рассылок в Business Studio.

Создание рассылки выполняется в справочнике Рассылки (Главное меню → Справочники → Все справочники → Классы → Рассылки → кнопка Выбрать) (Рис. 2).

Рисунок 2. Выбор справочника "Рассылки" для открытия

В Окне справочника рассылок необходимо создать новый объект нажатием на кнопку Новый . На экране будет открыто Окно свойств созданной рассылки. На Рисунке 3 приведен пример Окна свойств рассылки с заполненными параметрами.

Рисунок 3. Окно свойств рассылки

Для рассылки необходимо указать настройки, в соответствии с которыми будет выполняться рассылка. Для этого в параметре "Настройки" необходимо выбрать при помощи кнопки объект из справочника Настройки рассылки.

Если в этом справочнике еще нет ни одной настройки, необходимо создать новую настройку, заполнив все необходимые параметры, например, как показано на Рисунке 5.

Рисунок 5. Окно свойств настроек рассылки

В Окне свойств настроек рассылки заполняется название настроек, при помощи которых будет выполняться рассылка, настройки SMTP-сервера, обратный электронный адрес, который будет виден в отправляемых письмах в поле От, и на который при необходимости будут отправляться заполненные файлы MS Excel. В параметре "Использовать username/password" необходимо установить флажок, если используемый SMTP-сервер требует аутентификацию пользователя при отправке писем. При этом пользователю при запуске рассылки будет выдаваться окно для ввода имени и пароля, изображенное на Рисунке 6. Информацию об адресе и порте SMTP-сервера, а также о необходимости аутентификации, можно узнать у администратора сети компании или у Интернет-провайдера.

Рисунок 6. Окно Вход в систему

В тело рассылаемых писем вставляется содержимое отчета. Это содержимое формируется на основе отчета справочника "Отчеты объектов" (Главное меню → Отчеты → Отчеты объектов), который необходимо указать в качестве значения параметра "Отчет" в Окне свойств рассылки (см. Рис. 3).

В базе данных Business Studio создано три типовых отчета в справочнике "Отчеты объектов" (Окно справочника → папка "Шаблоны отчетов" → папка "ССП"), предназначенных для подстановки в тело письма рассылок ответственным за ввод значений:

• "Отчет для рассылки ответственным (план)" - используется для формирования тела письма ответственному за ввод плановых значений показателей;
• "Отчет для рассылки ответственным (факт)" - используется для формирования тела письма ответственному за ввод фактических значений показателей;
• "Отчет для рассылки ответственным (план_факт)" - используется для формирования тела письма ответственному за ввод плановых и фактических значений.

Пример письма, тело которого формируется на основе отчета "Отчет для рассылки ответственным (факт)", приведен на Рисунке 7.

Рисунок 7. Пример письма с телом письма на основе отчета "Отчет для рассылки ответственным (факт)"

Во всех отчетах указывается рабочий период, который был задан в Business Studio на момент формирования письма. Поэтому, если необходимо собрать фактические значения показателей за определенный период, следует сначала задать рабочий период в параметре "Рабочий период" в Настройках пользователя (Главное меню → Главная → Настройки пользователя) на вкладке Дополнительно, а затем сделать рассылку ответственным за ввод фактических значений.

В Окне свойств рассылки (см. Рис. 3) в параметре "Тема письма" необходимо указать тему, которая будет являться темой писем, сформированных на основе этой рассылки. Параметр "Тип рассылки" используется для фильтрации рассылок по темам. Значение этого параметра выбирается при помощи кнопки из справочника "Тип рассылки".

В Окне свойств рассылки на вкладке Файлы (см. Рис. 3) указывается список объектов справочника Файлы рассылок. На основании этих объектов создаются файлы, вкладываемые в рассылаемые письма.

В письма, рассылаемые ответственным за ввод значений показателей, вкладываются файлы в формате MS Excel, которые представляют собой отчеты в формате MS Excel, сформированные в Business Studio.

В базе данных Business Studio создано три типовых отчета в справочнике "Отчеты объектов" (Окно справочника → папка "Шаблоны отчетов" → папка "ССП"), предназначенных для использования в качестве вложения в письма рассылок ответственным за ввод значений:

• "Отчет для заполнения плановых значений для" используется для создания файла, вкладываемого в письма ответственному за ввод плановых значений показателей;
• "Отчет для заполнения фактических значений для" используется для создания файла, вкладываемого в письма ответственному за ввод фактических значений показателей;
• "Отчет для заполнения плановых и фактических значений для" используется для создания файла, вкладываемого в письма ответственному за ввод плановых и фактических значений.

В Окне свойств файла рассылки, который создается на основе отчета, сформированного Business Studio, должны быть заполнены следующие параметры:

• "Тип источника файла" - из выпадающего списка выбирается значение "Отчет", что означает, что в качестве файла будет подставляться сформированный отчет;
• "Отчет" - выбирается отчет из справочника "Отчеты объектов" при помощи кнопки .

В базе данных Business Studio создано три файла рассылки в справочнике "Файлы рассылок" (см. Рис.8), предназначенных для использования в рассылках ответственным за ввод значений:

• файл рассылки "Показатели - плановое значение" вкладывается в письмо ответственному за ввод плановых значений при выполнении рассылки ответственному за ввод плановых значений;
• файл рассылки "Показатели - фактическое значение" вкладывается в письмо ответственному за ввод фактических значений при выполнении рассылки ответственному за ввод фактических значений;
• файл рассылки "Показатели - плановое и фактическое значения" вкладывается в письмо ответственному за ввод плановых и фактических значений при выполнении рассылки ответственному за ввод плановых и фактических значений.

