Разработка документации СМК
В соответствии с требованиями стандарта ГОСТ ISO 9001-2011, организация должна разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии документы, позволяющие эффективно планировать деятельность и управлять процессами.
В системе Business Studio всю необходимую информацию о документе можно фиксировать на специальной вкладке Параметры СМК в Окне свойств документа.
В Таблице 1 перечислены основные параметры СМК, которые заполняются в Окне свойств документа.
| Параметр | Назначение |
|---|---|
| Версия | Версия рассматриваемого документа. |
| Область распространения документа | Область распространения рассматриваемого документа: Внутренний или Внешний. При помощи данного параметра можно указать, кто является разработчиком этого документа: наша организация или это сторонний документ. |
| Статус документа | Статус рассматриваемого документа: Проект, Действующий или Аннулирован. Проставление данного параметра приведет к автоматическому попаданию рассматриваемого документа в отчет "Действующая документация СМК". Описание отчета приведено в Таблице 1 в главе Отчеты СМК. |
| Дата введения в действие | Дата введения документа в действие. |
| Приказ | Приказ, в соответствии с которым документ введен в действие. Подробно приказы описаны в главе Руководство пользователя → Справочник "Распорядительные документы". |
| Планируемая дата пересмотра | Дата, к которой планируется пересмотр документа. Если документ еще не введен в действие, а только разрабатывается, эту дату необходимо рассматривать как планируемую дату разработки документа. На основе этого параметра формируется отчет "План разработки и пересмотра документации СМК". Описание отчета приведено в Таблице 1 в главе Отчеты СМК. В отчет попадут те документы, у которых планируемая дата пересмотра попадает в период, указанный в Настройках пользователя (для выбора периода дат, за которые будет формироваться план, необходимо использовать вкладку Дополнительно (Главное меню → Главная → Настройки пользователя). |
| Необходимость актуализации документа | Параметр, определяющий необходимость пересмотра документа. |
| Ответственный за актуализацию | Ответственный за актуализацию документа. Указывается Должность и/или Физическое лицо. При заполнении такого параметра (при помощи кнопки  ) сначала предлагается выбрать Должность, затем Физическое лицо. При указании должности будет предложено выбрать физическое лицо из списка сотрудников данной должности. Если отказаться от выбора должности, то будет предложено выбрать физическое лицо из справочника "Физические лица". Отказываться от выбора должности или физического лица необходимо путем нажатия на кнопку Закрыть в открывающемся окне. |
| Дата окончания хранения | Дата, до наступления которой должен храниться аннулированный документ. |
| Ответственный за хранение | Ответственный за хранение бумажного оригинала документа. Указывается Должность и/или Физическое лицо. |
| Разработчик | Разработчик документа. Указывается Должность и/или Физическое лицо. |
| Документ с формой записи | Бумажный или электронный документ, где приведена форма записи. Если в Окне свойств документа в параметре тип документа выбирается значение "Запись", то в параметре "Документ с формой записи" можно указать, в каком документе приведена форма этой записи. |
| Ссылки | Список документов, на которые есть ссылки в тексте данного документа (аналог списку "Нормативно-справочные документы"). Вести такой список полезно, т.к. при внесении изменений в данный документ будет возможность выявить все документы, в которых также, возможно, нужно будет сделать изменения. |
Наличие в Business Studio взаимосвязанных описаний процессов и организационной структуры позволяет автоматически получить регламент процесса. В данный документ попадает информация о показателях процесса, которая может являться подтверждением результативности процесса, например, в рамках внутреннего аудита функционирования процессов.
Требования высшего руководства и стандарта ГОСТ ISO 9001-2011 доводятся до исполнителей через документы:
- Должностная инструкция;
- Положение о подразделении.
В данных документах автоматически фиксируются обязанности подразделения или сотрудника по выполнению бизнес-процессов, а также формируются обязательные для этих документов разделы (Общие положения, Права, Обязанности, Взаимодействие, Показатели деятельности).
В Business Studio представлены примеры процедур, которые являются обязательными для документирования в рамках стандарта ГОСТ ISO 9001-2011:
- управление документацией;
- управление записями;
- внутренние аудиты;
- управление несоответствующей продукцией;
- корректирующие действия;
- предупреждающие действия.
Эти примеры можно взять за основу при разработке документов СМК для любой компании. Процедуры (процессы с диаграммами, описанными в нотации "Cross-functional Flowchart") можно загрузить в базу данных из файла "Обязательные процедуры СМК.xml" (скачать архив: Обязательные процедуры СМК).
Основным документом, который должен быть разработан при построении СМК, является Руководство по качеству. Оно должно включать в себя всю основную информацию о СМК и, при необходимости, ссылки на дополнительные документы.
Основополагающим разделом Руководства является описание целей в области качества − то, чего компания должна достигнуть за заданный промежуток времени. Достижение этих целей обусловлено правильным выполнением требований в области качества. Соответственно, в Руководстве по качеству, должно быть отражено, как на данном предприятии выполняется каждое из требований стандарта. Названия требований в системе Business Studio выступают заголовками разделов Руководства. За реализацию требований стандарта должны быть назначены ответственные. Следовательно, эти должностные лица должны быть указаны в Руководстве по качеству при описании соответствующего требования. Это могут быть владельцы процессов, при выполнении которых реализуется требование, или должностные лица, ответственные за деятельность, которая описана в документированных процедурах. Для выполнения требований стандарта могут понадобиться какие-то дополнительные документы. Ссылки на такие документы также фиксируются в Руководстве по качеству. В результате получается документ, в котором описано, как требования стандарта выполняются в действующей СМК. А именно: при выполнении каких процессов или какой деятельности реализуются эти требования, в каких документах это все описано, и кто несет ответственность за реализацию этих требований. Связи основных объектов СМК, которые фиксируются в Руководстве по качеству, можно представить в виде диаграммы (Рис.1).
Описание отчета "Руководство по качеству" приведено в в справочнике Шаблоны отчетов объекта (Главное меню → Отчеты → Шаблоны отчетов объекта) в подпапке Шаблоны отчетов по умолчанию → Отчеты СМК.
