Все основные данные, относящиеся к СМК, собраны в меню "СМК" (Главное меню Business Studio) (Рис. 1).
Также для разработки СМК используется группа справочников "СМК" (Навигатор → вкладка Управление) (Рис. 2).
Действующая СМК должна соответствовать требованиям определенного стандарта. Для хранения этих требований или пунктов стандартов в группе справочников "СМК" предназначен иерархический справочник "Стандарты" (Рис. 3).
В этом справочнике по умолчанию приведены требования с текстами неофициальных изданий таких стандартов как: ISO 9001:2015, ГОСТ ISO 9001-2011, ISO 9001:2008, ISO/TS 16949:2009 и ISO 14001:2015. При возникновении необходимости построить систему управления, соответствующую требованиям другого стандарта, папку этого стандарта и его требования всегда можно добавить в этот справочник.
Окно свойств стандарта или его требования (Рис. 4) открывается при помощи кнопки панели инструментов Навигатора.
Для описания того, как выполняются требования стандарта, нужно каждый пункт стандарта связать:
В Таблице 1 перечислены основные параметры, которые заполняются в Окне свойств требования или пункта стандарта.
Параметр | Назначение |
---|---|
Код | Код пункта стандарта. |
Название | Наименование пункта стандарта. |
Текст пункта стандарта | Текст, приведенный в документе стандарта в текущем пункте. |
Описание | Описание пункта стандарта. Используется для добавления описания пункта в документацию СМК, например, в Руководство по качеству. |
Комментарий | Произвольный комментарий к пункту стандарта. |
Состав | Список объектов, связанных с данным пунктом стандарта. |
Заполнение вкладки Состав в Окне свойств требования (пункта) стандарта может осуществляться путем переноса нужного объекта на вкладку из соответствующего справочника Навигатора.
На практике может возникнуть такая ситуация, когда в одной базе данных будет храниться информация по нескольким компаниям. Т.е. будет существовать несколько моделей или папок (например, по числу компаний) в основных справочниках Навигатора: "Процессы", "Субъекты", "Документы", "Цели и показатели". В каждой папке также может существовать несколько моделей процессов, несколько организационных структур по различным подразделениям, несколько папок документов, относящихся к одной компании. В справочнике "Стандарты" один пункт одного стандарта хранится в единственном экземпляре, чтобы не копировать этот пункт для каждой компании. Следовательно, с одним пунктом стандарта может быть установлена связь с процессами, субъектами и документами различных компаний. Причем эти процессы могут называться одинаково (разница может быть только в префиксе модели).
Для того чтобы не допустить путаницы, существует специальный справочник "Пакеты документации", который позволяет отфильтровать среди всех процессов, субъектов и документов, связанных с пунктом стандарта, только те, которые относятся к заданной компании. Для этого в Окне свойств объекта справочника "Пакеты документации" в параметре "Стандарт" нужно указать стандарт, с требованиями которого будет связана СМК, ассоциированная с данным пакетом. На вкладке Состав (Рис. 5) указываются те процессы, субъекты и папки документов верхнего уровня, которые сами могут быть связаны с требованиями указанного стандарта, а также их потомки тоже могут быть связаны с требованиями этого стандарта.
В Таблице 2 перечислены основные параметры, которые заполняются в Окне свойств пакета документации.
Параметр | Назначение |
---|---|
Название | Наименование пакета документации. |
Название организации | Название организации, для которой строится СМК и будет формироваться пакет документации СМК. |
Адрес организации | Адрес организации, для которой строится СМК и будет формироваться пакет документации СМК. |
Описание организации | Описание организации, для которой строится СМК и будет формироваться пакет документации СМК. |
Стандарт | Стандарт, в соответствии с которым строится СМК или система управления окружающей средой и т.п. |
Миссия | Документ, в котором приведена Миссия организации. |
Видение | Документ, в котором приведено Видение организации. |
Политика в области качества | Документ, в котором приведена Политика организации в области качества. |
Представитель руководства | Лицо, являющееся представителем руководства организации в области качества. Указывается должность и/или физическое лицо. При заполнении такого параметра (при помощи кнопки ![]() |
Состав | Список объектов, связанных с требованиями указанного в пакете стандарта. При этом потомки этих объектов также могут быть связаны с требованиями данного стандарта. |
Справочник "Пакеты документации" используется для настройки данных компании для формирования документации СМК. Для формирования наиболее полной документации в состав пакета необходимо включить:
Выбрав в Навигаторе в иерархическом справочнике "Пакеты документации" пакет, связанный с интересующим стандартом, по нему можно открыть отчет "Требования стандарта". Описание отчета приведено в Таблице 1 в главе Отчеты СМК.
Подобный отчет может быть сформирован в формате MS Excel. Для этого от выбранного пакета документации необходимо сформировать отчет "Матрица ответственности". В этом отчете на пересечении требования стандарта и субъекта, ответственного за реализацию требования, ставятся символы: