Сбор результатов измерений
Для того чтобы демонстрировать пригодность и эффективность системы менеджмента качества, организация должна проводить ее анализ, а для анализа нужна информация о реальном состоянии СМК.
Система Business Studio позволяет собирать информацию о значениях показателей процессов и выявленных несоответствиях.
Несоответствия фиксируются по результатам внутренних аудитов, по результатам мониторинга процесса, по сообщениям (претензиям) от потребителя или от сотрудников подразделений. Причем все сотрудники подразделений могут оперативно вносить сообщения о выявленных несоответствиях непосредственно в Business Studio через Business Studio Cockpit.
Сообщения о несоответствиях
Факты обнаружения несоответствий фиксируются в справочнике "Сообщения о несоответствиях". При этом указывается, на каком объекте обнаружено несоответствие и кто обнаружил данное несоответствие, т.е. источник. Источником несоответствия может выступать потребитель, субъект или аудит, в рамках которого было обнаружено несоответствие. Каждое сообщение о несоответствии пользователь может отнести к определенному несоответствию из справочника "Несоответствия" (Рис. 3), в котором задается классификация несоответствий по видам. Справочник "Сообщения о несоответствиях" вызывается с помощью одноимённого пункта в меню СМК в Главном меню программы.
На Рис. 1 представлен пример заполнения параметров в Окне свойств сообщения о несоответствии.
В Таблице 1 перечислены основные параметры, которые заполняются в Окне свойств сообщения о несоответствии.
| Параметр | Назначение |
|---|---|
| Номер сообщения | Номер сообщения о несоответствии (код) - формируется автоматически как номер по порядку при помощи встроенного нумератора. |
| Дата | Дата внесения сообщения об обнаруженном несоответствии. При создании нового сообщения автоматически подставляется текущая (системная) дата, выбранная на компьютере пользователя. |
| Объект | Объект, на котором обнаружено несоответствие. Может быть объектом любого справочника. На основе этого параметра строится отчет "Диаграмма Парето". Его описание приведено в Таблице 1 в главе Отчеты СМК. |
| Несоответствие | Указание на несоответствие, к которому можно отнести данное сообщение. |
| Описание | Подробное описание проявления несоответствия. |
| Ответственное подразделение | Подразделение, в результате деятельности которого объект стал несоответствующим. |
| Значимость несоответствия | Параметр заполняется, путём выбора из списка значений: - Значительное; - Малозначительное; - Незначительное. |
| Источник несоответствия | Источник, от которого поступило сообщение о несоответствии. Несоответствия могут быть обнаружены: - по результатам внутренней проверки (аудита); - по результатам мониторинга процесса; - из сообщения (претензии) от потребителя; - из сообщения сотрудников разных подразделений. Следовательно, источником может быть объект любого справочника, например: "Аудиты", "Субъекты" и т.п. Параметр заполняется автоматически в случае создания сообщения о несоответствии из Окна свойств аудита. |
| Необходимость оперативных мероприятий | Да - оперативные мероприятия необходимы; Нет - оперативные мероприятия не нужны. |
| Необходимость устранения | Да - устранение несоответствия необходимо; Нет - устранение несоответствия не нужно. |
| Мероприятия | На этой вкладке можно заполнить параметры мероприятий, которые необходимо внедрить для защиты от проявлений несоответствия. |
Сообщения о несоответствиях также могут быть созданы от объектов справочников "Процессы", "Субъекты", "Объекты деятельности", "Цели", "Показатели", "Направления деятельности" и "Стандарты" в Окне свойств объекта на вкладке Сообщения о несоответствиях (Рис. 2). Вкладка по умолчанию не показана, ее можно вывести на показ с помощью пункта меню Настройка вкладок в меню кнопки Действия.
Справочник "Несоответствия"
На Рис. 3 представлен пример Окна свойств несоответствия.
В Таблице 2 перечислены основные параметры, которые могут быть заполнены в Окне свойств объекта справочника "Несоответствия".
| Параметр | Назначение |
|---|---|
| Номер | Номер несоответствия. Заполняется вручную. |
| Объект | Объект, на котором обнаружено несоответствие. |
| Вид несоответствия | Вид несоответствия (Таблица 3). |
| Название | Название несоответствия. |
| Потенциальное | Параметр, определяющий потенциальное несоответствие или уже возникшее. |
| Ответственное подразделение | Подразделение, в результате деятельности которого объект стал несоответствующим. |
| Необходимость анализа несоответствия | Да - анализ несоответствия необходим; Нет - анализ несоответствия не нужен. |
| Статус | Выбирается из списка значений: - Ведется анализ; - Анализ выполнен. |
| Диаграммы Исикавы | Диаграмма Исикавы, используемая для проведения анализа несоответствия. С несоответствием можно связать все анализы, которые были для него проведены. |
Несоответствия также могут быть созданы от объектов справочников "Процессы", "Субъекты", "Объекты деятельности", "Цели", "Показатели", "Направления деятельности" и "Стандарты" в Окне свойств объекта на вкладке Несоответствия (Рис. 4). Вкладка по умолчанию не показана, ее можно вывести на показ с помощью пункта меню Настройка вкладок в меню кнопки Действия.
Справочник "Виды несоответствий"
Справочник "Виды несоответствий" предназначен для внесения видов несоответствий, выделенных в организации для группировки несоответствий по данному признаку.
В Таблице 3 перечислены основные параметры, которые могут быть заполнены в Окне свойств объекта справочника "Виды несоответствий".
| Параметр | Назначение |
|---|---|
| Номер | Номер вида несоответствия. |
| Название | Название вида несоответствия. |