Здесь показаны различия между выбранной ревизией и текущей версией данной страницы.
— |
ru:bsc:develop:collection_evaluation_analysis_bs [2020/07/02 12:54] (текущий) |
||
---|---|---|---|
Строка 1: | Строка 1: | ||
+ | ====== Сбор значений показателей в Business Studio ====== | ||
+ | |||
+ | Business Studio позволяет постоянно обеспечивать сбалансированную систему показателей свежими данными и поддерживать ее в рабочем состоянии. | ||
+ | |||
+ | Одним из простых средств сбора значений показателей служат файлы MS Excel. Они рассылаются ответственным за ввод значений, которые вводят значения показателей в данных файлах. Затем значения показателей импортируются из файлов в базу данных Business Studio. Таким образом, механизмом сбора значений показателей являются так называемые рассылки, формируемые средствами Business Studio (Рис. 1). | ||
+ | |||
+ | [{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/lang_collection_evaluation_analysis_089.png?nolink |Рисунок 1. Схема механизма сбора значений показателей при помощи рассылок}}] | ||
+ | |||
+ | Подробно работа с рассылками описана в главе [[ru/manual/manual]] -> [[ru/manual/mail_delivery]]. | ||
+ | |||
+ | В соответствии с этим механизмом для выбранного физического лица из справочника "Физические лица" система выполняет поиск показателей из справочника "Показатели", для которых это физическое лицо указано ответственным за ввод плановых и/или фактических значений. Если такие показатели найдены, для физического лица формируется письмо с вложенным файлом MS Excel, а в теле письма приводится инструкция по заполнению этого файла. Файл MS Excel содержит таблицу с показателями, для которых требуется заполнить значения за рабочий период, который задается перед выполнением рассылки в **Настройках пользователя** ({{bslink>Главное меню → Главная → Настройки пользователя|ShowRibbonPageOrItem?4427c246-63c5-4592-8686-c46fcb4b0ef5;7574f0c6-15ff-49e1-87db-bfb96ae21d71:Item}}) на вкладке {{bslink>Дополнительно|ShowOnForm?cbdeb0a9-aa22-4b2b-937f-d43944be6632;c=017b5e1c-c557-4f97-bec6-2727c5c073d9,o=Tab}}. Данное письмо с файлом отсылается по электронному адресу (E-mail), указанному в **Окне свойств** физического лица на вкладке {{bslink>Контакты|ShowOnForm?fd9a28e6-a4ff-46f1-a215-777e07421547;p=68e34aea-c0be-4c41-9e14-fea054f3c329,o=Param}}. Подобные письма могут быть отправлены сразу нескольким физическим лицам. | ||
+ | |||
+ | Получатели писем знакомятся в письме с инструкцией по заполнению файлов MS Excel, заполняют в файлах плановые и фактические значения показателей и помещают их в определенную папку на сервере или присылают администратору системы Business Studio. Business Studio автоматически считывает файлы из папки и загружает значения показателей в свою базу данных. На этом этап сбора значений показателей заканчивается. | ||
+ | |||
+ | Рассмотрим более подробно механизм формирования рассылок в Business Studio. | ||
+ | |||
+ | ===== Создание рассылки ===== | ||
+ | |||
+ | Создание рассылки выполняется в справочнике **Рассылки** ({{bslink>Главное меню → Справочники → Все справочники|ShowRibbonPageOrItem?b60e3032-5e30-4907-af7c-ee223b861c4c;e0898973-85f2-49f2-a23c-4767c259be4c:Item}} -> **Классы** -> **Рассылки** -> кнопка **Выбрать**) (Рис. 2). | ||
+ | |||
+ | |||
+ | [{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/cmdt_collection_evaluation_analysis_090.png?nolink |Рисунок 2. Выбор справочника "Рассылки" для открытия}}] | ||
+ | |||
+ | В **Окне справочника** рассылок необходимо создать новый объект нажатием на кнопку **Новый** {{common/icons/06.png?nolink}}. На экране будет открыто **Окно свойств** созданной рассылки. На Рисунке 3 приведен пример **Окна свойств** рассылки с заполненными параметрами. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | [{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/cmdt_collection_evaluation_analysis_092.png?nolink |Рисунок 3. **Окно свойств** рассылки}}] | ||
+ | |||
+ | ==== Настройки рассылки ==== | ||
+ | |||
+ | Для рассылки необходимо указать настройки, в соответствии с которыми будет выполняться рассылка. Для этого в параметре "Настройки" необходимо выбрать при помощи кнопки {{common/3dot.png?nolink}} объект из справочника {{bslink>Настройки рассылки|ShowRepository?30ed7225-c2bd-436a-b187-b71bf18f3af6|edit}}. | ||
+ | |||
+ | Если в этом справочнике еще нет ни одной настройки, необходимо создать новую настройку, заполнив все необходимые параметры, например, как показано на Рисунке 5. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | [{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/cmdt_collection_evaluation_analysis_096.png?nolink |Рисунок 5. **Окно свойств** настроек рассылки}}] | ||
+ | |||
+ | В **Окне свойств** настроек рассылки заполняется название настроек, при помощи которых будет выполняться рассылка, настройки SMTP-сервера, обратный электронный адрес, который будет виден в отправляемых письмах в поле **От**, и на который при необходимости будут отправляться заполненные файлы MS Excel. В параметре "Использовать username/password" необходимо установить флажок, если используемый SMTP-сервер требует аутентификацию пользователя при отправке писем. При этом пользователю при запуске рассылки будет выдаваться окно для ввода имени и пароля, изображенное на Рисунке 6. Информацию об адресе и порте SMTP-сервера, а также о необходимости аутентификации, можно узнать у администратора сети компании или у Интернет-провайдера. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | [{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/lang_collection_evaluation_analysis_098.png?nolink |Рисунок 6. Окно **Вход в систему**}}] | ||
+ | |||
+ | ==== Тело рассылаемых писем ==== | ||
+ | |||
+ | В тело рассылаемых писем вставляется содержимое отчета. Это содержимое формируется на основе отчета справочника "Отчеты объектов" ({{bslink>Главное меню → Отчеты → Отчеты объектов|ShowRibbonPageOrItem?c639ba43-ff15-4caf-ab36-0d938fe0a7a3;21fcf3cb-1c42-4a13-b642-d2e6b02d3497:Item}}), который необходимо указать в качестве значения параметра "Отчет" в **Окне свойств** рассылки (см. Рис. 3). | ||
+ | |||
+ | В базе данных Business Studio создано три типовых отчета в справочнике "Отчеты объектов" (**Окно справочника** -> папка "Шаблоны отчетов" -> папка "ССП"), предназначенных для подстановки в тело письма рассылок ответственным за ввод значений: | ||
+ | * "Отчет для рассылки ответственным (план)" - используется для формирования тела письма ответственному за ввод плановых значений показателей; | ||
+ | * "Отчет для рассылки ответственным (факт)" - используется для формирования тела письма ответственному за ввод фактических значений показателей; | ||
+ | * "Отчет для рассылки ответственным (план_факт)" - используется для формирования тела письма ответственному за ввод плановых и фактических значений. | ||
+ | |||
+ | Пример письма, тело которого формируется на основе отчета "Отчет для рассылки ответственным (факт)", приведен на Рисунке 7. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | [{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/lang_collection_evaluation_analysis_100.png?nolink |Рисунок 7. Пример письма с телом письма на основе отчета "Отчет для рассылки ответственным (факт)"}}] | ||
+ | |||
+ | Во всех отчетах указывается рабочий период, который был задан в Business Studio на момент формирования письма. Поэтому, если необходимо собрать фактические значения показателей за определенный период, следует сначала задать рабочий период в параметре "Рабочий период" в **Настройках пользователя** ({{bslink>Главное меню → Главная → Настройки пользователя|ShowRibbonPageOrItem?4427c246-63c5-4592-8686-c46fcb4b0ef5;7574f0c6-15ff-49e1-87db-bfb96ae21d71:Item}}) на вкладке **Дополнительно**, а затем сделать рассылку ответственным за ввод фактических значений. | ||
