Основные элементы системы управления
Управлять - значит приводить объект управления в целевое состояние. Исходя из этого определения, можно выделить основные элементы системы управления организацией. Организация управляет целым рядом объектов управления (подробнее о них будет сказано ниже). Целевое состояние объектов управления задает система целей и показателей, деятельность по приведению объектов управления в нужное состояние описывается с помощью модели бизнес-процессов, исполнители этой деятельности определяются организационной структурой (Рис. 1).
Необходимо помнить, что при проектировании системы управления должен быть провозглашен примат деятельности над организационной структурой. Иными словами, в ходе проектирования дается ответ не на вопросы "что делает то или иное подразделение", а "что должно делаться для достижения той или иной цели и кем".
Исходя из состава элементов системы управления и их логической взаимосвязи, последовательность проектирования системы управления "с нуля" выглядит следующим образом:
- Формулирование наивысшей цели организации
- Разработка стратегии ее достижения
- Формирование верхнего уровня системы целей и показателей
- Определение объектов управления
- Разработка модели бизнес-процессов, формирование нижнего уровня системы целей и показателей
- Проектирование организационной структуры
- Формирование регламентирующей и методической документации
- Автоматизация системы управления (при необходимости)
При совершенствовании существующей системы управления речь может идти не о перепроектировании с "нуля", а о последовательной корректировке элементов системы управления в соответствии с указанной последовательностью шагов.
Пункты 1, 2 и 3 были рассмотрены в предыдущей главе. В качестве примера рассмотрим набор типовых объектов управления организации и подход к выделению бизнес-процессов верхнего уровня.
Любая организация должна управлять следующими основными объектами (Рис. 2):
- Собственник
- Потребитель
- Продукт
- Техпроцесс (производственный процесс, процесс оказания услуги)
- Поставщик
- Производственно-технологическое оборудование (ПТО)
- Объекты инженерно-технической инфраструктуры (ОИТИ)
- Рабочая сила (персонал)
- Капитал
Следует отметить, что на ранних фазах развития организации управление некоторыми объектами имеет низкое значение (например, собственником, если он является первым лицом компании, т.е. находится внутри системы управления), такие объекты могут не рассматриваться для упрощения проектирования системы управления, но это не значит, что они в принципе отсутствуют.
Задачей системы управления является перевод объектов управления из начального естественного состояния в конечное, необходимое для получения заданных результатов деятельности и достижения целей организации. Объекты управления и их начальные и конечные состояния приведены в Таблице 1.
| № | Объект управления | Начальное состояние | Конечное состояние |
|---|---|---|---|
| 1. | Собственник | Неудовлетворенный | Удовлетворенный |
| 2. | Потребитель | Потенциальный | Удовлетворенный |
| 3. | Продукт | Отсутствует | Удовлетворяющий потребности потребителя |
| 4. | Техпроцесс (производственный процесс, процесс оказания услуги) | Отсутствует | Соответствует технологии |
| 5. | Поставщик | Потенциальный | Удовлетворивший нас |
| 6. | Производственно-технологическое оборудование | Работоспособное | Работоспособное (в цикле) |
| 7. | Объекты инженерно-технической инфраструктуры | Работоспособное | Работоспособное (в цикле) |
| 8. | Рабочая сила (персонал) | Работоспособное | Работоспособное (в цикле) |
| 9. | Капитал (в процессе деятельности меняет свою форму) | Достаточный для осуществления деятельности | Достаточный для осуществления деятельности |
При этом система управления организации, в свою очередь, также является объектом управления, но более высокого уровня. Организация должна определять цели, проектировать бизнес-процессы и организационную структуру на регулярной основе, переводя систему управления из состояния "неэффективная" в состояние "эффективная".
В качестве инструмента для описания деятельности по управлению используется процессный подход.
Процессный подход - подход к анализу и синтезу деятельности организации, основанный на выделении составляющих деятельность бизнес-процессов.
В соответствии с выделенными объектами управления выделяются бизнес-процессы верхнего уровня (Таблица 2).
| № | Объект управления | Бизнес-процесс |
|---|---|---|
| 1. | Система управления организации | Выработка согласованных условий деятельности |
| 2. | Собственник | Привлечение и обслуживание уставного капитала |
| 3. | Потребитель | Продвижение и продажи |
| 4. | Продукт | Разработка новых и совершенствование существующих продуктов (услуг) |
| 5. | Техпроцесс (производственный процесс, процесс оказания услуги) | Производство |
| 6. | Поставщик | Воспроизводство ресурсов |
| 7. | Производственно-технологическое оборудование | Воспроизводство ПТО |
| 8. | Объекты инженерно-технической инфраструктуры | Воспроизводство ОИТИ |
| 9. | Рабочая сила (персонал) | Воспроизводство рабочей силы |
| 10. | Капитал | Финансирование деятельности и расчеты |
Применяемые в управлении техники и методики, такие как система менеджмента качества, бюджетирование, CRM и прочие, являются способами организации бизнес-процессов. Поэтому рекомендуется сразу встраивать необходимые техники и методики в модель бизнес-процессов.
Для пользователей систем Business Studio и BIZDIAGNOSTICS Группа компаний "Современные технологии управления" разработала следующие типовые структуры бизнес-процессов:
| Производство | Типовая структура бизнес-процессов производственного предприятия, выпускающего продукцию крупными или мелкими партиями по определенной технологии | Скачать архив |
| Оказание услуг | Типовая структура бизнес-процессов компании, предоставляющей потребителям один или несколько видов услуг (например: медицинская компания, транспортная компания, компания, предоставляющая услуги связи и т.д.) | Скачать архив |
| Проектная деятельность | Типовая структура бизнес-процессов компании, ведущей проектную деятельность по производству продуктов или оказанию услуг | Скачать архив |
| Банк | Типовая структура бизнес-процессов универсального банка | Скачать архив |
| Управляющая компания | Типовая структура бизнес-процессов корпоративного центра или управляющей компании, осуществляющей управление (создание, развитие, продажа) несколькими бизнес-направлениями | Скачать архив |
Разработанные структуры бизнес-процессов могут быть взяты за основу при разработке модели бизнес-процессов компании. Структуры бизнес-процессов можно загрузить в любую базу данных Business Studio из файлов XML.
Регламентирующая и методическая документация
Разработанные элементы системы управления необходимо зафиксировать в регламентирующей документации для обеспечения необходимого уровня формализации. Полученные документы используются как рабочая документация сотрудников и для проведения аудитов СМК.
Выделяются три основных вида регламентирующей документации (Рис. 3):
- Регламенты бизнес-процессов (в т.ч. регламенты процедур, используемые в Business Studio)
- Положения о подразделениях
- Должностные инструкции
Дополнительно к перечисленным видам документации могут применяться методики, формализующие алгоритмы и правила выполнения отдельных работ. Они используются в тех случаях, когда заранее известно, что при выполнении определенного вида работы должны использоваться только одни и те же правила. Методики позволяют сделать наиболее критичные и важные работы человеконезависимыми - при смене сотрудника работа будет выполняться одинаково.
Business Studio позволяет осуществлять выполнение следующих этапов по проектированию системы управления:
- Формирование верхнего уровня системы целей и показателей;
- Разработка модели бизнес-процессов, формирование нижнего уровня системы целей и показателей;
- Проектирование организационной структуры;
- Формирование регламентирующей документации.
Также Business Studio может быть использована в проекте автоматизации системы управления - в части разработки технического задания на автоматизацию и формирования инструкций пользователям.
Порядок использования Business Studio для выполнения работ по проектированию системы управления организацией изложен в следующих разделах.