Ознакомление персонала с документацией и поддержание ее в актуальном состоянии

Основная цель управления документацией при внедрении СМК - обеспечение того, чтобы все необходимые для работы документы были в наличии и доступны. Каждый сотрудник должен обладать всей информацией, необходимой для выполнения своих обязанностей.

Система Business Studio позволяет сформировать регламентирующие документы в формате MS Word для последующей печати и передачи сотрудникам предприятия для ознакомления под роспись. Кроме этого, имеется возможность средствами Business Studio создать HTML-публикацию. В этом случае регламентирующие документы будут представлены в HTML-виде для размещения на внутреннем портале организации. Используя HTML-публикацию, сотрудники могут быстро перемещаться к нужным документам при помощи гиперссылок.

Business Studio для формирования документов использует стандартизированные шаблоны, поэтому формирование документации автоматически происходит в едином стандарте, принятом на предприятии. Каждая компания может использовать свои формы регламентирующих документов. Поэтому Business Studio включает в себя удобный мастер создания отчетов, с помощью которого можно изменить или создать новые отчеты и документы.

При внесении любых изменений в модель процессов или в организационную структуру, запуск формирования HTML-публикации или пакетного формирования отчетов в форматах MS Word и MS Excel автоматически актуализирует всю внутреннюю документацию СМК. Таким образом, вся документация поддерживается в актуальном состоянии и до каждого исполнителя своевременно доводятся касающиеся его изменения.

Подробнее принципы пакетного формирования отчетов описаны в главе Руководство пользователя → Пакетное формирование отчетов. О формировании HTML-публикации описано в главе Руководство пользователя → HTML-публикация.