+ | |||
+ | ==== Тема и тип рассылки ==== | ||
+ | |||
+ | В **Окне свойств** рассылки (см. Рис. 3) в параметре "Тема письма" необходимо указать тему, которая будет являться темой писем, сформированных на основе этой рассылки. | ||
+ | Параметр "Тип рассылки" используется для фильтрации рассылок по темам. Значение этого параметра выбирается при помощи кнопки {{common/3dot.png?nolink}} из справочника "Тип рассылки". | ||
+ | |||
+ | ==== Вложения рассылаемых писем ==== | ||
+ | |||
+ | В **Окне свойств** рассылки на вкладке **Файлы** (см. Рис. 3) указывается список объектов справочника {{bslink>Файлы рассылок|ShowRepository?ac180f12-dc08-4f55-9361-faa2ad9b8192|edit}}. На основании этих объектов создаются файлы, вкладываемые в рассылаемые письма. | ||
+ | |||
+ | В письма, рассылаемые ответственным за ввод значений показателей, вкладываются файлы в формате MS Excel, которые представляют собой отчеты в формате MS Excel, сформированные в Business Studio. | ||
+ | |||
+ | В базе данных Business Studio создано три типовых отчета в справочнике "Отчеты объектов" (**Окно справочника** -> папка "Шаблоны отчетов" -> папка "ССП"), предназначенных для использования в качестве вложения в письма рассылок ответственным за ввод значений: | ||
+ | * "Отчет для заполнения плановых значений для" используется для создания файла, вкладываемого в письма ответственному за ввод плановых значений показателей; | ||
+ | * "Отчет для заполнения фактических значений для" используется для создания файла, вкладываемого в письма ответственному за ввод фактических значений показателей; | ||
+ | * "Отчет для заполнения плановых и фактических значений для" используется для создания файла, вкладываемого в письма ответственному за ввод плановых и фактических значений. | ||
+ | |||
+ | В **Окне свойств** файла рассылки, который создается на основе отчета, сформированного Business Studio, должны быть заполнены следующие параметры: | ||
+ | * "Тип источника файла" - из выпадающего списка выбирается значение "Отчет", что означает, что в качестве файла будет подставляться сформированный отчет; | ||
+ | * "Отчет" - выбирается отчет из справочника "Отчеты объектов" при помощи кнопки {{common/3dot.png?nolink}}. | ||
+ | |||
+ | В базе данных Business Studio создано три файла рассылки в справочнике "Файлы рассылок" (см. Рис.8), предназначенных для использования в рассылках ответственным за ввод значений: | ||
+ | * файл рассылки "Показатели - плановое значение" вкладывается в письмо ответственному за ввод плановых значений при выполнении рассылки ответственному за ввод плановых значений; | ||
+ | * файл рассылки "Показатели - фактическое значение" вкладывается в письмо ответственному за ввод фактических значений при выполнении рассылки ответственному за ввод фактических значений; | ||
+ | * файл рассылки "Показатели - плановое и фактическое значения" вкладывается в письмо ответственному за ввод плановых и фактических значений при выполнении рассылки ответственному за ввод плановых и фактических значений. | ||
+ | |||
+ | В итоге ответственный за ввод значений получает письмо с файлом в формате MS Excel, в котором в выпадающем списке в колонке **Показатель** может быть выбран любой из показателей, для которых он назначен ответственным за ввод значений. На Рисунке 9 приведен пример файла для ответственного за ввод фактических значений. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | [{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/lang_collection_evaluation_analysis_104.png?872x128&nolink |Рисунок 9. Файл для заполнения значений показателя}}] | ||
+ | |||
+ | ===== Выполнение рассылки ===== | ||
+ | |||