В итоге ответственный за ввод значений получает письмо с файлом в формате MS Excel, в котором в выпадающем списке в колонке Показатель может быть выбран любой из показателей, для которых он назначен ответственным за ввод значений. На Рисунке 9 приведен пример файла для ответственного за ввод фактических значений.

Рисунок 9. Файл для заполнения значений показателя

Рассылку ответственным за ввод значений можно выполнить:

1. Из Окна справочника Физические лица (Главное меню → Справочники → Физические лица), выделив физических лиц, которым нужно отправить рассылку, и нажав на гиперссылку Рассылка по выбранным.
2. Из Окна справочника Выполненные рассылки (Главное меню → Справочники → Все справочники → Классы → Выполненные Рассылки → кнопка Выбрать), выделив рассылку и нажав на гиперссылку Выполнить рассылку.

При выполнении рассылки из Окна справочника Физические лица от выделенных физических лиц будет предложено выбрать рассылку из справочника "Рассылки". На основе выбранной рассылки будет создан объект справочника "Выполненные рассылки" и откроется его Окно свойств(Рис. 11). Для настройки автоматического заполнения параметра "№ док-та" можно воспользоваться нумератором. Подробнее работа с нумераторами описана в главе Руководство пользователя → Нумераторы классов. Рекомендуется убедиться, что в Окне свойств рассылки на вкладке Список рассылки попали все нужные физические лица. После этого необходимо нажать на гиперссылку Выполнить рассылку, что приведет к выполнению рассылки писем на электронные адреса, указанные в контактах выбранных физических лиц. В качестве электронного адреса физического лица используется тот контакт, для которого значением параметра "Тип контакта" является "E-mail" или "Электронная почта". При необходимости аутентификации перед началом рассылки будет выдано окно для ввода логина и пароля.

Рисунок 11. Окно справочника "Выполненные рассылки"

В результате выполнения рассылки физическим лицам будут разосланы письма с прикрепленным файлом MS Excel с показателями, для которых данные физические лица указаны как ответственные за ввод значений. Если для параметра "Ответственный за ввод значений" определены и должность, и физическое лицо, то письмо будет отправлено только по контакту данного физического лица. Если же в параметре "Ответственный за ввод значений" указана только должность (физическое лицо не определено), и с этой должностью связано несколько физических лиц, то письмо будет отправлено на электронные адреса всех этих физических лиц.

Сотрудники, получившие эти письма, должны заполнить рассылаемые им файлы MS Excel и прислать их администратору по электронной почте, или должны сами выложить эти файлы в папку на жестком диске сервера.

В файле MS Excel показатель выбирается из выпадающего списка в колонке Показатель. Для открытия выпадающего списка нужно нажать на кнопку со стрелкой рядом с ячейкой (Рис. 12).

Рисунок 12. Заполнение файла с показателями

В файле MS Excel в колонке Дата периода указывается дата начала периода, за который вносится значение. Дата должна быть введена вручную.

Значение показателя вносится в колонке Фактическое значение или в колонке Плановое значение в зависимости от того, для заполнения каких значений был выслан данный файл ответственному за ввод значений.

Внимание! Если показатель имеет периодичность "день", а отчитываться по нему нужно раз в неделю, то пользователь должен самостоятельно создать соответствующее количество строк с нужным показателем в файле MS Excel.

Для осуществления импорта значений показателей в справочнике "Пакеты импорта" (Главное меню → Справочники → Все справочники → кнопка Показывать всё → Классы → Справочники импорта → Пакет импорта → кнопка Выбрать) созданы пакеты импорта:

• "Импорт плановых значений показателей" - пакет для импорта плановых значений из файлов MS Excel;
• "Импорт фактических значений показателей" - пакет для импорта фактических значений из файлов MS Excel;
• "Импорт плановых и фактических значений показателей" - пакет для импорта плановых и фактических значений из файлов MS Excel.

Внимание! Перечисленные пакеты импорта предназначены для импорта значений показателей, но не самих показателей. К моменту запуска импорта показатели, значения которых планируется загружать с помощью этих пакетов, уже должны быть созданы в базе данных.

Окно справочника "Пакеты импорта" приведено на Рисунке 13.

Рисунок 13. Окно справочника "Пакеты импорта"

Для импорта значений показателей в Business Studio администратор системы запускает автоматический импорт при помощи пункта меню Запустить Автоимпорт (Главное меню → ССП → Запустить Автоимпорт) (Рис. 14). В поле Каталог с файлами для обработки указывается та папка, в которую ответственные за ввод значений сохраняют файлы с заполненными значениями, а в поле Пакет импорта при помощи кнопки выбирается пакет импорта.

Рисунок 14. Окно запуска автоматического импорта

Те файлы, значения из которых были импортированы без ошибок, переносятся системой Business Studio в специальную папку "Обработанные" (Рис. 15). Эта папка создается автоматически.

Рисунок 15. Папка импорта

Если при импорте значений показателя из файла возникли ошибки, то этот файл переносится системой Business Studio в папку "Ошибки с логом". Эта папка создается автоматически.

Когда импорт значений показателей из всех файлов MS Excel закончен, и новые файлы пока не будут добавляться в папку на сервере, можно остановить автоматический импорт, нажав на кнопку Остановить (см. Рис. 14).

Более подробно работа с пакетами импорта описана в главе Руководство пользователя → Настраиваемый обмен данными с другими системами.