+ | Рассылку ответственным за ввод значений можно выполнить: | ||
+ | - Из **Окна справочника** {{bslink>Физические лица|ShowRepository?fd9a28e6-a4ff-46f1-a215-777e07421547|edit}} ({{bslink>Главное меню → Справочники → Физические лица|ShowRibbonPageOrItem?b60e3032-5e30-4907-af7c-ee223b861c4c;4a00a513-2fee-4f1b-86ef-e9ee990f9499:Item}}), выделив физических лиц, которым нужно отправить рассылку, и нажав на гиперссылку {{bslink>Рассылка по выбранным|ShowRepository?fd9a28e6-a4ff-46f1-a215-777e07421547;h=ll943c1d2b-6480-400b-944e-34ff561bb58f|edit}}. | ||
+ | - Из **Окна справочника** {{bslink>Выполненные рассылки|ShowRepository?72be9232-31d7-4feb-a567-52c3c0ba85a2|edit}} ({{bslink>Главное меню → Справочники → Все справочники|ShowRibbonPageOrItem?b60e3032-5e30-4907-af7c-ee223b861c4c;e0898973-85f2-49f2-a23c-4767c259be4c:Item}} -> **Классы** -> **Выполненные Рассылки** -> кнопка **Выбрать**), выделив рассылку и нажав на гиперссылку {{bslink>Выполнить рассылку|ShowRepository?72be9232-31d7-4feb-a567-52c3c0ba85a2;h=lld75fc462-994d-4600-a7a3-0fb0291eefe5|edit}}. | ||
+ | |||
+ | При выполнении рассылки из **Окна справочника** {{bslink>Физические лица|ShowRepository?fd9a28e6-a4ff-46f1-a215-777e07421547|edit}} от выделенных физических лиц будет предложено выбрать рассылку из справочника "Рассылки". На основе выбранной рассылки будет создан объект справочника "Выполненные рассылки" и откроется его **Окно свойств**(Рис. 11). Для настройки автоматического заполнения параметра "№ док-та" можно воспользоваться нумератором. Подробнее работа с нумераторами описана в главе [[ru/manual/manual]] -> [[ru/manual/administration/numerators_classes]]. Рекомендуется убедиться, что в **Окне свойств** рассылки на вкладке **Список рассылки** попали все нужные физические лица. После этого необходимо нажать на гиперссылку **Выполнить рассылку**, что приведет к выполнению рассылки писем на электронные адреса, указанные в контактах выбранных физических лиц. В качестве электронного адреса физического лица используется тот контакт, для которого значением параметра "Тип контакта" является "E-mail" или "Электронная почта". При необходимости аутентификации перед началом рассылки будет выдано окно для ввода логина и пароля. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | [{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/cmdt_collection_evaluation_analysis_108.png?nolink |Рисунок 11. **Окно справочника** "Выполненные рассылки"}}] | ||
+ | |||
+ | В результате выполнения рассылки физическим лицам будут разосланы письма с прикрепленным файлом MS Excel с показателями, для которых данные физические лица указаны как ответственные за ввод значений. Если для параметра "Ответственный за ввод значений" определены и должность, и физическое лицо, то письмо будет отправлено только по контакту данного физического лица. Если же в параметре "Ответственный за ввод значений" указана только должность (физическое лицо не определено), и с этой должностью связано несколько физических лиц, то письмо будет отправлено на электронные адреса всех этих физических лиц. | ||
+ | |||
+ | Сотрудники, получившие эти письма, должны заполнить рассылаемые им файлы MS Excel и прислать их администратору по электронной почте, или должны сами выложить эти файлы в папку на жестком диске сервера. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ===== Заполнение файла MS Excel ===== | ||
+ | |||
+ | В файле MS Excel показатель выбирается из выпадающего списка в колонке **Показатель**. Для открытия выпадающего списка нужно нажать на кнопку со стрелкой рядом с ячейкой (Рис. 12). | ||
+ | |||
+ | |||
+ | [{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/lang_collection_evaluation_analysis_112.png?nolink |Рисунок 12. Заполнение файла с показателями}}] | ||
+ | |||
+ | В файле MS Excel в колонке **Дата периода** указывается дата начала периода, за который вносится значение. Дата должна быть введена вручную. | ||
+ | |||
+ | Значение показателя вносится в колонке **Фактическое значение** или в колонке **Плановое значение** в зависимости от того, для заполнения каких значений был выслан данный файл ответственному за ввод значений. | ||
+ | |||
+ | == == | ||
+ | **Внимание!** Если показатель имеет периодичность "день", а отчитываться по нему нужно раз в неделю, то пользователь должен самостоятельно создать соответствующее количество строк с нужным показателем в файле MS Excel. | ||
+ | ==== ==== | ||
+ | \\ | ||
+ | |||
+ | ===== Импорт значений показателей ===== | ||
+ | |||
+ | Для осуществления импорта значений показателей в справочнике "Пакеты импорта" ({{bslink>Главное меню → Справочники → Все справочники|ShowRibbonPageOrItem?b60e3032-5e30-4907-af7c-ee223b861c4c;e0898973-85f2-49f2-a23c-4767c259be4c:Item}} -> кнопка **Показывать всё** -> **Классы** -> **Справочники импорта -> Пакет импорта** -> кнопка **Выбрать**) созданы пакеты импорта: | ||
+ | * "Импорт плановых значений показателей" - пакет для импорта плановых значений из файлов MS Excel; | ||
+ | * "Импорт фактических значений показателей" - пакет для импорта фактических значений из файлов MS Excel; | ||
+ | * "Импорт плановых и фактических значений показателей" - пакет для импорта плановых и фактических значений из файлов MS Excel. | ||
+ | |||
+ | == == | ||
+ | **Внимание!** Перечисленные пакеты импорта предназначены для импорта значений показателей, но не самих показателей. К моменту запуска импорта показатели, значения которых планируется загружать с помощью этих пакетов, уже должны быть созданы в базе данных. | ||
+ | ==== ==== | ||
+ | \\ | ||
+ | |||
+ | **Окно справочника** "Пакеты импорта" приведено на Рисунке 13. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | [{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/cmdt_collection_evaluation_analysis_116.png?nolink |Рисунок 13. **Окно справочника** "Пакеты импорта"}}] | ||
+ | |||
+ | Для импорта значений показателей в Business Studio администратор системы запускает автоматический импорт при помощи пункта меню **Запустить Автоимпорт** ({{bslink>Главное меню → ССП → Запустить Автоимпорт|ShowRibbonPageOrItem?1b23292f-830c-4a7f-8b9b-160fecb934b5;cde64714-0d34-4005-b50c-96089507fda1:Item}}) (Рис. 14). В поле **Каталог с файлами для обработки** указывается та папка, в которую ответственные за ввод значений сохраняют файлы с заполненными значениями, а в поле **Пакет импорта** при помощи кнопки {{common/3dot.png?nolink}} выбирается пакет импорта. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | [{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/cmdt_collection_evaluation_analysis_118.png?nolink |Рисунок 14. Окно запуска автоматического импорта}}] | ||
+ | |||
+ | Те файлы, значения из которых были импортированы без ошибок, переносятся системой Business Studio в специальную папку "Обработанные" (Рис. 15). Эта папка создается автоматически. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | [{{ ru/bsc/develop/collection_evaluation_analysis/lang_collection_evaluation_analysis_114.png?nolink |Рисунок 15. Папка импорта}}] | ||
+ | |||
+ | Если при импорте значений показателя из файла возникли ошибки, то этот файл переносится системой Business Studio в папку "Ошибки с логом". Эта папка создается автоматически. | ||
+ | |||
+ | Когда импорт значений показателей из всех файлов MS Excel закончен, и новые файлы пока не будут добавляться в папку на сервере, можно остановить автоматический импорт, нажав на кнопку **Остановить** (см. Рис. 14). | ||
+ | |||
+ | Более подробно работа с пакетами импорта описана в главе [[ru/manual/manual]] -> [[ru/manual/export_import/customizable_data_exchange]]. | ||
+ | |||
+ | [<contextnavigator>] | ||
+ | |||